La fidelización supone un auténtico desafío para las organizaciones de formación porque, a pesar de que los alumnos cursan normalmente una formación específica, en realidad podrían disfrutar del conjunto del catálogo formativo de la organización. Los boletines de noticias permiten el envío de correos electrónicos recurrentes y de calidad a una base de contactos. ¿Acaso no podrían ser la herramienta perfecta para construir una relación duradera con los alumnos una vez que finalizan su formación?
En la actualidad, existen numerosos programas informáticos que permiten crear fácilmente boletines informativos a través de un acompañamiento por la segmentación de la base de contactos, el diseño del mensaje de correo electrónico o incluso el seguimiento de las estadísticas de lectura. Sin embargo, incluso aunque se disponga de la mejor herramienta del mundo, en ocasiones es difícil saber por dónde empezar. Así que hoy le ofrecemos una miniguía para crear paso a paso su primer boletín de noticias.
¿Por qué crear un boletín de noticias?
Un boletín de noticias, también conocido como newsletter, no es una herramienta de prospección comercial. Su cometido no es vender formaciones, sino crear un instrumento dedicado a una temática profesional. Se trata de la herramienta ideal para poner en valor sus conocimientos y su experiencia, dar la palabra a los clientes o compartir el día a día de su negocio.
Por tanto, crear un boletín de noticias consiste en proponerse un objetivo de notoriedad que debe definirse de antemano. Puede tratarse de:
- atraer más tráfico hacia el sitio web;
- crear una base de datos cualificada;
- conocer mejor a los clientes,
- fidelizar a los alumnos.
Conocer este objetivo le ayudará a saber quiénes son sus destinatarios y cuál será el contenido de sus correos electrónicos.
Paso 1: creación de la base de datos de direcciones electrónicas
¡Un buen boletín de noticias es aquel que tiene lectores! Por eso, el primer paso ineludible es crear un archivo con las direcciones electrónicas de los destinatarios.
Cómo crear un archivo de contactos
Lo más probable es que ya tenga multitud de direcciones electrónicas recopiladas. Tanto si se trata de clientes actuales o antiguos como de clientes potenciales o socios, la redacción de un boletín permite entablar una relación con los contactos inactivos. Para elaborar la base de direcciones electrónicas, empiece por inspeccionar sus archivos: sus expedientes de clientes o su colección de tarjetas de visita le aguardan.
Más adelante, podrá ampliar su base de direcciones electrónicas recopilando otras a lo largo del año:
- Al término de sus formaciones, no dude en preguntar a los alumnos si desean recibir su boletín de noticias.
- Añada un formulario de inscripción a su sitio web para permitir que se suscriban todos aquellos usuarios que lo deseen.
- ¿Participa en eventos profesionales? Pregunte directamente a las personas con las que se reúna si están interesadas en recibir su boletín. Toda la información de contacto necesaria estará disponible en sus tarjetas de visita.
Segmentación de la base de direcciones electrónicas
¿Quiénes serán los destinatarios de sus boletines de noticias? ¿Las empresas con las que trabaja? ¿Sus clientes particulares? ¿O quizás sus socios preferentes? Para enviar la información adecuada a las personas adecuadas, necesita segmentar su base de direcciones electrónicas.
Una vez que haya recopilado todas las direcciones de correo electrónico en un documento de Excel, optimice su archivo de destinatarios con estas columnas:
- dirección electrónica;
- nombre y apellidos;
- función y empresa,
- número de teléfono.
En función de las características de su negocio, puede adaptar esta tabla de Excel añadiendo elementos específicos de la actividad de sus destinatarios:
- si ya han realizado alguna formación con usted;
- nivel de formación;
- número de empleados,
- lugar o momento de recopilación de la dirección electrónica.
