Primer contrato adjudicado. Fecha de la formación fijada. Solo falta preparar la sesión. ¿Cómo imparte un/a formador/a novel su primera formación profesional presencial? En el caso de las personas para las que la formación es una actividad secundaria o un reciclado profesional, la respuesta no siempre es evidente.
Aunque no es nuestra intención revelar aquí todos los entresijos de la profesión, este artículo le proporcionará algunas pistas para estructurar y dinamizar con éxito su primera formación.
Competencias necesarias para impartir una formación
Impartir una formación exige contar con ciertas competencias y cualidades:
- Competencias técnicas: conocimiento perfecto de la disciplina impartida, lo que implica una ampliación continua de los conocimientos.
- Competencias organizativas: saber gestionar el tiempo, estructurar el desarrollo de la formación y establecer prioridades.
- Competencias didácticas y pedagógicas: si es usted un/a formador/a ocasional o no ha recibido formación en didáctica y pedagogía, existen cursos formativos para adquirir estas competencias.
- Cualidades humanas:
- mostrar ganas y pasión al transmitir los conocimientos;
- usar la creatividad para dinamizar las formaciones: saber renovarse y ofrecer secuencias originales en función de los destinatarios;
- saber escuchar y detectar las necesidades de los alumnos antes y durante la formación, además de estar preparado/a para adaptarse según convenga;
- saber crear un entorno de aprendizaje positivo: amabilidad, escucha activa y capacidad de neutralizar los conflictos;
- mostrar capacidad de adaptación: para entender y vivir la cultura de la empresa o del público al que se dirige la formación, y mantener la calma ante los imprevistos.
Desarrollo de la formación
Preparación del espacio
Si va a impartir una formación presencial, llegue al lugar con la suficiente antelación para instalar los equipos, organizar el espacio de la formación y, sobre todo, disponer de tiempo para resolver posibles incidencias técnicas (ordenador o videoproyector que no van, falta de material, etc.).
Apertura e introducción
La bienvenida a los alumnos y los primeros minutos de la sesión son la ocasión perfecta para que el/la formador/a cree un ambiente amable y agradable.
Empiece por presentarse: ¿quién es?, ¿cuál es su especialidad?, ¿y su experiencia?
No olvide mencionar los aspectos logísticos: horarios, duración de las pausas, organización del almuerzo, ubicación de los baños o la máquina de café, etc.
Si el tamaño del grupo lo permite, solicite a los alumnos que se presenten uno a uno introduciendo un «rompehielo». Por ejemplo, puede pedir que cada alumno/a responda a tres preguntas (anótelas en la pizarra antes de empezar): ¿Cómo se llama? ¿Qué función desempeña dentro de la empresa? Si fuese un animal / una flor / un objeto, ¿cuál sería? ¿Qué película / libro / serie recomendaría?
Por último, antes de entrar en materia, presente cómo será el desarrollo de la formación recordando los objetivos generales y las distintas secuencias.
Secuencias de la formación
Cada secuencia se divide en varias etapas:
- Programa de la secuencia: presente el desarrollo de la próxima secuencia.
- Introducción del tema: determine aquello que ya saben los alumnos sobre el tema. Ejemplo: realice preguntas abiertas y anote las respuestas en la pizarra.
- Exposición teórica: en la pizarra, con PowerPoint o cualquier otra herramienta de presentación.
- Ejercicio: aplicación práctica de la exposición teórica y anclaje de conocimientos. Las actividades también servirán para realizar la transición hacia la secuencia siguiente.
Evidentemente, dependiendo del contenido de la formación, podrá alternar tantas exposiciones teóricas y ejercicios prácticos como desee. Tenga en cuenta los tiempos de disminución de la atención de los alumnos y alterne exposiciones cortas (unos 20 minutos máx.) con actividades dinámicas.
Conclusión y evaluación de la formación
La etapa de conclusión y evaluación de la formación tiene varios objetivos:
- Hacer un balance de la jornada a partir de los programas de las secuencias, para lo que se comprobará que se hayan abordado todos los puntos y se recordará aquello que se haya visto.
- Consolidar los conocimientos mediante una reactivación de los temas abordados y los ejercicios realizados.
- Escuchar los objetivos de aplicación de los conocimientos adquiridos por parte de los alumnos: se trata de incentivarlos a «abrir de nuevo sus cuadernos» después de la formación para poner en práctica lo aprendido. Puede proponer, por ejemplo, que se fijen objetivos concretos y creen un plan de acción en un cuaderno de bitácora. Si la formación se desarrolla en varias sesiones con una separación suficiente entre ellas, propóngales dar cuenta de las acciones que hayan puesto en práctica al principio de la siguiente sesión.
