Das Datenmanagement ist einer der Schwerpunkte der digitalen Transformation von Unternehmen. Mit der Zunahme des Datenvolumens und der Speicher- und Verarbeitungskapazität von Software entstehen neue Entwicklungsmöglichkeiten.
Dadurch können neue Kunden erreicht, bestehende Kunden gebunden oder auch die Qualität der Dienstleistungen verbessert werden!
Der Leitfaden zur digitalen Transformation widmet dem Datenmanagement ein eigenes Kapitel. Auch wenn die Mittel von Bildungseinrichtungen möglicherweise begrenzter sind, möchte ich Ihnen in diesem Artikel wichtige Informationen zum Schutz Ihrer Daten und zur Umsetzung einer effektiven Datenmanagementstrategie an die Hand geben.
Daten – ein wichtiger Baustein für die Entwicklung von Bildungseinrichtungen
Welche Daten sollten genutzt werden, wenn man eine BE ist?
Lassen Sie uns zunächst den Begriff „Daten“ definieren. Konkret handelt es sich dabei um alle Informationen, die ein Unternehmen über seine Kunden oder seine Tätigkeit sammelt.
Dazu gehören z. B. eine „Kundendatei“, die die Kontaktdaten Ihrer Auszubildenden enthält oder eine Liste der Unternehmen, mit denen Sie zusammenarbeiten.
Auch Verbindungsstatistiken Ihrer Website oder Engagement-Statistiken Ihrer Facebook-Seite gehören zu diesen zentralen Daten.
Daten sind grundlegende Informationen, die anschließend verarbeitet werden müssen. Mit dem Einzug des Internets stehen immer mehr Daten zur Verfügung. Diese zahlreichen Informationen können nicht nur gesammelt, sondern dank Cloud Computing auch viel einfacher gespeichert und genutzt werden.
Die Nutzung von Daten ist ein wichtiger Wettbewerbsvorteil für Ihre Tätigkeit. So können Sie neue Kunden werben, aber auch bestehende Kunden durch eine bessere Betreuung binden.
So gibt es Software, mit der man seine Daten vereinheitlichen, speichern und verarbeiten kann. Mit einer CRM-Software (Customer Relationship Management) können Sie die Interaktionen mit Ihren Kunden, Lieferanten, Dienstleistern und potenziellen Kunden nachverfolgen und Ihre Geschäftsbeziehungen verbessern.
Eine Bildungseinrichtung muss heute zumindest über eine vollständige und aktuelle Kundendatenbank verfügen.
Diese Kundendatenbank kann die Form einer Excel-Datei annehmen, in der alle Kontaktinformationen Ihrer Kunden erfasst werden oder es kann sich um eine Zusammenfassung Ihrer Geschäftsbeziehung zu jedem einzelnen Kunden handeln. Mithilfe dieses Dokuments werden Sie in der Lage sein, eine Geschäftsstrategie aufzubauen und effiziente Kommunikationsmaßnahmen zu ergreifen.
Nutzen Sie Ihre Daten zur Entwicklung Ihrer Bildungseinrichtung
Wie nutze ich ganz konkret meine Daten? Die erste Möglichkeit besteht in der Akquise neuer Kunden. Daten, die Sie bereits gesammelt haben, sind wertvolle Informationsquellen, mit denen Sie Ihre Zielgruppe definieren und durch effektive Marketingkampagnen erreichen können.
Um das typische Profil Ihrer Kunden (oder Auszubildenden) zu verstehen, können Sie die Statistiken Ihrer verschiedenen Online-Profile nutzen: Wenn Sie eine Website haben, nutzen Sie Google Analytics.
Bei sozialen Netzwerken gehen Sie auf die Registerkarte „Statistiken“ Ihrer Facebook- oder LinkedIn-Seiten. Sie können auch Ihre Excel-Datei analysieren, die Ihrer Kundendatenbank enthält, um die wichtigsten Trends zu erkennen!
Sobald Sie Ihre Zielgruppe definiert haben, haben Sie die Möglichkeit, neue Kunden über verschiedene Kommunikationskanäle zu erreichen: gesponserte Beiträge in sozialen Netzwerken, Anzeigen in gedruckten Zeitungen oder auch das Versenden von Broschüren per Post usw. Ihrem Ideenreichtum sind keine Grenzen gesetzt!
Natürlich ist es ungemein hilfreich, über qualifizierte Daten über bestehende Kunden zu verfügen, um diese zu binden. Hier ermöglicht Ihnen der Einsatz einer CRM-Software, Ihre Kundendatenbanken zusammenzuführen und zu aktualisieren.
