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Wie Weiterbildungsorganisationen verschiedene Finanzierungsarten verwalten

Zusammenfassung

Von öffentlichen Mitteln bis hin zu Spenden gibt es eine Vielzahl an Finanzierungsarten, die Sie für Ihre beruflichen Weiterbildungen nutzen können. Doch wie lassen sich die unterschiedlichen Zahlungsströme gesetzeskonform verwalten und wo liegen mögliche Risiken?

Heute bringen wir Licht ins Dunkel, denn mit der Finanzierung steht oder fällt Ihr Bildungsangebot dauerhaft. Wir geben Ihnen einen Einblick, wie Sie Ihre Finanzen verwalten können und welche Finanzierungsarten dabei eine Rolle spielen.

Weiterbildung und Finanzierung – Die Bedeutung für Ihr Bildungsangebot

Ohne eine solide Finanzierung können Sie weder effektiv arbeiten noch Ihre Ziele erreichen, so viel ist klar. Sind Sie in der Lage, Ihre Mitarbeiter zu bezahlen, Räumlichkeiten zu mieten oder zu kaufen und Materialien sowie Technologien für die Kurse zu beschaffen? Mit ausreichend finanziellen Möglichkeiten können Sie on top sogar neue berufliche Fort- und Weiterbildungen anbieten und Ihr Angebot langfristig erweitern und zeitgemäß optimieren. 

Kurz gesagt: Eine solide Finanzierung ist das A und O für das Wachstum und den Erfolg von Weiterbildungsorganisationen. 

Gerade die Mischung unterschiedlicher Finanzierungsquellen macht diesen Erfolg möglich – wie öffentliche Mittel, Spenden von privaten Unternehmen oder die Teilnahmegebühren aus den angebotenen Kursen. 

Um den Überblick über die verschiedenen Zahlungsströme zu behalten und eine langfristige Liquidität sicherzustellen, ist eine klare Strategie zur Verwaltung dieser Finanzquellen unerlässlich.

Die verschiedenen Finanzierungsarten

Als Weiterbildungsorganisation haben Sie einen entscheidenden Vorteil: Es gibt zahlreiche Finanzierungsarten, die Sie nutzen können. Dazu gehören u. a. staatliche Förderungen, Gebühren von Teilnehmern, Mitgliedsbeiträge, Spenden, Stiftungsgelder oder Bildungsgutscheine.

Öffentliche Fördermittel

Staatliche und kommunale Gelder sind eine wichtige Finanzierungsquelle. Hierzu gehören auch EU-Fördermittel. Antragsverfahren können komplex sein, aber die Mittel sind oft zweckgebunden und können für spezielle Projekte oder Zielgruppen eine wertvolle Ressource sein.

Stiftungen

Es gibt diverse Stiftungen, die Bildungsprojekte fördern. Dabei können Bildungseinrichtungen direkt gefördert werden oder es werden Stipendien für Teilnehmer vergeben. Im Programm des Bundesministeriums für Bildung und Forschung (BMBF), das von der Stiftung Begabtenförderung berufliche Bildung (SBB) werden beispielsweise jährlich mehr als 6.000 Talente in NRW mit einem Stipendium für anspruchsvolle – in der Regel berufsbegleitende – Weiterbildungen unterstützt.

Bildungsgutscheine und -prämien

In Deutschland gibt es verschiedene Programme, bei denen Bildungsgutscheine oder -prämien für die Teilnahme an bestimmten Kursen ausgestellt werden, z. B. durch die Agentur für Arbeit. Um Bildungsgutscheine der Arbeitsagentur einlösen zu können, benötigen Sie eine AZAV Zertifizierung.

Teilnahmegebühren

Dies ist die unmittelbarste Form der Finanzierung, bei der Ihre Teilnehmer selbst die berufliche Fort- oder Weiterbildung bezahlen. Sie birgt allerdings das Risiko einer eingeschränkten Zugänglichkeit für Menschen, die nicht über die finanziellen Mittel verfügen.

Mitgliedsbeiträge

Wenn Ihre Weiterbildungseinrichtung als Verein oder ähnliche Organisation strukturiert ist, können Mitgliedsbeiträge von aktiven oder auch passiven Mitgliedern für Sie zu einer wichtigen Einnahmequelle werden.

Sponsoring und Spenden

Unternehmen oder Einzelpersonen können als Sponsoren oder Spender auftreten. Dies ist oft projektbezogen und kann auch in Form von Sachleistungen erfolgen. Hilfreiche Tipps für eine erfolgreiche Sponsorensuche finden Sie hier.

