Die Bindung von Auszubildenden ist für Bildungseinrichtungen eine echte Herausforderung: Während ein Auszubildender in der Regel an einem einmaligen Kurs teilnimmt, könnte er tatsächlich aber vom gesamten Ausbildungsangebot einer Einrichtung profitieren! Mittels des Newsletters können Sie Kontakten wiederholt qualitativ hochwertige E-Mails zusenden: Eine gute Gelegenheit, eine langfristige Beziehung zu Ihren Auszubildenden nach Abschluss ihrer Ausbildung aufzubauen!
Heutzutage gibt es zahlreiche Softwareprogramme, die die Erstellung von Newslettern ganz einfach machen: Sie begleiten Sie bei der Segmentierung Ihrer Kontakte, beim Design Ihrer E-Mail oder auch bei der Beobachtung der Öffnungsstatistik. Aber selbst mit dem besten Tool der Welt ist es mitunter schwierig, den richtigen Einstieg zu finden! Wir bieten Ihnen heute einen Mini-Leitfaden, mit dem Sie Ihren ersten Newsletter Schritt für Schritt erstellen können.
Warum die Erstellung eines Newsletters nützlich ist?
Ein Newsletter ist kein Instrument zur kommerziellen Kundenakquise! Das Ziel besteht nicht darin, Fortbildungen zu verkaufen, sondern ein Medium zu einem beruflichen Thema zu schaffen. Ein Newsletter ist eine gute Möglichkeit, Ihr Fachwissen unter Beweis zu stellen, Ihre Kunden zu Wort kommen zu lassen oder Einblicke in Ihr Unternehmen zu geben!
Einen Newsletter zu erstellen bedeutet also, sich im Vorfeld ein Bekanntheitsziel zu setzen, um z. B.:
- Mehr Besucher auf Ihre Website zu leiten
- Eine qualifizierte Datenbank aufzubauen
- Ihre Kunden besser kennenzulernen
- Ihre Ausbildenden zu binden
Wenn Sie dieses Ziel kennen, können Sie besser abklären, wer Ihre Adressaten sind und was der Inhalt Ihrer E-Mails sein wird!
Schritt 1: Erstellen Sie Ihre E-Mail-Datenbank
Ein guter Newsletter ist ein Newsletter mit einer breiten Leserschaft! In einem ersten wichtigen Schritt müssen Sie daher eine Datei mit den E-Mail-Adressen der Empfänger erstellen.
Erstellen Sie Ihre Kontaktdatei:
Wahrscheinlich haben Sie bereits viele E-Mail-Adressen auf Lager! Ob es sich um aktuelle oder ehemalige Kunden, potenzielle Kunden oder Partner handelt, ein Newsletter ist die optimale Gelegenheit, um Kontakte wiederzubeleben. Um Ihre E-Mail-Datenbank zu erstellen, sollten Sie also zunächst Ihre Archive durchforsten: Ihre Kundendateien oder Ihr Stapel an Visitenkarten warten zum Beispiel nur darauf, genutzt zu werden!
Anschließend können Sie Ihre E-Mail-Datenbank erweitern, indem Sie das ganze Jahr über E-Mails sammeln:
- Fragen Sie Ihre Auszubildenden am Ende der Ausbildung, ob sie Ihren Newsletter erhalten möchten.
- Legen Sie ein Anmeldeformular zu Ihrer Website bei, um die Möglichkeit zu bieten, Sie dort zu besuchen!
- Nehmen Sie an beruflichen Veranstaltungen teil? Fragen Sie die Leute, die Sie kennenlernen, ganz direkt, ob sie interessiert sind: Alle nötigen Kontaktinformationen finden Sie auf ihren Visitenkarten.
Segmentieren Sie Ihre E-Mail-Datenbank:
Wer sind die Empfänger Ihrer Newsletter? Unternehmen, mit denen Sie zusammenarbeiten? Ihre Privatkunden? Oder Ihre ganz besonderen Partner? Um die richtige Information an die richtige Person zu senden, müssen Sie Ihre E-Mail-Datenbank segmentieren.
Nachdem Sie Ihre E-Mail-Adressen in einem Excel-Dokument zusammengefasst haben, fügen Sie Ihrer Empfängerdatei Spalten hinzu, die folgende Informationen enthalten:
- E-Mail-Adresse
- Namen und Vornamen
- Funktion und Unternehmen
Sie können diese Excel-Tabelle entsprechend Ihrer Tätigkeit anpassen und Elemente hinzufügen, die für die Tätigkeit Ihrer Empfänger spezifisch sind:
- Haben Sie bereits eine Ausbildung bei Ihnen absolviert
- Ihr Ausbildungsniveau
- Anzahl an Beschäftigten
- Ort und Zeitpunkt, an dem Sie ihre E-Mail „ergattert“ haben
Mit einer E-Mailing-Software können Sie dann Ihre E-Mail-Datenbank anhand der von Ihnen eingegebenen Informationen in Untergruppen gliedern: So senden Sie möglichst treffende Newsletter an Ihre potenziellen Kunden! Sie entscheiden, welche Informationen Sie an wen weitergeben möchten. Sie können zum Beispiel folgende Gruppen erstellen:
- Eine Gruppe von Privatempfängern vs. eine Gruppe von Unternehmen
- Eine Gruppe kleinerer Unternehmen (unter 10 Mitarbeiter) vs. eine Gruppe größerer Unternehmen (über 10 Mitarbeiter)
- Gruppen monatlicher Empfänger: So können Sie ihnen zeitversetzt die gleiche Serie von E-Mails schicken!
