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¿Cómo calcular y optimizar el presupuesto de una formación de aprendizaje virtual?

Resumen

Cuando se trata de presentar una oferta de formación, el objetivo es formar y, al mismo tiempo, ganar dinero. Por este motivo, las formaciones de aprendizaje mixto y el aprendizaje virtual eclipsan al modelo presencial desde 2022 al ofrecer una reducción costes como ventaja.

En el mundo de la formación en línea, calcular y optimizar nuestro presupuesto puede parecer difícil. ¡Que no cunda el pánico! Basta con adoptar estrategias eficaces y aprovechar los recursos disponibles para alcanzar un equilibrio entre eficacia y rentabilidad de la actividad de formación.

¡Aquí van unos cuantos consejos prácticos para conseguirlo!

Determinación de los gastos fijos

Para calcular el presupuesto, hay que empezar por identificar los gastos fijos que debemos asumir cada mes. Pueden derivarse, por ejemplo, de la infraestructura de trabajo, entre otros, equipos informáticos, conexión a internet o gastos de alquiler, en función de la modalidad que hayamos elegido.

A continuación, es preciso determinar —sobre todo— los gastos recurrentes derivados de la propia actividad:

  •      cuotas de suscripción a plataformas de formación en línea, que suelen costar desde 70 €, según las características y el número de alumnos;
  •      gastos de alojamiento web, si se dispone de un sitio propio en internet, cuyo importe puede variar de 5 a 30 € al mes, en función del proveedor y las opciones contratadas,
  •      cuotas de suscripción a herramientas informáticas: gestión administrativa, atención comercial, etc.

Puesto que estos gastos pueden dispararse rápidamente, se recomienda optimizar el presupuesto optando por una plataforma que centralice varias funcionalidades diferentes. En este sentido, Digiforma ofrece una solución todo en uno que integra, al mismo tiempo, funciones de formación a distancia, gestión administrativa y comercial, o firma digital con tarifas que van desde los 99 hasta los 699 € (IVA no incl.) al mes. Pequeño descuento: el plan de facturación anual permite ahorrar hasta un 15 %.

También se pueden emplear plataformas gratuitas como Google Classroom u Open edX para formaciones de tamaño reducido o proyectos piloto.

Sin embargo, conviene recordar que cualquier oferta de formación debe incluir un seguimiento de los alumnos y una creación de contenido intuitiva.

Análisis de los gastos variables

Mientras que los gastos fijos surgen de las necesidades, los gastos variables dependen más de los objetivos, sobre todo en términos de desarrollo de contenido y estrategia promocional.

Creación y desarrollo de contenido

Si creamos personalmente el contenido, debemos contabilizar el tiempo y los recursos dedicados a investigación, redacción, creación de material de apoyo visual, grabación de audios/vídeos, posproducción, etc. En cambio, si subcontratamos esta etapa, hay que pedir precio a los profesionales específicos y tener en cuenta estos gastos en nuestro presupuesto.

En cualquier caso, la creación de contenido es una parte esencial de la formación de aprendizaje virtual, e internet lo sabe perfectamente. De hecho, están disponibles multitud de herramientas gratuitas o muy económicas para la creación de contenido dirigido al aprendizaje virtual que permiten elaborar material de formación interesante y atractivo:

  •     software de grabación y edición de audio como Audacity para incorporar a las clases comentarios de audio e, incluso, pódcast;
  •     bancos de imágenes libres de derechos como Pixabay para no tener que comprar licencias de imágenes o diseños gráficos;
  •     herramientas de edición gráfica gratis como Canva o Pixlr para crear recursos gráficos atractivos sin necesidad de invertir demasiado dinero en software.