Los programas informáticos de marketing por correo electrónico permiten dividir la base de direcciones electrónicas en subgrupos a partir de la información introducida. ¡Así logrará enviar boletines de noticias pertinentes a sus clientes potenciales! De usted depende decidir qué información desea transmitir y a quién. Por ejemplo, podrá crear:
- un grupo de destinatarios particulares frente a un grupo de destinatarios corporativos;
- un grupo de pequeñas empresas (menos de 10 empleados) y un grupo de grandes empresas (más de 10 empleados),
- grupos de destinatarios mensuales para poder enviarles la misma serie de correos electrónicos, pero escalonada en el tiempo.
Pequeño apunte sobre el RGPD
Con la entrada en vigor del RGPD, los boletines de noticias deben respetar ciertas reglas, en especial, en lo relativo a las bases de datos de direcciones electrónicas. Está prohibido adquirir o emplear una base de datos para otros usos distintos de aquellos para los que la persona interesada haya expresado su consentimiento explícito.
Por tanto, cuando recopile la dirección electrónica de clientes o alumnos, debe pedirles que confirmen su deseo de recibir el boletín de noticias. Para eso, existen dos opciones:
- Una casilla de verificación en su sitio web (no debe estar marcada de antemano).
- Un correo electrónico con un enlace de confirmación en el que la persona debe hacer clic. Atención: En caso de que haya recopilado las direcciones electrónicas a través de un formulario en papel, deberá realizar igualmente la acción de consentimiento doble (double opt-in) y enviar un correo electrónico de confirmación a su cliente.
En la actualidad, los programas de envío de correos electrónicos están adaptados al nuevo reglamento y permiten validar legalmente las bases de datos de direcciones electrónicas.
Paso 2: configuración del boletín de noticias
Selección de la herramienta de envío
Si bien es perfectamente posible crear nuestra propia herramienta de envío automatizado de correos electrónicos, lo cierto es que este software plantea ciertos desafíos técnicos en términos de formateo, entregabilidad o, simplemente, seguimiento estadístico. Por suerte, en los últimos años, han aparecido en el mercado multitud de programas informáticos que permiten a las empresas crear fácilmente boletines informativos de calidad. En función de los objetivos que pretenda conseguir y el volumen de su actividad, estos son algunos softwares que podría probar:
- Mailchimp: se trata de una de las herramientas más populares, en especial, porque permite crear correos electrónicos de diseño muy cuidado. Su uso es gratuito por debajo de 2500 correos electrónicos al mes.
- Mailjet: este software ofrece mayor flexibilidad en la configuración de sus boletines de noticias. Cuesta alrededor de 14 EUR para 15 000 correos electrónicos al mes.
- Sendinblue: bastante asequible, Sendinblue permite enviar gratis hasta 9000 correos electrónicos al mes y, a partir de ahí, cuesta menos de 20 EUR para 20 000 correos electrónicos al mes.
Optimización de la entregabilidad
La «entregabilidad» es la capacidad de los correos electrónicos para llegar a la bandeja de entrada de sus destinatarios y no a la bandeja de correo basura. Cuando envía un correo electrónico con su nombre de dominio, los proveedores de acceso a internet lo analizan y le asignan una nota: si obtiene una buena calificación, su correo electrónico se enviará directamente a la bandeja de entrada. En cambio, si es mala, su correo electrónico irá a parar a la bandeja de correo no deseado e incluso no llegará a enviarse.
Optimizar la entregabilidad consiste en asegurarse de tener siempre una buena reputación entre los proveedores de acceso a internet, lo que se consigue cumpliendo unas cuantas reglas muy sencillas:
- Usar un dominio de envío personalizado: muchas personas emplean nombres de dominio como gmail.com, de modo que los proveedores de acceso a internet les otorgan una nota muy baja. Por el contrario, si dispone de un nombre de dominio propio, gestionará por completo su reputación.
- Ofrecer a los lectores la posibilidad de cancelar la suscripción: la limpieza regular de la base de datos de direcciones electrónicas permite disponer de un directorio formado por personas que realmente desean recibir su correspondencia. Por este motivo, no olvide actualizar su base de datos con frecuencia e incrustar un botón de cancelación de la suscripción en el pie de página del correo electrónico.
