Renouvellement RNCP et RS : comment les données des titulaires peuvent faire couler votre dossier

Un dossier de demande de renouvellement RNCP ou RS n’a rien d’une promenade de santé. Beaucoup de certificateurs, après un premier enregistrement souvent long et énergivore, pensent pourtant que le plus dur est derrière eux.

La réalité est tout autre, surtout lorsque le suivi des données des titulaires n’a pas été mené de manière rigoureuse, ou lorsqu’un réseau de partenaires s’est construit entre-temps. Un simple oubli, ou un partenaire peu scrupuleux, peut alors réduire à néant tous les efforts fournis.

Depuis le 1er octobre 2025, un dossier peut en effet être refusé sans même que ses critères soient examinés. L’un des trois motifs prévus est la fausse déclaration, « notamment » sur les données des promotions de titulaires. Or ces données ne figurent plus seulement dans le dossier : une partie est publique, en open data, et une autre, non consultable, est alimentée par l’organisme de formation du certificateur et/ou par ses partenaires habilités.

Les refus pour ce motif sont une réalité : si les chiffres déclarés ne racontent pas la même histoire que ceux remontés via le CPF, le risque est réel. Et sur le terrain, la première source d’écart est presque toujours un réseau de partenaires mal cadré.

Il est donc primordial de comprendre où naissent les incohérences, et de savoir les repérer avant le dépôt, voire avant même de nouer un partenariat.

Le cadre : la sincérité des données est devenue un préalable

Trois motifs de refus sans examen

Avec le décret n° 2025-500 du 6 juin 2025 et l’article R. 6113-8-1 du Code du travail, le directeur général de France compétences peut refuser une demande, après avis conforme de la Commission de la certification professionnelle, sans examiner les critères d’enregistrement, dans trois cas :

• une fausse déclaration, notamment sur les données relatives aux promotions de titulaires ;
• la reproduction littérale de tout ou partie d’un référentiel existant ;
• une communication trompeuse au public sur les formations dispensées par le certificateur ou ses organismes habilités.

Précisons au passage qu’en cas de récidive, une interdiction de déposer un projet similaire pendant deux ans maximum peut s’ajouter.

Le tableau des données, pièce maîtresse du dossier

France compétences a clairement posé ses attentes : exhaustivité, sincérité, véracité, transparence. Le tableau des données devient l’une des pièces maîtresses du dossier, y compris pour le Répertoire Spécifique, pour lequel un tel tableau n’était pas formalisé de manière obligatoire il y a encore quelques mois. Ses onglets doivent « se parler » :

• Parcours : personnes entrées et sorties du parcours, par voie d’accès et par année civile ;
• Évaluations : personnes présentées aux épreuves et certifiées, par promotion (totalement, ou par blocs de compétences pour une certification RNCP) ;
• Devenir professionnel des titulaires :  Insertion professionnelle pour le RNCP, impact sur les parcours professionnels pour le RS.

Le réseau de partenaires fait partie des chiffres

Point essentiel lorsqu’un réseau de partenaires habilités existe : une promotion regroupe les certifiés d’une période pour l’ensemble des voies d’accès et l’ensemble des partenaires. Les partenaires font donc partie intégrante des chiffres du certificateur, qui doit impérativement les maîtriser.

La convention d’habilitation : ce que le décret impose désormais

Le même décret a créé un véritable « trait d’union réglementaire » entre le certificateur et ses partenaires habilités. Ces partenariats s’organisent autour de trois temps :

• Avant de signer : L’habilitation repose sur une convention conclue avec l’organisme tiers. Le certificateur doit s’assurer au préalable de la capacité de celui-ci à respecter les référentiels de la certification, et de l’adéquation de ses moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement.

• Dans la convention : Plusieurs mentions sont désormais obligatoires, notamment :

• • l’objet de l’habilitation (former, évaluer, ou les deux) ;
  • les certifications RNCP, les blocs de compétences ou les certifications RS concernés ;
  • la période de validité de l’habilitation ;
  • les moyens techniques, pédagogiques et d’encadrement que l’organisme habilité doit mettre en œuvre.

Le cas échéant, la convention précise aussi les conditions de recours à la sous-traitance (dans le respect de l’article L. 6323-9-2 pour les formations éligibles au CPF), les modalités de la contrepartie financière demandée au partenaire et, en apprentissage, la répartition de la gestion administrative entre établissement d’enseignement et CFA.