Kurzinfo zur DSGVO:
Mit Einführung der DSGVO müssen Newsletter bestimmte Regeln einhalten, insbesondere in Bezug auf E-Mail-Datenbanken: Sie dürfen eine Datenbank nicht kaufen oder für andere Zwecke verwenden als für die Zwecke, für die die Person ihre ausdrückliche Zustimmung erteilt hat.
Wenn Sie also die E-Mail eines Kunden oder Auszubildenden sammeln, müssen Sie darum bitten, zu bestätigen, dass sie Ihren Newsletter erhalten möchten. Hier bieten sich Ihnen zwei Möglichkeiten:
- Ein Auswahlfeld auf Ihrer Website (dieses darf nicht vorausgewählt sein)
- Oder eine E-Mail mit einem Bestätigungslink, den die Person anklicken muss. Achtung: Wenn Sie E-Mails über ein Papierformular erhoben haben, müssen Sie trotzdem das „Double Opt-in“-Verfahren durchführen und Ihrem Kunden eine Bestätigungs-E-Mail schicken!
Die heutigen Softwareprogramme zum Versenden von E-Mails passen sich den neuen Vorschriften an und ermöglichen Ihnen die ganz legale Validierung Ihrer E-Mail-Datenbanken.
Schritt 2: Konfigurieren Sie Ihren Newsletter
Wählen Sie Ihr Versand-Tool:
Es ist durchaus möglich, eigene Tools für den automatisierten E-Mail-Versand zu erstellen, aber dazu müssen einige technische Herausforderungen bewältigt werden in Bezug auf die Formatierung, die Zustellbarkeit oder einfach nur die statistische Erfassung. Glücklicherweise sind in den letzten Jahren zahlreiche Softwareprogramme auf den Markt gekommen, die es Unternehmen ermöglichen, schlicht und einfach qualitative Newsletter zu erstellen. Je nach Vorhaben und dem Umfang Ihrer Tätigkeit, stellen wir hier einige Softwareprogramme vor, die Sie ausprobieren können:
- Mailchimp: ist eines der beliebtesten Tools, vor allem, weil es auf designstarke E-Mail-Layouts setzt. Seine Nutzung ist unter 2000 E-Mails / Monat kostenlos.
- Mailjet: Mit dieser Software wird die Gestaltung Ihrer Newsletter flexibler. Sie kostet ca. 7 Euro für den Versand von 30.000 E-Mails / Monat.
- Sendinblue: ist äußerst erschwinglich und ermöglicht den kostenlosen Versand von bis zu 9000 E-Mails / Monat. 40.000 E-Mails / Monat können Sie für unter 6 Euro versenden.
Arbeiten Sie an der Zustellbarkeit:
Die „Zustellbarkeit“ ist die Fähigkeit Ihrer E-Mails, in den Posteingang Ihrer Empfänger zu gelangen und nicht im Spam-Ordner zu landen. Wenn Sie eine E-Mail von Ihrem Domainnamen aus versenden, analysieren die Internet Service Provider (ISP) diese E-Mail und weisen Ihrem Domainnamen einen Wert zu: Wenn Sie einen guten Wert haben, gelangt Ihre E-Mail direkt in den Posteingang. Ist der Wert hingegen schlecht, wandern Ihre E-Mails in den Spam-Ordner oder werden gar nicht erst rausgeschickt.
An der Zustellbarkeit zu arbeiten bedeutet, dafür zu sorgen, dass Sie immer eine gute Reputation bei den ISP haben, und das kann man erreichen, indem man ein paar sehr einfache Regeln befolgt:
- Verwenden Sie einen benutzerdefinierten Domainnamen für den Versand: Ein Domainname wie gmail.com wird von sehr vielen Menschen verwendet und hat daher eine sehr schlechte Bewertung bei den ISP. Wenn Sie allerdings einen eigenen Domainnamen haben, sind Sie in der Lage, seine Reputation zu verwalten!
- Geben Sie Ihren Lesern die Möglichkeit, sich abzumelden: Eine regelmäßig bereinigte E-Mail-Datenbank ist eine Datenbank mit Personen, die Ihre E-Mails erhalten möchten. Denken Sie also daran, sie regelmäßig zu aktualisieren und in der Fußzeile Ihrer E-Mail einen Abmeldelink einzurichten.
