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, Elektronische Dokumentenverwaltung

Anhand von sieben Fragen die elektronische Signatur für Bildungseinrichtungen verstehen

Zusammenfassung

Wenn man Ausbildungen organisiert, verbringt man seine Zeit damit, Dokumente auszudrucken und zu unterschreiben. Ideal wäre es, wenn das Ausdrucken wegfiele und die Unterschrift direkt in einer Software erfolgen könnte! Willkommen in der Welt der elektronischen Signatur! Ein Thema, das uns bei Digiforma ganz besonders interessiert, weshalb wir diese Funktion jetzt anbieten.

Sie haben bestimmt schon alles Mögliche über die elektronische Signatur gehört. Ist sie rechtswirksam? Ihr E-Mail-Postfach quillt sicher über vor Spammails von Anbietern, die ihre Lösung anpreisen. Der Zeitpunkt ist günstig, sich in das Thema zu vertiefen, um Ihnen einen Durchblick zu verschaffen.

Hier finden Sie einen Leitfaden 2022, der Ihnen alles rund um die elektronische Signatur erklärt! Keine Angst, es ist viel einfacher, als Sie denken.

1. Was genau ist eine elektronische Signatur?

Eine elektronische Signatur ist ein Verfahren, bei dem an ein Dokument eine Verschlüsselung angehängt wird, die die Identität einer Person, die dieses Dokument „akzeptiert“, eindeutig authentisiert. Durch diese Signatur kann auf eine handschriftliche Unterschrift verzichtet werden und ein völlig papierloser Vertragsabschluss zustande kommen.

Der Wert der elektronischen Signatur liegt gerade in dieser Verschlüsselung. Mit anderen Worten: Eine handschriftliche Unterschrift, die am Ende eines Word-Templates eingefügt wird, ist KEINE elektronische Signatur im eigentlichen Sinne.

Die Verschlüsselung muss bestimmte Regeln einhalten, um rechtlich beweiskräftig zu sein

  • Die Verschlüsselung identifiziert den Unterzeichner und kann nicht gefälscht werden.
  • Die Verschlüsselung enthält einen Fingerabdruck des Dokuments, so dass eine Änderung des Dokuments den Fingerabdruck verändern und die Signatur ungültig machen würde.
  • Das signierte Dokument wird einige Jahre in einem System aufbewahrt, das garantiert, dass es nicht manipuliert wird.

Anbieter von Lösungen für die elektronische Signatur bieten ein System an, das eine solche Verschlüsselung in ein PDF-Dokument einspeist, und übernehmen mitunter für Sie sogar die Speicherung des Dokuments in einem digitalen Safe.

2. Ist die elektronische Signatur rechtswirksam?

Es gibt einen europäischen Rahmen (eIDAS), der den Wert einer digitalen Signatur unter bestimmten strengen Voraussetzungen anerkennt. Vereinfacht gesagt gibt es drei Arten von elektronischen Signaturen:

  • Die qualifizierte elektronische Signatur, die denselben rechtlichen Wert wie eine handschriftliche Unterschrift hat. Sie unterschreiben mit einem digitalen Zertifikat, das sich in Ihrem Besitz befindet und von einem geprüften Vertrauensdiensteanbieter ausgestellt wurde. Außer in extrem seltenen Fällen besitzen Sie kein solches Zertifikat.
  • Die fortgeschrittene elektronische Signatur, die nicht die gleiche Rechtswirksamkeit wie eine handschriftliche Unterschrift hat, aber als Beweismittel in einem Dokument dient, wenn alle Voraussetzungen erfüllt sind. Während der Signaturerstellung müssen Sie einen Identitätsnachweis hochladen, z. B. Ihren Personalausweis oder Ihren Reisepass.
  • Die einfache elektronische Signatur hat keinen großen Wert. Sie haben sicher schon einmal eine einfache elektronische Signatur geleistet, die mit einer SMS erfolgt, die Ihnen zugeschickt wird und einen Code enthält. Ihre Identität ist nur mit Ihrer Telefonnummer verbunden.
  • Die qualifizierte elektronische Signatur hat volle und unbestreitbare Rechtskraft.
  • Die zwei anderen Arten der elektronischen Signatur werden akzeptiert, sind aber anfechtbar.