- Identificarse: un nombre de remitente claro y un asunto de correo electrónico acorde con el contenido son dos maneras de generar confianza entre los lectores y asegurarse de que estos abrirán el correo electrónico.
- Demasiadas imágenes rompen la imagen: a pesar de que los boletines con imágenes suelen gustar por su diseño atractivo, muchos servicios de mensajería ponen trabas a mostrar las imágenes de manera predeterminada. Por tanto, hay que tener cuidado de que los destinatarios no reciban correos electrónicos «vacíos» que, potencialmente, puedan considerarse como correo no deseado.
- Atención a las «palabras basura»: hay determinadas combinaciones de palabras de uso tan extendido que, en la actualidad, los proveedores de acceso a internet las consideran automáticamente como correo no deseado.
Paso 3: cuidado del fondo y la forma
La forma: creación de un boletín a su imagen y semejanza
La apariencia de un boletín de noticias es primordial y, aparte de ser un auténtico escaparate de su organización, también debe resultar legible en cualquier dispositivo (ordenador, tableta, teléfono, etc.). Por tanto, bien se merece que nos esmeremos un poco en su diseño.
El primer paso consiste en crear un boletín a la imagen de su empresa: para ello, incorpore su diseño gráfico desde el principio. Su logotipo, sus colores corporativos y su tipo de letra también pueden reutilizarse para reflejar la personalidad de su organización.
El segundo paso consiste en lograr que el correo electrónico resulte legible. Sin recurrir necesariamente a un diseñador gráfico, asegúrese de la correcta visualización del color del tipo de letra en diferentes pantallas. Adapte el tamaño de las imágenes para reducir el tiempo de carga o, incluso, asegúrese de que los márgenes a ambos lados del correo electrónico sean bastante amplios para que resulte más fluido. En cualquier caso, realice pruebas y no dude en pedir consejo a su entorno.
El fondo: ¿qué incluir en su correo electrónico?
No es preciso escribir novelas para redactar un buen boletín de noticias. Pueden existir tantos boletines como empresas, de modo que le corresponderá a usted encontrar su propio estilo. Para servirle de inspiración, le contamos el desarrollo de un correo electrónico tipo:
- Encabezado: este báner visual incorpora el logotipo de su organización de formación y le permite identificarse rápidamente.
- Editorial: su oportunidad para tomar la palabra y abordar algún tema de su interés. En el caso de los emprendedores, es el instrumento ideal para encarnar los valores de la empresa con una columna de opinión.
- Apunte sobre actualidad: ¿participa en un salón profesional?, ¿su campo de especialidad se ha visto afectado por algún cambio jurídico o técnico? ¡Informe a sus lectores!
- Testimonios de clientes: ¡otorgue la palabra a sus clientes! Tanto si se trata de una opinión sobre sus formaciones como de un testimonio relacionado con su ámbito de actividad, estos temas resultarán del interés de sus lectores.
- Lista de sus próximas formaciones: informe a los clientes compartiendo las fechas y el contenido de sus próximas formaciones.
- Llamada a la acción o «call-to-action»: se trata de un botón que puede añadir si desea incitar a que sus destinatarios realicen una acción. Puede animarlos a que se inscriban en una de sus formaciones o compartan una información en sus redes sociales.
- Pie: se trata del pie de página de su correo electrónico y la oportunidad para incluir información importante como sus datos de contacto, sus redes sociales, su aviso legal, los motivos del envío o el botón de cancelación de la suscripción.
Crear un primer boletín de noticias en la actualidad resulta sencillo. Sin embargo, con la gran cantidad de correos electrónicos que se reciben cada día, es preciso marcar la diferencia ante los clientes. Por eso, le recomendamos trabajar en su base de direcciones electrónicas y sus textos para ofrecer contenido pertinente. No dude en realizar pruebas entre personas cercanas o un grupo reducido e inspirarse en otros boletines que reciba.