Ahorrar es también una cuestión de tiempo. En vez de crear continuamente nuevos contenidos, debemos plantearnos reutilizar y actualizar contenido existente. Por ejemplo, actualizar y adaptar nuestras presentaciones de PowerPoint para convertirlas en módulos de formación en línea. Si hemos escrito artículos para un blog, no debemos dudar en convertirlos en una lección o un vídeo instructivo. Y, si queremos ir un paso más allá, podemos adaptar nuestros módulos de formación existentes para crear cursos más avanzados o dirigirnos a nuevos destinatarios.

Una alternativa es ofrecer cursos de distintos niveles: 

  • básico para la introducción a un tema;
  • intermedio para el desarrollo de una competencia, 
  • avanzado para permitir a los profesionales profundizar su conocimiento de determinados temas o enseñarles un método completo. 

Por último, siempre es útil inspirarse en recursos complementarios gratuitos o económicos para ampliar el contenido de nuestros cursos: vídeos, tutoriales, etc. En este sentido, los vídeos de YouTube o los MOOC (massive open online courses) pueden ser auténticas minas de oro. 

Promoción y marketing

Promocion y marketing - Digiformag

Por mucha calidad que tenga una formación, únicamente alcanzará el éxito que merece si se difunde al máximo.

En un momento en que las redes sociales gobiernan nuestras sociedades, es indispensable permanecer activos en estos canales de comunicación. Hay que elegir aquellas redes que mejor se adapten a la promoción de nuestra actividad. Por ejemplo, Instagram ofrece diferentes formas de transmitir un mensaje (publicaciones, historias destacadas, etiquetas, etc.), además de ser una plataforma que favorece las colaboraciones. Por su parte, LinkedIn permite dirigirse a una comunidad de profesionales, algo útil para crear una red, o centrarse en temas meramente profesionales (p. ej., LinkedIn Learning). 

Las redes sociales también actúan como mediadoras publicitarias al ofrecer —en su inmensa mayoría— campañas dirigidas de pago que permiten incrementar nuestra visibilidad. También en este caso, nuestro presupuesto debe definirse en función de los siguientes aspectos: 

  1. Tipo de anuncio: los anuncios varían en cuanto a su formato (imágenes, vídeos, carruseles, etc.) y sus objetivos publicitarios (relevancia, interacción, conversiones, etc.), lo que puede influir en su coste.
  2. Segmentación de los internautas: cuanto más específica y precisa sea la segmentación, mayor será el coste. La segmentación puede realizarse de acuerdo con intereses, información demográfica, comportamiento en línea, etc.
  3. Competencia: si el público objetivo es objeto de una fuerte competencia, las subastas para la difusión de los anuncios pueden ser más caras. 

Por tanto, una buena promoción nos ayudará tanto a atraer a más alumnos como a rentabilizar al máximo la inversión inicial.

Aunque promocionar nuestra oferta de formación es fundamental, contar con un sitio web que sirva de escaparate para esta oferta lo es todavía más. Para eso, se recomienda consultar algunos consejos para crear un sitio web de manera eficaz o recurrir a un profesional. Además de diferenciarnos de la competencia, nuestro sitio web será el lugar ideal para expresar nuestros valores y los retos de la formación que impartimos. 

Seguimiento y ajuste del presupuesto

Si bien el cálculo presupuestario puede variar en función de nuestra situación específica, es imprescindible para lograr una rentabilidad a largo plazo. En este sentido, se recomienda guardar registros diarios precisos de los gastos reales a lo largo de todo el año y compararlos con el presupuesto inicial. De esta forma, podremos identificar las discrepancias y ajustarlas en función de nuestras necesidades y nuestra experiencia.

Plataforma, contenido y promoción: estos son los ejes en torno a los que giran el cálculo y la optimización de nuestro presupuesto de formación. De cada cual depende hacer un buen uso de ellos para maximizar la eficacia y la rentabilidad de nuestras actividades. Sin embargo, cuidado con caer en la avaricia: una oferta de calidad implica una inversión que, a su vez, pone de relieve nuestra seriedad y nuestro gancho.

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