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Le Guide de la transformation digitale des organismes de formation : adoptez les nouvelles technologies !

Dans les épisodes précédents (épisodes 1 et 2) du Guide de la transformation digitale, nous nous nous concentrions essentiellement sur l’aspect humain de la transformation digitale d’un organisme de formation. Aujourd’hui, nous traitons d’un aspect concret de la transformation digitale d’une entreprise : la technologie.

A partir du guide, j’ai identifié les grandes tendances en matière technologique qui bouleversent le fonctionnement des entreprises et leur rapport à leurs clients. J’ai ensuite tenté d’appliquer ces pratiques préconisées pour les start-ups aux organismes de formation. L’objectif est de vous permettre de sélectionner et d’appliquer les outils qui conviennent à votre activité.


Les principales innovations technologiques

Le XXIème siècle se caractérise par l’émergence de 3 grandes révolutions technologiques :

  • l’augmentation de la vitesse de calcul des ordinateurs,
  • l’arrivée d’Internet,
  • et l’avènement des smartphones.

Ces trois aspects ont contribué à faire évoluer les usages pour créer des logiciels plus agiles et collaboratifs. Dans les grandes entreprises, l’enjeu consiste à faire évoluer la DSI (Direction des Services Informatiques) afin que cette dernière devienne capable d’intégrer ces nouvelles pratiques.

Pour un organisme de formation, si le service technique est généralement moins bloquant, l’enjeu sera de sélectionner les outils réellement utiles pour réaliser un investissement à la hauteur des résultats espérés.

Le SaaS : l’avenir du logiciel métier

Les SaaS (Software as a Service) sont des logiciels qui ont une structure et un modèle économique très différents des logiciels traditionnels. En effet, leur utilisation ne nécessite plus l’achat d’une licence ponctuelle mais d‘un droit d’utilisation sous forme d’un abonnement mensuel ou annuel. La plupart des SaaS proposent des tarifs adaptés au nombre d’utilisateurs et aux fonctionnalités choisies. Ainsi, vous payez uniquement pour l’utilisation réelle du logiciel ! En pratique, cela implique de nombreux changements dans la structure du logiciel. Pour garantir une utilisation souple et adaptée à chacun de ses utilisateurs, un logiciel SaaS est accessible directement à partir d’un navigateur web. Il peut donc être immédiatement utilisé sans aucune installation !

Pour un organisme de formation, quel est intérêt d’utiliser un logiciel SaaS ? Au-delà du prix, un logiciel SaaS vous permet également de bénéficier d’un outil plus stable et plus sécurisé développé par des professionnels. Vous avez ainsi la garantie d’utiliser un logiciel à jour et adapté à votre activité. De plus, la mutualisation des serveurs vous permet de bénéficier d’une puissance de calcul supérieure. A l’inverse, quels sont les risques d’utiliser un logiciel en SaaS ? Les deux éléments souvent pointés du doigt par les DSI sont la sécurité des données, hébergées sur des serveurs délocalisés ; ainsi que les risques de coupure en cas de panne. En réalité, ces deux risques ne sont pas spécifiques aux logiciels SaaS. De plus, il est nécessaire se renseigner sur l’infrastructure choisie pour l’hébergement et la protection des données et ce quelle que soit l’option choisie !

Quels logiciels utiliser quand on est organisme de formation ? Il en existe de nombreux ! Voici quelques pistes de logiciels SaaS dédiés à l’activité de formation :

  • Les logiciels de gestion administrative : conçus spécifiquement pour s’adapter à la réglementation française, ils vous permettent de gagner du temps et de simplifier la gestion de votre activité.
  • Les logiciels d’e-learning : il existe énormément de SaaS dédiés au e-learning ! Du simple hébergement de vos formations à la création de présentations animées et engageantes… Tout est possible !
  • Les logiciels de quizz : pour animer vos formations et recueillir les impressions de vos stagiaires.
  • Les logiciels de CRM : le CRM, pour “Customer Relationship Management”, est un logiciel dédié à la relation commerciale des entreprises. Il vous aidera simplement à classer vos prospects, suivre les échanges… Et conclure les deals !
  • Les logiciels de collaboration : pour simplifier le travail d’équipe et vous permettre de collaborer plus facilement avec vos partenaires.

Bien sûr, certains SaaS vous proposent d’intégrer plusieurs des fonctionnalités listées ci-dessus dans un même logiciel.

Ainsi, vous pouvez ainsi gérer vos formations sur le plan administratif et planifier vos contenus e-learning sur une même plateforme. Si vous ne disposez pas toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin dans un seul logiciel, les API vous permettent tout de même de gagner du temps en automatisant le dialogue entre deux logiciels !

Les API : pour interconnecter les logiciels entre eux

Les API (Application Programming Interface) sont des outils qui permettent de connecter deux (ou plusieurs) logiciels entre eux. Concrètement, il s’agit de petits bouts de code qui permettent à des applications d’échanger des données et d’automatiser certains processus. Par exemple, pour un organisme de formation, une API permettrait d’entrer automatiquement les inscriptions depuis un site web sur un fichier client !

