Créer sa première newsletter : gardez le lien avec vos stagiaires !

L’enjeu de fidélisation des stagiaires est réel pour les organismes de formation : alors qu’un stagiaire suit généralement une formation ponctuelle, il pourrait en réalité profiter de l’ensemble du catalogue de formations d’un organisme ! La newsletter permet d’envoyer à une base de contacts des emails récurrents et qualitatifs : et si c’était l’occasion de construire une relation sur la durée avec vos stagiaires à l’issue de leur formation ?

Il existe aujourd’hui de nombreux logiciels qui permettent de construire simplement des newsletters : ils vous accompagnent sur la segmentation de votre base de contacts, sur le design de votre email, ou encore sur le suivi des statistiques de lecture. Mais même avec le meilleur outil du monde, il est parfois difficile de savoir par où commencer ! On vous propose aujourd’hui un mini-guide pour créer votre première newsletter pas à pas.

Pourquoi faire une Newsletter ?

Une newsletter n’est pas un outil de démarchage commercial ! L’objectif n’est pas de vendre des formations, mais bien de créer un média dédié à une thématique professionnelle. C’est l’occasion de valoriser votre expertise, donner la parole à vos clients ou partager la vie de votre entreprise !

Créer une newsletter, c’est donc se donner un objectif de notoriété à définir en amont, il peut s’agir de :

• Draîner plus de trafic vers votre site web
• Constituer une base de données qualifiée
• Mieux connaître votre clientèle
• Fidéliser vos stagiaires

Connaître cet objectif vous aidera à savoir qui sont vos destinataires et quel sera le contenu de vos emails !

Étape 1 : Construire sa base de données d’emails

Une bonne newsletter, c’est une newsletter qui a des lecteurs ! Première étape indispensable, il faut donc construire un fichier d’emails de destinataires.

Créer son fichier de contacts :

Vous avez probablement déjà beaucoup d’adresses mail en stock ! Qu’il s’agisse de vos clients, actuels ou anciens, de vos prospects ou de vos partenaires, écrire une newsletter, c’est l’occasion de créer une relation avec vos contacts dormants. Pour construire votre base d’emails, commencez donc par fouiller vos archives : vos fichiers clients ou votre stock de cartes de visites, par exemple, n’attendent qu’à être utilisés !

Vous pouvez ensuite enrichir votre base mails, en recueillant des emails tout au long de l’année :

• A l’issue de vos formations, n’hésitez pas à demander à vos stagiaires s’ils souhaitent recevoir vos newsletters.
• Rajoutez un formulaire d’inscription sur votre site web pour permettre à ceux qui le souhaitent de vous suivre !
• Vous participez à des événements professionnels ? Demandez directement aux personnes que vous rencontrez si elles sont intéressées : vous aurez toutes les informations de contact nécessaires sur leurs cartes de visite.

Segmenter sa base mail :

Qui seront les destinataires de vos newsletters ? Les entreprises avec lesquelles vous travaillez ? Vos clients particuliers ? Ou alors vos partenaires privilégiés ? Pour envoyer la bonne information, à la bonne personne, vous devez segmenter votre base d’emails.

Une fois que vous avez récolté des adresses email dans un document Excel, enrichissez donc votre fichier de destinataires avec des colonnes dédiées à :

• l’adresse mail
• aux noms et prénoms
• à la fonction et à l’entreprise
• au numéro de téléphone.

Selon votre activité, vous pouvez affiner ce tableau excel en rajoutant des éléments propres à l’activité de vos destinataires :

• S’ils ont déjà réalisé une formation chez vous
• Leur niveau de formation
• Le nombre de salariés
• Le lieu ou le moment où vous avez récolté leur email

Les logiciels d’emailing vous permettent ensuite de découper votre base mail en sous-groupes à partir des informations que vous avez rentrées : cela vous permettra d’envoyer des newsletters pertinentes à vos clients potentiels ! C’est à vous de voir quelles informations vous souhaitez transmettre et à qui. Vous pouvez par exemple créer :

• Un groupe de destinataires particuliers vs. un groupe de destinataires entreprises
• Un groupe de petites entreprises (moins de 10 salariés) et un groupe de plus grosses entreprises (plus de 10 salariés)
• Des groupes de destinataires mensuels : cela vous permet de leur envoyer la même série d’emails, décalée dans le temps !

Le petit point RGPD :

Avec l’arrivée du RGPD, les newsletter doivent respecter certaines règles, notamment en ce qui concerne les bases de données d’emails : vous ne pouvez pas acheter ou utiliser une base de données pour d’autres usages que ceux pour lesquels la personne a donné son consentement explicite.

Lorsque vous collectez l’e-mail d’un client ou d’un stagiaire, vous devez donc lui demander de confirmer son désir de recevoir votre newsletter. Pour cela, il existe deux options :

• Une case à cocher sur votre site web (celle-ci ne doit pas être pré-cochée)
• Ou un email avec un lien de confirmation sur lequel la personne doit cliquer. Attention, si vous avez collecté les emails via un formulaire papier, vous devez tout de même effectuer la démarche de “double opt-in” et envoyer un email de confirmation à votre client !

Aujourd’hui, les logiciels d’envoi d’emails s’adaptent à la nouvelle réglementation et vous permettent de valider vos bases de données mails en toute légalité.