Die qualifizierte Signatur ist nur möglich, wenn Sie ein digitales Zertifikat besitzen, das Ihre Identität nachweist. Ein solches Zertifikat ist eine Vorrichtung zur Verschlüsselung, die einer natürlichen Person von einem geprüften Vertrauensdiensteanbieter ausgestellt wird. Einige Länder wie Belgien oder Estland haben ein solches Zertifikat direkt in den Personalausweis ihrer Bürger integriert.

Damit die fortgeschrittene elektronische Signatur einen zuverlässigen Wert hat, müssen zwei Punkte beachtet werden, die in der Praxis nicht so einfach sind:

  • Die Signatur muss die Identifizierung des Unterzeichners ermöglichen und darf nicht von einem Dritten erstellt werden können.
  • Das unterzeichnete Dokument muss unveränderbar sein und eine bestimmte Anzahl von Jahren zuverlässig aufbewahrt werden.

Die starke Identifizierung des Unterzeichners ist ein sehr heikles Thema. Ohne digitales Zertifikat, das die Identität nachweist, kann man der Signatur nur auf Umwegen mehr oder weniger Rechtskraft verleihen. Viele elektronische Signatursysteme verwenden beispielsweise eine SMS mit einem Code. Indem sie auf diese Weise eine Telefonnummer mit einer Person verknüpfen, schaffen sie einen Identitätsnachweis (der ziemlich schwach ist, da das Telefon von jemand anderem manipuliert werden kann). Das Verfahren, das zur Identifizierung des Unterzeichners verwendet wird, muss umso zuverlässiger sein, je mehr bei der Unterschrift auf dem Spiel steht. Verwenden Sie keine SMS-Identifikation für einen Rahmenvertrag über die Ausbildung aller Mitarbeiter eines börsennotierten Unternehmens!

Die dauerhafte und unveränderbare Speicherung des unterzeichneten Dokuments erfolgt in einem digitalen Safe, verschiedene Anbieter bieten kostengünstige Online-Lösungen an.

Bitte beachten: der Sonderfall des elektronischen Siegels. Elektronische Siegel werden von einem Server unter Verwendung eines digitalen Zertifikats, das die Bildungseinrichtung (juristische Person) identifiziert, auf einem Dokument angebracht. Diese Siegel ermöglichen somit die einseitige Unterzeichnung eines Dokuments (z. B. Bescheinigungen).

Dazu muss man wissen, dass die meisten Anbieter elektronischer Signaturen nur einfache Signaturen erstellen, sich aber hüten, dies einzugestehen. Sie versuchen, mit erfundenen Begriffen wie „semi-fortgeschritten“ eine Illusion zu erzeugen. Hierbei handelt es sich aber keineswegs um echte fortgeschrittene Signaturen und schon gar nicht um qualifizierte Signaturen. Bei jeder anderen als der qualifizierten Signatur geht es darum, ein Bündel von Elementen zusammenzustellen, die die tatsächliche Identität des Unterzeichners so gut wie möglich nachweisen. Im Falle eines Rechtsstreits kann dieses Bündel von Beweisen den Vorwurf der Fälschung erschweren.

Aus diesem Grund nutzen einfache Signaturen oft zwei Kanäle, um mit dem Unterzeichner zu kommunizieren.

  • Die Unterzeichnungsanfrage wird an seine E-Mail-Adresse gesendet.
  • Und der einmalige Signaturcode per SMS.

Diese beiden unabhängigen Kanäle bilden einen schwachen, aber dennoch vorhandenen Nachweis, um zu behaupten, dass es sich bei dem Unterzeichner tatsächlich um die betreffende Person handelt.