Les API sont une étape supplémentaire dans la personnalisation des logiciels métiers. Grâce à elles, il est désormais possible de connecter vos différents logiciels SaaS entre eux. Vous gagnez ainsi du temps et de l’argent, puisqu’au lieu de développer une seule solution adaptée à votre activité, vous sélectionnez les meilleures solutions du marché et les connectez entre elles.

Pour un organisme de formation, recourir aux API est une manière de personnaliser l’usage des logiciels métiers pour les adapter à son activité, tout en dépensant peu d’argent. Attention cependant, car en connectant plusieurs logiciels entre eux, les API sont très sensibles aux mises à jour. Il s’agit donc d’un outil qui demande un entretien régulier !

Les objets connectés : pour repenser l’expérience client

Troisième outil innovant utile à la transformation digitale des organismes de formation : les objets connectés. En pleine expansion depuis quelques années, les objets connectés sont la combinaison de deux innovations : l’arrivée des smartphones – utilisables comme télécommandes universelles, et la miniaturisation des processeurs – qui permet désormais de connecter n’importe quel support à Internet. Ainsi, on trouve des maisons connectées, des voitures connectées… Et des salles de classe connectées !

Aujourd’hui, le potentiel des objets connectés est encore peu connu. Si leur usage nécessite une certaine appétence pour la technologie (et pose également des questions en ce qui concerne la sécurité), on trouve déjà de nombreuses applications dans le domaine de la pédagogie !

Pour les organismes de formation, les objets connectés améliorent l’expérience de formation tout en collectant des données liées à la qualité de cette dernière. Cela permet d’améliorer le contenu et les supports de ses formations et de renforcer son argumentaire commercial. Parmi les objets connectés les plus connus dans le monde de la formation, on retrouve : les tableaux interactifs, les box de quizz, ou encore les casques de VR (réalité virtuelle) pour faire des mises en situation immersives. Sur Digiformag, vous pouvez par exemple retrouver les tests de Mevo Plus et de la Box Pulse Origin.

Comment préparer sa transition technologique ?

Nous avons vu qu’il existait des outils dédiés aux organismes de formation, et des centaines de combinaisons possibles pour les adapter aux spécificités de votre activité. Reste encore à comprendre comment intégrer ces nouvelles pratiques dans votre entreprise ! Pour cela, le Guide de la transformation digitale propose quelques méthodes.

S’inspirer des startups : la méthode agile

Nous l’avons déjà vu, les startups n’ont pas peur de l’innovation. Au contraire, elles implémentent rapidement de nouveaux processus et outils car leur activité dépend de leur capacité à s’adapter à leur marché. Pour cela, deux grands éléments leur permettent de se distinguer.

Premièrement, il s’agit de la fameuse “méthode agile”. Plutôt que de passer du temps à construire une solution complète mais complexe, les start-up préfèrent lancer tout de suite un début de solution, pour ensuite la faire évoluer à mesure qu’elles montent en compétence sur le sujet. Dans le cas des organismes de formation, cela signifie qu’il ne faut pas forcément chercher la solution la plus complète pour commencer ! Au contraire, listez et priorisez vos besoins puis donnez-vous le temps de tester un logiciel ou un nouveau matériel. Parfois, une fonctionnalité qui vous paraît incontournable est en réalité secondaire. Tandis qu’un besoin que vous n’aviez pas identifié va émerger !

Le deuxième élément propre à la culture startup, c’est la fameuse logique d’expérimentation. Plutôt que de dramatiser les échecs et essayer d’avoir tout bon du premier coup, acceptez de faire des tests, quitte à perdre un peu d’argent au début en prenant un abonnement d’un mois à un logiciel SaaS par exemple. Cette option est préférable à la dépense d’argent dans un logiciel sur-mesure peu adapté à votre besoin.

S’inspirer des grands groupes : l’open innovation

Mais il n’y a pas que les startups qui innovent ! Les grands groupes aussi profitent de leur influence pour préparer leur transformation digitale. Au cœur de leur stratégie, on retrouve “l’open innovation”, c’est-à-dire, le fait d’aller chercher l’innovation ailleurs que dans les laboratoires de R&D. Ils peuvent ainsi faire du “crowdsourcing” en incitant les utilisateurs à leur écrire, des “concours d’innovation internes” pour permettre à leurs salariés de proposer des solutions innovantes, ou encore des “hackathons”, pour donner à n’importe qui la possibilité d’innover en utilisant leurs technologies ou problématiques.

Pour un organisme de formation, il est bien sûr plus difficile de mettre en place ce genre de démarches nécessitant un budget conséquent. En revanche, rien ne vous empêche, vous non plus, d’aller chercher des idées ailleurs ! Sollicitez vos collaborateurs et vos clients pour des ateliers collaboratifs, participez à des événements d’innovation publics (comme des Startups Weekends) ou encore, proposez un temps dédié à la réflexion (une journée entière pour travailler sur un sujet par exemple).


Sujet complexe qu’est la technologie : il est difficile d’en saisir toutes les subtilités en un seul article. Ce qu’il faut retenir finalement, c’est qu’il est désormais possible de choisir des outils performants et personnalisés à un prix raisonnable. En revanche, cela demande une véritable réflexion sur vos besoins et votre capacité à mettre en oeuvre ces outils !

Pour aller plus loin sur la question de la technologie dans la transformation digitale, le prochain chapitre du livre sera dédié aux données.

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