- Preguntar a los alumnos si la formación ha cumplido sus expectativas. Esto no solo le permitirá ajustar sus métodos y su contenido en las siguientes sesiones, sino también identificar información que pueda faltar para transmitirla más adelante por correo electrónico o la extranet de la formación, por ejemplo.
- Pedir a los alumnos que cumplimenten el cuestionario de satisfacción: este cuestionario es imprescindible para obtener la opinión en caliente sobre la formación e identificar áreas de mejora, pero también para detectar nuevas necesidades de formación. En el caso de los formadores, se trata de una herramienta muy valiosa para mejorar en la práctica.
Deje tiempo suficiente para que los alumnos puedan cubrir el cuestionario íntegramente.
Buenas prácticas para dinamizar la formación
- Dar ritmo a la formación alternando distintas modalidades. El objetivo es aprovechar al máximo el tiempo de atención de los alumnos. Alterne mesas redondas, explicaciones teóricas con distintas modalidades de presentación, ejercicios, cuestionarios o test, simulaciones, juegos de roles, etc. Además, las pausas son la ocasión perfecta para lograr un ambiente distendido dentro del grupo. Si los presentes se muestran receptivos, puede lanzar temas de conversación, contar anécdotas, mostrar vídeos de humor, etc.
- Olvidarse de los PowerPoint intragables con kilómetros de texto. Las imágenes, los vídeos y los esquemas son mucho más dinámicos y eficaces para el anclaje de conocimientos. Trate de encontrar formas originales de transmitir su conocimiento (YouTube o Dailymotion son fuentes de inspiración excelentes). Por otra parte, aplicaciones como Prezi o slid.es permiten crear presentaciones animadas y dinámicas. Cuanto menos texto exista en los materiales, más sencillo le resultará improvisar su discurso y demostrar todas sus cualidades oratorias.
- ¡Eliminar las faltas de ortografía o gramática de los materiales de apoyo! Existen herramientas informáticas de corrección mucho más potentes que los correctores estándares (LanguageTool o abcCorrector, por ejemplo).
- Disponer de un plan B en caso de incidencia técnica (avería u olvido de equipos, etc.). Antes de la formación, intente imaginar los peores escenarios que podrían producirse y las estrategias que le permitirían hacerles frente de manera eficaz. De esta forma, afrontará el día de la formación con mayor tranquilidad.
Herramientas y documentos de la formación
Hilo conductor de la sesión
Reservado al formador, se trata de un programa detallado de las secuencias que se basa en los objetivos didácticos definidos durante el diseño de la formación.
- Indicar la duración prevista de cada secuencia con los horarios de principio y fin. En el transcurso de la jornada, anotar los horarios reales de inicio y fin de las secuencias. Con esta información, podrá corregir el desarrollo previsto de las siguientes sesiones.
- Indicar el objetivo de aprendizaje de cada secuencia.
- Identificar todos los temas abordados por orden cronológico poniendo de relieve los más importantes y aquellos que pueden obviarse en caso de falta de tiempo.
- Identificar el método empleado para cada tema abordado (presentación, vídeo, juego de roles, etc.).
- No olvide incluir en su hilo conductor las pausas y el tiempo destinado a que el grupo cumplimente el cuestionario de satisfacción. Puede elaborar, por ejemplo, una planificación retrospectiva de la jornada: fije cada bloque de tiempo partiendo de la hora de fin prevista.
Materiales de formación para distribuir
- Deben ser lo más sucintos posible, con fichas o documentos a medida (son más amenos que las fotocopias de libros).
- Conviene no ignorar la importancia del papel: a los alumnos todavía les gusta salir de la formación con documentación en papel.
- Debe incluir una bibliografía de recursos en papel y en línea.
- Si su formación se presta a ello, puede incorporar otro tipo de materiales: llaves USB, cuadernos de bitácora para cumplimentar, etc.
Herramientas de dinamización
Existen multitud de posibilidades para integrar recursos digitales en las formaciones presenciales. Estos son algunos ejemplos:
- Aplicaciones de presentación (Prezi, PowerPoint): ¡olvídese de su antiguo amigo PowerPoint! En la actualidad, existen otras muchas aplicaciones para crear presentaciones animadas mucho más atractivas: Prezi, slid.es, etc.
- Vídeos (YouTube, Dailymotion, vimeo): YouTube y compañía están repletos de recursos útiles para proyectar durante la formación (vídeos explicativos, infografías animadas, entrevistas, etc.).
- Aplicaciones para fomentar el compromiso de los alumnos: aplicaciones en línea como Socrative, Google Classrooms o Kahoot permiten mejorar la implicación del alumnado a través de actividades lúdicas, cuestionarios o encuestas para completar a través del ordenador, el teléfono móvil o una tableta.