Dieses einfache System der elektronischen Signatur reicht in der Praxis aus, wenn der Betrag der Verträge und Vereinbarungen niedrig ist. Hierin liegt die Spitzfindigkeit der Frage nach der Gesetzlichkeit der elektronischen Signatur.

Der Grad der Sicherung der Signatur muss dem finanziellen Risiko im Zusammenhang mit dem unterzeichneten Dokument entsprechen.

Bei einem sehr bedeutenden Vertrag hingegen könnte es sinnvoller sein, ein System für eine fortgeschrittene oder qualifizierte Signatur zu verwenden. So verfahren beispielsweise Banken und Versicherungen, wenn sie Sie einen wichtigen Vertrag wie eine Lebensversicherung unterschreiben lassen.

3. Kann man einfach ein Bild einer Unterschrift am Ende von Dokumentvorlagen einfügen?

Niemand hindert Sie daran. Es vermittelt Ihrem Ansprechpartner den „Eindruck“ einer Unterschrift, die aber natürlich keinen rechtlichen Wert hat. Ihre auf diese Weise erstellten Dokumente sind schlichtweg nicht unterschrieben. Eine elektronische Signatur ist eine Verschlüsselung, die in das Dokument eingefügt wird, und kein mit der Maus erstelltes Gekritzel auf der letzten Seite.

4. Wie können Ausbildungsunterlagen elektronisch signiert werden? Kann eine elektronische Signatur das Siegel meiner Einrichtung auf Bescheinigungen oder Zertifikaten ersetzen?

Es muss zwischen Vereinbarungen und Bescheinigungen unterschieden werden. Manche Dokumente müssen keinen zentralen Beweiswert haben. Sie sind nicht mit hohen finanziellen oder rechtlichen Risiken verbunden. Dies ist typischerweise bei Bescheinigungen oder Zertifikaten der Fall. Außerdem werden diese Dokumente häufig nicht von beiden Parteien unterzeichnet, sondern nur von der Einrichtung abgestempelt oder unterschrieben.

  • Hierfür gibt es eine Erstellungseinheit für elektronische Siegel, die automatisch eine elektronische Signatur anbringt, indem sie ein digitales Zertifikat verwendet, das die juristische Person der Ausbildungseinrichtung identifiziert.
  • Dieser Mechanismus ist praktisch und viel billiger, sollte aber nicht mit einer normalen elektronischen Signatur verwechselt werden, die eine natürliche Person verpflichtet.

Vereinbarungen digital unterschreiben

Am besten, wenn auch nicht ganz einfach, ist es, spezielle Online-Dienste zu nutzen. Diese funktionieren fast immer über eine SMS-Identifikation:

  • Sie laden Ihr Dokument auf der Website hoch und unterschreiben es in der Schnittstelle.
  • An den Ansprechpartner wird eine Anfrage gesendet, in der er aufgefordert wird, mit einem SMS-Verifizierungscode zu unterschreiben.
  • Das endgültige PDF-Dokument wird mit eingebetteten Signaturen (verifizierbare Verschlüsselung) erzeugt und mitunter direkt von der Signatur-Website dauerhaft gespeichert.
  • Wenn die dauerhafte Speicherung nicht von der Website durchgeführt wird, müssen Sie das PDF-Dokument in den digitalen Safe eines Online-Diensteanbieters hochladen.

Bescheinigungen digital unterschreiben

Für Bescheinigungen bieten die gleichen spezialisierten Websites mitunter eine serverbasierte Siegelerstellung. Sie kaufen das Siegel bei diesen Anbietern und können dann Dokumente hochladen, um sie mit dem Siegel zu versehen und sie dauerhaft zu speichern.

Eine andere Möglichkeit besteht darin, ein digitales Zertifikat von einem vertrauenswürdigen Diensteanbieter zu kaufen, es auf Ihrem Computer zu installieren und dann die Dokumente mit einer speziellen Software zu signieren, die das Zertifikat verwendet. Denken Sie auch daran, das signierte Dokument in den digitalen Safe zu laden.