Étape 2 : configurer sa newsletter

Choisir l’outil d’envoi :

Il est tout à fait possible de construire ses propres outils d’envoi automatisé d’emails, mais ceux-ci posent quelques défis techniques : au niveau de la mise en forme, de la délivrabilité, ou tout simplement du suivi statistique. Heureusement, de nombreux logiciels se sont lancés ces dernières années pour permettre aux entreprises de créer facilement des newsletters qualitatives. Selon ce que vous souhaitez faire, et le volume de votre activité, voici quelques logiciels à tester :

• Mailchimp : C’est l’un des outils les plus populaires, notamment parce qu’il permet de construire des emails très design. Son utilisation est gratuite en dessous de 2000 emails / mois.
• Mailjet : Ce logiciel est français (Cocorico !) et vous permet plus de souplesse dans la configuration de vos newsletters. Il coûte environ 7 euros pour 30 000 emails / mois.
• Sarbacane : Probablement l’une des solutions les plus complètes en français, Sarbacane coûte 35 euros pour 1000 emails / mois.
• Sendinblue : Extrêmement abordable, Sendinblue vous permet d’envoyer gratuitement jusqu’à 9000 emails / mois puis coûte moins de 6 euros pour 40 000 emails / mois.

Travailler sa délivrabilité :

La “délivrabilité”, c’est la capacité de vos emails à arriver dans la boîte de réception de vos destinataires, et non en Spam. Lorsque vous envoyez un email à partir de votre nom de domaine, les Fournisseurs d’Accès à Internet (FAI) analysent cet email et attribuent une note à votre nom de domaine : si vous avez une bonne note, votre email va directement dans la boîte de réception. En revanche, si celle-ci est mauvaise, vos emails iront dans les Spam, voire ne partiront pas du tout.

Travailler sa délivrabilité, c’est faire en sorte d’avoir toujours une bonne réputation auprès des FAI, et cela peut se faire en suivant quelques règles très simples :

• Utilisez un domaine d’envoi personnalisé : un nom de domaine comme gmail.com est utilisé par énormément de monde, et a donc une très faible note auprès des FAI. Au contraire, si vous possédez votre propre nom de domaine, vous gérez complètement sa réputation !
• Donnez à vos lecteur la possibilité de se désabonner : une base de données mails nettoyée régulièrement, c’est une base constituée de personnes qui souhaitent recevoir vos mails. Pensez donc à l’actualiser régulièrement et à laisser un bouton “se désabonner” dans le pied-de-page de votre email.
• Identifiez-vous : Un nom d’expéditeur clair, ainsi qu’un objet de mail qui correspond au contenu sont deux façons de rassurer vos lecteurs et de vous assurer qu’ils cliqueront sur votre email.
• Trop d’images tue l’image : si les newsletters illustrées plaisent car elles sont plus design, beaucoup de messagerie rechignent à afficher les images par défaut. Attention donc, à ce que vos destinataires ne reçoivent pas d’emails “vide” et donc potentiellement considérés comme du spam.
• Attention aux Spam Words : certains ensembles de mots ont tellement été utilisés qu’ils sont désormais considérés automatiquement comme du Spam par les FAI.

Étape 3 : travailler le fond… et la forme !

La forme : construire une newsletter à son image

L’apparence d’une newsletter est primordiale : en plus d’être une véritable vitrine de votre organisme, elle doit également être lisible sur tous supports (ordinateur, tablette, téléphone). Elle mérite donc qu’on s’attarde un peu sur son design !

La première étape, c’est de créer une newsletter à l’image de votre entreprise : intégrez donc votre charte graphique à sa conception. Votre logo, vos couleurs et votre police de caractère peuvent ainsi être réutilisés pour refléter la personnalité de votre organisme.

La seconde étape, c’est de rendre votre email lisible ! Sans forcément faire appel à un graphiste, assurez vous que la couleur des polices rende bien sur différents écrans. Adaptez la taille de vos images pour réduire le temps de chargement ou encore assurez-vous d’avoir des marges assez larges de part et d’autres de votre email pour le rendre plus fluide. Dans tous les cas, effectuez des tests et n’hésitez pas à demander l’avis de votre entourage !

Le fond : que mettre dans son mail ?

Pas besoin d’écrire un roman pour faire une bonne newsletter ! Il existe autant de newsletters que d’entreprises et c’est à vous de trouver votre style. Pour vous inspirer, voici le déroulé d’un email-type :

• Le header : cette bannière visuelle reprend le logo de votre organisme de formation et vous permet de vous identifier rapidement.

• Un édito : c’est l’occasion de prendre la parole et d’adresser un sujet qui vous tient à coeur. Si vous êtes entrepreneur, c’est l’occasion d’incarner les valeurs de votre entreprise avec un billet d’humeur !
• Un point sur l’actualité : vous participez à un salon professionnel ? Votre domaine est impacté par une évolution juridique ou technique ? Informez vos lecteurs !
• Un témoignage client : donnez la parole à vos clients ! Qu’il s’agisse d’un retour sur vos formations ou un témoignage lié à votre domaine d’activité, c’est un sujet qui va intéresser vos lecteurs.
• La liste de vos prochaines formations : Informez vos clients en partageant les dates et le contenu de vos prochaines formations.
• Un “call-to-action” : il s’agit d’un bouton que vous pouvez rajouter si vous souhaitez inciter vos destinataires à effectuer une action. Il peut s’agir de s’inscrire à l’une de vos formations, de partager une information sur les réseaux sociaux
• Le footer : c’est le pied-de-page de votre email, l’occasion d’y mettre des informations importantes comme vos coordonnées, vos réseaux sociaux, vos mentions légales, les raisons de l’envoi ou le bouton “se désabonner”.

Aujourd’hui, il est facile de construire sa première newsletter simplement, mais dans le flux d’emails que tout le monde reçoit chaque jour, encore faut-il parvenir à faire la différence auprès de ses clients. Travaillez donc vos bases d’emails et vos textes pour proposer des contenus pertinents, n’hésitez pas à faire des essais auprès de vos proches ou d’un groupe réduit, et inspirez-vous de celles que vous recevez !