So können Sie zufriedene Kunden identifizieren, zu bearbeitende Dossiers wieder aufnehmen oder zeitraubende Aufgaben wie das Ausstellen von Rechnungen oder das Versenden von Angeboten automatisieren.
Mit einer E-Mail-Marketing-Software zum Beispiel können Sie den Versand kommerzieller E-Mails an Ihre Kundendatenbank konfigurieren, um über Ihre neuen Ausbildungen oder spezielle Angebote zu informieren oder Zufriedenheitsumfragen zu versenden.
Daten schützen: die bewährten Praktiken.
Warum und wie man seine Online-Daten schützen sollte
Natürlich sind Daten heute vor allem deshalb in aller Munde, weil ihre Sicherheit ein allgegenwärtiges Problem darstellt.
Missbrauch persönlicher Daten und Betrugsrisiken: Es ist einfach wichtig, zu wissen, wie man seine Daten und die seiner Kunden schützt! Ein Datendiebstahl stellt eine große Bedrohung für Ihr Unternehmen dar. Vertrauliche Informationen über Ihre Kunden können weitergeleitet oder missbraucht werden. Es drohen weitreichende Folgen rechtlicher oder finanzieller Art oder im Zusammenhang mit Ihrem Markenimage.
Also lieber keine Datenspeicherung online? Während große Unternehmen es sich leisten können, ihre Daten auf internen Servern zu speichern, um ihre Sicherheit zu maximieren, lässt sich diese Entscheidung für KMUs und Bildungseinrichtungen nur schwer mit ihrer Strategie der digitalen Transformation vereinbaren.
Die Inhouse-Speicherung ist keine Garantie für die Sicherheit der Daten! Was passiert bei einem Festplattencrash oder einem Einbruch? Die Cloud-Speicherung gewährleistet den Zugang zu Ihren Daten zu jeder Zeit. Außerdem handelt es sich bei den meisten Branchensoftware-Lösungen (Verwaltung, Buchhaltung oder auch E-Learning) um SaaS-Software, die über einen Webbrowser erreichbar ist. Um effizient arbeiten und erschwingliche Preise anbieten zu können, müssen diese Lösungen Ihre Daten in der Cloud speichern.
Zwei wichtige Elemente müssen berücksichtigt werden, um sicherzustellen, dass Daten sicher gehostet werden:
- Der technische Aspekt: Unabhängig von Ihrem Dienstleister sollten Sie darauf achten, dass die Daten und der Austausch zwischen dem Server und Ihrer Schnittstelle verschlüsselt sind. Server in Europa sind ein Pluspunkt, da sie einen zusätzlichen Schutz durch die DSGVO garantieren.
- Der Faktor Mensch: In den meisten Fällen, in denen es zu Datendiebstahl kommt, ist der Fehler menschlicher Natur. Achten Sie daher unbedingt darauf, Ihre Passwörter regelmäßig zu ändern, Sonderzeichen hinzuzufügen und Datensicherheitslösungen zu verwenden. Schreiben Sie ihre Passwörter nicht auf einen Klebezettel!
Die DSGVO schützt die persönlichen Daten von Internetnutzern.
Die im Mai 2018 eingeführte Datenschutz-Grundverordnung (oder DSGVO) verfolgt das Ziel, das Bewusstsein der Unternehmen für Ihre Verantwortung bei der Verwaltung personenbezogener Daten zu schärfen. Das heißt, dass Ihre Daten geschützt sind, sofern sie auf dem Gebiet der Europäischen Union gespeichert werden. Das heißt auch, dass Sie Ihrerseits Verpflichtungen gegenüber Ihren Kunden haben. Für eine Bildungseinrichtung ist der Aufwand gering, um die DSGVO einzuhalten.
Wenn Sie beschließen, Ihre Daten online zu speichern, achten Sie darauf, dass die gewählte Software den gesetzlichen Bestimmungen entspricht.
Die Datenerhebung darf nur dazu dienen, Informationen zu sammeln, die für Ihr Unternehmen von Nutzen sind. Ferner dürfen Sie diese Daten nur für einen bestimmten Zeitraum speichern. Denken Sie auch daran, dass Ihre Kunden oder Auszubildenden ein Recht darauf haben, ihre Daten einzusehen und das Löschen dieser Daten einzufordern.
Daten werden als das neue El Dorado des 21. Jahrhunderts betrachtet. Daten richtig zu klassifizieren und zu nutzen ist daher eine echte Chance für Ihre Geschäftsentwicklung.
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