- Sagen Sie, wer Sie sind: Ein klarer Absendername sowie eine Betreffzeile, die dem Inhalt entspricht, sind zwei Möglichkeiten, Ihre Leser davon zu überzeugen, Ihre E-Mail anzuklicken.
- Zu viele Bilder fallen durch: Ein bebilderter Newsletter gefällt, weil er ansprechender ist, aber viele Mailboxen zeigen Bilder in der Standardeinstellung gar nicht an. Achten Sie also darauf, dass Ihre Empfänger keine „leeren“ und damit potenziell als Spam eingestuften E-Mails erhalten.
- Vorsicht bei Spam-Wörtern: Bestimmte Wortgruppen wurden so oft verwendet, dass sie von ISP automatisch als Spam eingestuft werden.
Schritt 3: Am Inhalt und an der Form arbeiten!
Die Form: einen ganz persönlichen Newsletter erstellen
Die Optik eines Newsletters ist von entscheidender Bedeutung: Er ist nicht nur ein Aushängeschild für Ihre Einrichtung, sondern muss auch auf allen Geräten (Computer, Tablet, Telefon) lesbar sein. Daher verdient er es, dass wir uns eingehend mit seinem Design beschäftigen!
Der erste Schritt besteht darin, einen Newsletter zu erstellen, der das Image Ihres Unternehmens widerspiegelt: Passen Sie daher Ihren Newsletter unbedingt an Ihr Corporate Design an. Ihr Logo, Ihre Farben und Ihre Schriftart können so immer wieder verwendet werden, um die Persönlichkeit Ihrer Einrichtung widerzuspiegeln.
Der zweite Schritt besteht darin, Ihre E-Mail lesbar zu gestalten! Ohne gleich einen Grafikdesigner zu bemühen, sollten Sie darauf achten, dass die Schriftfarbe auf verschiedenen Bildschirmen gut lesbar ist. Passen Sie die Größe Ihrer Bilder an, um die Ladezeit zu verkürzen, oder achten Sie darauf, dass die Ränder auf beiden Seiten Ihrer E-Mail breit genug sind, damit sie klarer erscheint. Führen Sie in jedem Fall Tests durch und fragen Sie Ihre Freunde und Bekannten um ihre Meinung!
Der Inhalt: was soll bzw. muss in meiner E-Mail stehen?
Für einen guten Newsletter müssen Sie keinen Roman schreiben! Es gibt so viele Arten von Newslettern wie es Unternehmen gibt. Versuchen Sie einfach, Ihren eigenen Stil zu finden. Als kleine Anregung, hier der Aufbau einer typischen E-Mail:
- Der Header: dieses Banner greift das Logo Ihrer Bildungseinrichtung wieder auf und ermöglicht so eine schnelle Identifizierung Ihrer Einrichtung.
- Das Vorwort: Hier haben Sie Gelegenheit, das Wort zu ergreifen und ein Thema anzusprechen, das Ihnen am Herzen liegt. Wenn Sie Unternehmer sind, können Sie hier die Werte Ihres Unternehmens anhand einer Glosse vorstellen!
- Wichtige News: Sie nehmen an einem Branchenevent teil? Ihr Tätigkeitsgebiet ist von einer rechtlichen oder technischen Entwicklung betroffen? Bringen Sie Ihre Leser auf den neusten Stand!
- Ein Erfahrungsbericht eines Kunden: Lassen Sie Ihre Kunden zu Wort kommen! Ob es sich um ein Feedback zu Ihren Ausbildungen handelt oder um einen Erfahrungsbericht im Zusammenhang mit Ihrem Tätigkeitsbereich, das Thema wird Ihre Leser interessieren.
- Die Liste Ihrer nächsten Ausbildungen: Informieren Sie Ihre Kunden über Termine und Inhalte Ihrer nächsten Ausbildungen.
- Der „Call-to-action“: Es handelt sich um eine Schaltfläche, die Sie einfügen können, wenn Sie Ihre Empfänger zu einer Handlung auffordern möchten. Dabei kann es sich um die Anmeldung zu einer Ihrer Ausbildungen handeln oder darum, eine Information in sozialen Netzwerken zu teilen.
- Der Footer: Das ist die Fußzeile Ihrer E-Mail, die sich hervorragend dazu eignet, wichtige Informationen wie Ihre Kontaktdaten, Ihre sozialen Netzwerke, Ihr Impressum, die Gründe für den Versand der E-Mail oder die Schaltfläche „Abmelden“ unterzubringen.
Heutzutage ist es recht einfach, seinen ersten Newsletter zu erstellen, aber in der Flut von E-Mails, die jeder täglich erhält, muss man es schaffen, sich bei seinen Kunden von der Konkurrenz abzuheben. Arbeiten Sie daher an Ihrer E-Mail-Datenbank und Ihren Texten, um sachdienliche Inhalte anzubieten und testen Sie Ihren Newsletter bei Freunden oder der Familie und holen Sie sich Anregungen bei Newslettern, die Sie selber erhalten!