Welche Finanzierungsarten für Ihre Einrichtung sinnvoll sind, hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie zum Beispiel der Größe der Organisation, dem konkreten Fort- oder Weiterbildungsangebot und Ihren gesetzten Zielen. Weitere Förderungsmöglichkeiten finden Sie hier.

Wie verwalten Sie verschiedene Finanzierungsarten richtig?

Um sicherzustellen, dass die verschiedenen Finanzierungsarten richtig verwaltet werden, sollten Weiterbildungsorganisationen unbedingt eine vorausschauende und sorgfältige Finanzplanung betreiben und sich mit den jeweiligen Anforderungen der unterschiedlichen Finanzierungsquellen befassen.

Aber was genau können oder müssen Sie bei der Verwaltung beachten?

Die Grundlage Ihrer Finanzverwaltung ist eine klare, umfassende und aktuelle Budgetplanung, die alle Zahlungseingänge und die geplanten Ausgaben beinhaltet.  

Mit regelmäßigen Cashflow-Analysen, für die es online viele Softwarelösungen gibt, stellen Sie sicher, dass Sie jederzeit finanziell liquide bleiben. Durch die unterschiedlichen und schwankenden Zeitpunkte der verschiedenen Zahlungsströme behalten Sie den Überblick, damit Ihr Konto nicht in die roten Zahlen abrutscht.

Für Fördergelder und insbesondere für Spendengelder sind zudem separate Konten einzurichten, damit alle rechtlichen Vorschriften bei der Verwaltung eingehalten werden. 

Eine übersichtliche Finanzverwaltung ist also entscheidend für den Erfolg Ihrer Weiterbildungsorganisation und sollte stets professionell und gewissenhaft betrieben werden. Scheuen Sie sich also nicht, sich für Ihre Buchhaltung Unterstützung zu holen, die sich mit allen geltenden rechtlichen Vorschriften und Vorgaben auskennt.

Zauberwort: Risikomanagement

Das Zauberwort Ihrer Finanzverwaltung heißt Risikomanagement. Dabei geht es darum, mögliche Risiken zu identifizieren und geeignete Maßnahmen zu ergreifen, um diese zu minimieren oder zu vermeiden. 

Ein zentrales Risiko bei der Verwaltung verschiedener Finanzierungsarten ist die mangelnde Transparenz. Wenn beispielsweise verschiedene Fördermittel, Spenden und Mitgliedsbeiträge in einem Topf landen, wird es schwierig, den Überblick zu behalten und sicherzustellen, dass die Gelder entsprechend den Vorgaben verwendet werden. Daher ist eine klare Kontentrennung in der Finanzverwaltung unbedingt zu empfehlen.

Auch ein unzureichendes Controlling kann zu Problemen führen. Ohne regelmäßige Kontrollen können Fehlbuchungen oder gar Betrug lange Zeit unbemerkt bleiben und erhebliche Probleme bei anstehenden Betriebsprüfungen verursachen. Schwerwiegende Folgen von Geld- bis hin zu Freiheitsstrafen können dabei im schlimmsten Fall auf Sie zukommen. 

Mit kontinuierlichen Überwachungen Ihrer Geldströme und einer sorgfältigen Buchhaltung lassen sich diese Risiken auf ein Minimum reduzieren. 

Mit unvorhergesehenen Kosten oder Schwankungen in der Nachfrage nach bestimmten Kursen sollten Sie ebenfalls rechnen und entsprechende Rücklagen bilden, damit Sie bei Bedarf schnell reagieren können.

Ein weiteres Risiko besteht darin, dass sich eine Organisation stark von einer bestimmten Finanzierungsart abhängig macht und dadurch in ihrer Handlungsfreiheit eingeschränkt wird.

Durch eine kluge Planung und Überwachung können Sie sicherstellen, dass Ihre Angebote und Dienstleistungen nachhaltig finanziert werden können.

Fazit

Um den Risiken der Finanzverwaltung in Ihrer Weiterbildungseinrichtung optimal vorzubeugen, empfiehlt es sich mehrere Einnahmequellen anzustreben, eine klare Kontentrennung der verschiedenen Finanzierungsquellen vorzunehmen, ausreichend Rücklagen zu bilden und kontinuierliche Kontrollen in der Buchhaltung durchzuführen. 

So gewährleisten Sie finanzielle Stabilität und Transparenz in Ihrer Weiterbildungsorganisation und können gleichzeitig kurz-, mittel- und langfristige Ziele planen und umsetzen. Zögern Sie jedoch nicht, sich im Zweifel Unterstützung von erfahrenen Finanzexperten zu holen.

Hinterlassen Sie uns gerne einen Kommentar, wenn Sie sich weitere Artikel zu bestimmten Finanzierungsarten wünschen.

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