• Pendant le partenariat : L’organisme habilité, comme le certificateur lui-même, est tenu  :

• • d’utiliser l’intitulé exact de la certification sur tous les supports : offre publiée sur Mon Compte Formation, documents transmis aux financeurs, communication au public ;
  • de dispenser des actions couvrant l’ensemble des compétences du référentiel, y compris transversales ;
  • de respecter, s’ils ont été fixés par le certificateur, les durées minimales de formation, les obligations de présentiel et le nombre maximal de stagiaires par formateur ;
  • d’organiser des sessions d’examen conformes au référentiel d’évaluation, et d’inscrire à une session les personnes qu’il a préparées, lorsqu’il est habilité à former et à évaluer.

Le certificateur doit communiquer la liste de ses partenaires à France Compétences lors de la demande d’enregistrement, puis toute modification de ses habilitations dans un délai de deux mois. Le décret lui permet en outre de suspendre à titre conservatoire, ou de retirer, l’habilitation d’un partenaire en cas de manquement. Enfin, lors de l’instruction, France compétences examine les procédures de contrôle effectivement mises en place par le demandeur sur son réseau : audits, contrôles, comptes rendus. Il ne s’agit donc plus de déclarer le « comment », mais de démontrer ce qui a été fait.

Retour d’expérience : anticiper la convention dès le projet

Une petite digression, issue de mon expérience : en cas de projet de certification, qu’un réseau de partenaires soit envisagé ou non, il est judicieux de prévoir dès le départ un modèle de convention d’habilitation, et de l’intégrer au dossier. Le porteur de projet se projette ainsi sur ce que le partenariat implique, et démontre qu’il a anticipé les obligations qui lui incombent en tant que (futur) certificateur.

Selon les dossiers, il est même pertinent d’aller plus loin : élaborer un cahier des charges d’habilitation exigeant, et expliquer ses modalités d’application.

Revenons à présent aux données, et faisons le lien avec l’open data.

Où sont regroupées les données ?

L’open data, en deux mots

L’open data, ce sont des données publiques, consultables par tout le monde, téléchargeables et réutilisables librement. Pas besoin de compte ni d’autorisation : un instructeur, un financeur, un concurrent ou le certificateur lui-même voient exactement la même chose.

Deux portails à mobiliser

Pour une certification RNCP ou RS, deux portails entrent en scène.

1. data.gouv.fr, alimenté par France compétences : Depuis 2020, les fiches du RNCP et du RS y sont publiées en open data. Y figure notamment la liste des partenaires déclarés par les certificateurs pour chacune de leurs certifications, avec leur SIRET.
2. opendata.caissedesdepots.fr, alimenté par Mon Compte Formation : La Caisse des Dépôts y publie plusieurs jeux de données CPF. Le jeu « Entrées et sorties de formation » donne, chaque mois depuis janvier 2022, le nombre d’entrées et de sorties de formation par certification et par organisme de formation. 

Les organismes qui forment alimentent les données

C’est le point que beaucoup de certificateurs découvrent, hélas, encore trop tard ! Les entrées et sorties de formation financées par le CPF sont saisies dans EDOF par l’organisme qui commercialise la formation sur Mon Compte Formation : chaque partenaire habilité à former, ou le certificateur lui-même lorsqu’il forme directement. 

La Caisse des Dépôts comptabilise un dossier comme une « entrée » du mois où l’organisme a renseigné la date d’entrée en formation.

Le certificateur, quant à lui, transmet les informations concernant les titulaires au système d’information du CPF : c’est ce que l’on appelle, dans le jargon, l’« accrochage ». 

Les chiffres saisis par les partenaires dans EDOF devenant publics chaque mois, c’est à eux que le tableau des données remis lors de la demande de renouvellement sera confronté pendant l’instruction.

C’est là que les erreurs coûtent cher : des écarts non contextualisés dans le dossier de renouvellement éveilleront des doutes quant au sérieux du suivi des données, voire quant à leur véracité.

Trois « photographies » des mêmes personnes

Pour une même certification, il existe donc trois photographies de ces données :

• le tableau des données du dossier, complété par le certificateur : entrées en formation, présentés à la certification, titulaires et suivi de ces derniers après la certification. Ces données ne sont pas publiques, elles sont transmises directement à France compétences ;
• l’open data CPF (Caisse des Dépôts), alimenté via EDOF par le certificateur et/ou ses partenaires : entrées et sorties de formation ayant mobilisé le CPF, par organisme et par mois. Ces données sont publiques, mais elles ne comportent que des volumes, jamais l’identité des personnes ;
• l’accrochage dans le système d’information du CPF, qui déclare les titulaires de la certification. Ces données ne sont pas publiques, mais elles sont exploitées par l’administration.