5. Können auch Abzeichnungen digital signiert werden?

Natürlich, aber Vorsicht: Kein Lieferant erstellt eine elektronische Signatur mit hohem Beweiswert. Es handelt sich um einfache Signaturen im Sinne der europäischen eIDAS-Verordnung, die in der Regel weit weniger beweiskräftig sind als Signaturen, die per SMS-Identifizierung im Rahmen eines Vertrags erstellt werden. Das Beweisbündel ist noch schwächer und basiert ausschließlich auf der Nutzung des E-Mail-Postfachs.

Wenn das System klug in die Plattform des Lernenden integriert ist, wird das Beweisbündel durch die IP-Adressen der Verbindung, die durchgeführten E-Learning-Aktivitäten usw. etwas untermauert.

Auch hier drehen spezialisierte Anbieter kommerzielle Pirouetten, um Eindruck zu schinden. Sie beweisen ebenso wenig wie andere Anbieter die tatsächliche Identität der Unterzeichner, die das einzig wichtige Thema ist. Auf diesem Dokument mit den nicht beweiskräftigen Abzeichnungsvermerken, bringen sie hingegen eine elektronische Signatur an, die ihr eigenes Unternehmen identifiziert, und nutzen dieses Argument, um zu behaupten, das Dokument beweise die Abzeichnung. Diese Lüge wird mit zahlreichen Akronymen vom Typ eIDAS ausgestattet, die sie als sogenannte „Vertrauensdiensteanbieter“ identifizieren.

Auch hier ist Vorsicht geboten, das Thema ist einfach, man muss nur die richtigen Fragen stellen:

  • Welcher Art ist die vom Auszubildenden geleistete Unterschrift?
  • Welcher Nachweis seiner Identität wurde verwendet?

6. Sollte man schließlich die elektronische Signatur verwenden?

Abgesehen von den seltenen Fällen fortgeschrittener oder qualifizierter Signaturen ist die elektronische Signatur, die Sie natürlich verwenden können und die von Anbietern angepriesen wird, eine einfache Signatur.

Nichtsdestotrotz ist die Vereinfachung der Verwaltungsprozesse, die durch die papierlose Arbeitsweise bewirkt wird, sehr zu begrüßen. Sie sollten sich der Grenzen dieser Möglichkeit bewusst sein und sie nur bei Verträgen mit überschaubaren Beträgen einsetzen.

Was Abzeichnungen anbelangt, muss noch stärker differenziert werden. Lösungen für die digitale Abzeichnung bieten in der Praxis kaum eine echte Garantie für die Identität des Unterzeichners.

In einer Branche, die unter dem Problem des Unterschriftenbetrugs leidet, kann es ratsam sein, Vorsicht walten zu lassen und sich vor Verkäufern zu hüten, die Ihnen ihre Lösung um jeden Preis verkaufen wollen.

7. Besteht die Aussicht, dass qualifizierte elektronische Signaturen eines Tages an der Tagesordnung sein werden?

Diese Art von Signaturen würde die Bedenken hinsichtlich der Beweiskraft vollständig ausräumen. Dazu müssten die Unterzeichner eine starke und zertifizierte digitale Identität besitzen. Einen solchen persönlichen digitalen Pass gibt es in einigen Ländern bereits, z. B. in Verbindung mit dem Personalausweis, wie in Estland. Europa arbeitet derzeit daran, einen solchen Mechanismus für alle Mitgliedstaaten zu vereinheitlichen, was auf baldige Fortschritte in dieser Frage hoffen lässt.

Wofür steht eIDAS?

Vorsicht bei Anbietern, die behaupten, den „eIDAS-Standards“ zu entsprechen. Das hat nichts zu bedeuten. eIDAS ist eine EU-Verordnung, die drei Arten von Signaturen anerkennt. Die Verkäufer der Anbieter von Signaturlösungen werben mit dem Begriff eIDAS, um Eindruck zu schinden, aber das verwandelt ihre einfache Signatur nicht auf magische Weise in eine qualifizierte Signatur.

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