Si ces trois photographies ne se ressemblent pas, et qu’aucune analyse n’explique l’écart, le dossier devient suspect.

Pour aller un peu plus loin, l’open data CPF ne couvre à ce jour que les parcours financés par le CPF. Les apprentis et les stagiaires financés par un OPCO, par France Travail ou en autofinancement n’y figurent pas. Un dossier de renouvellement peut donc naturellement afficher plus d’entrées que l’open data.

En revanche, si le dossier déclare moins d’entrées que ce que le CPF montre publiquement pour la certification concernée… l’écart saute aux yeux. Il en va de même si l’open data fait apparaître des organismes qui ne figurent nulle part dans le dossier.

6 conseils pour garder la maîtrise des données

Voici quelques recommandations pour ne pas se laisser déborder par le suivi et l’analyse des données, notamment en vue du renouvellement d’une certification.

1. Choisir ses partenaires sur pièces

Avant toute signature, quelques vérifications simples évitent bien des surprises :

• cela paraît évident, mais autant le rappeler : contrôler que l’organisme est bien certifié Qualiopi, condition pour proposer ses formations sur Mon Compte Formation (la liste publique des organismes de formation est disponible sur data.gouv.fr) ;
• consulter l’open data CPF : le jeu « Entrées et sorties de formation » étant ventilé par organisme, il renseigne sur l’activité du futur partenaire sur d’autres certifications, et sur la cohérence entre ses entrées et ses sorties (par expérience… ce point en dit déjà long !) ;
• confronter le candidat au cahier des charges d’habilitation, et conserver la trace de cette vérification.

2. Désigner un référent et fixer un calendrier

Le suivi des données doit être tracé : un référent identifié, un point récurrent, fixé et inscrit à l’agenda, et un jalon de préparation fixé 12 à 18 mois avant la date de fin d’enregistrement peuvent vraiment changer la donne et éviter bien des sueurs froides de dernières minutes (oui, ça sent le vécu : un consultant appelé en dernière minute pour essayer de « rattraper le coup » n’a pas de baguette magique).

3. Prendre le temps d’extraire régulièrement l’open data CPF et faire un rapprochement régulier par partenaire

Pour cela il faut se rendre sur opendata.caissedesdepots.fr, saisir le nom de la colonne suivi du code de la certification et exporter en CSV ou Excel, pour avoir accès aux informations. Là le jeu de piste commence pour lire et interpréter les données (il existe aussi des solutions informatiques connectées à l’open data qui font cela de manière très intéressante). Il est également possible de s’abonner au jeu de données pour être alerté de ses mises à jour.

Ce suivi, via, par exemple, un tableau mis à jour régulièrement doit notamment permettre de repérer des entrées CPF supérieures aux entrées « tous financements », un taux de présentation anormalement bas (rappelons que l’entrée dans un parcours certifiant engage à passer les évaluations certificatives), et un organisme absent de la liste des partenaires déclarés (il y a encore des organismes « usurpateurs »).

4. Exiger des remontées structurées

La convention d’habilitation et/ou un document tel qu’un cahier des charges d’habilitation est un bon support pour formaliser les exigences du certificateur en termes de collecte. Il est utile d’y prévoir :

• la transmission régulière, par apprenant, des entrées et sorties saisies dans EDOF, avec le mode de financement ;
• un délai maximal de remontée des résultats d’évaluation, compatible avec le rythme d’accrochage du certificateur ;
• la justification des non-présentations à l’examen ;
• l’information immédiate en cas de changement de SIRET.

Chaque apprenant gagne à être rattaché au fur et à mesure, à son partenaire et au SIRET de celui-ci, avec ses dates d’entrée et de sortie, son financement et son résultat, histoire d’éviter les incohérences non documentées à l’approche du jour du dépôt.

5. Mettre à jour la fiche sans attendre le renouvellement

Toute modification des habilitations se déclare dans les deux mois. Le module d’actualisation des fiches, ouvert aux certificateurs par France compétences, permet de proposer directement la mise à jour de la liste des partenaires : une fiche à jour, c’est un écart de moins à expliquer.

6. Documenter les écarts au fil de l’eau

Un écart peut tout à fait arriver, c’est « la vie » et la réalité à laquelle tout établissement est confronté, mais il doit alors être contextualisé et expliqué dans le dossier. Ainsi les anomalies, les flux et les abandons seront détaillés dans le document complémentaire au dossier. Tenir un journal des écarts, trimestre après trimestre, évite de devoir reconstituer l’historique dans l’urgence, au moment du renouvellement, et leur analyse peut être tenue en conseil de perfectionnement pour identifier les causes et les résoudre.