La gestion des données est un axe majeur de la transformation digitale des entreprises. Avec l’augmentation du volume de données et de la capacité de stockage et de traitement des logiciels, de nouvelles opportunités de développement apparaissent.
Ces dernières permettent de cibler de nouveaux clients, fidéliser sa base actuelle ou encore améliorer la qualité de ses services !
Le Guide de la transformation digitale consacre un chapitre entier à la gestion données. Même si les moyens peuvent être plus restreints dans les organismes de formation, je vous propose dans cet article de vous fournir des clés pour protéger vos données et mettre en oeuvre une stratégie de gestion efficace.
Les données, un enjeu de développement pour les organismes de formation
Quelles données utiliser, lorsqu’on est OF ?
Tout d’abord, il s’agit de s’interroger sur la définition du terme « données ». Concrètement, il s’agit de l’ensemble des informations collectées par une entreprise sur ses clients ou sur son activité.
Cela peut être un “fichier client” par exemple qui contient les coordonnées de vos stagiaires ou la liste des entreprises avec lesquelles vous travaillez.
Mais cela peut aussi concerner les statistiques de connexion à votre site internet ou les statistiques d’engagement de votre page Facebook.
Les données sont des informations basiques qu’il faut ensuite traiter. Avec l’arrivée d’Internet, de plus en plus de données sont disponibles . Non seulement, il devient possible de collecter beaucoup d’informations, mais ces dernières peuvent aussi être stockées et exploitées beaucoup plus facilement grâce au Cloud.
L’exploitation des données est un avantage concurrentiel majeur pour votre activité. En effet, cela vous permet de recruter de nouveaux clients, mais aussi de fidéliser les clients existants grâce à un meilleur suivi.
Ainsi, il existe des logiciels pour unifier, stocker et traiter ses données. Les logiciels de CRM (Customer Relationship Management, ou GRC en français) vous permettent de suivre les interactions avec vos clients, fournisseurs, prestataires, prospects et améliorer vos relations commerciales.
Pour un organisme de formation, il est aujourd’hui important d’avoir, a minima, une base de données clients complète et actualisée .
Celle-ci peut prendre la forme d’un fichier excel regroupant l’ensemble des informations de contact de vos clients ou constituer un résumé de votre relation commerciale avec chacun d’entre eux. Grâce à ce document, vous serez en mesure de construire une stratégie commerciale et de déployer des actions de communication efficaces.
Exploiter ses données pour développer son organisme de formation
Alors concrètement, que faire de ses données ? La première option qui s’offre à vous est de les utiliser pour acquérir de nouveau clients. En effet, les données que vous avez déjà récoltées sont de précieuses sources d’informations vous permettant de définir votre cible et de la toucher grâce à des campagnes marketing efficaces.
Pour connaître le profil type de vos clients (ou stagiaires), vous pouvez utiliser les statistiques de vos différents profils en ligne : si vous avez un site web, rendez-vous sur Google Analytics.
Pour les réseaux sociaux, rendez-vous dans l’onglet “statistiques” de vos pages Facebook ou LinkedIn. Vous pouvez également analyser votre fichier Excel comportant votre base de données client pour identifier les grandes tendances !
Une fois que vous avez défini votre audience cible, vous avez la possibilité de toucher de nouveaux clients grâce à divers canaux de communication : les publications sponsorisées sur les réseaux sociaux, des publicités dans des journaux papier ou même l’envoi de brochures par la poste… La seule limite est votre imagination !
Évidemment, avoir des données qualifiées sur ses clients actuels s’avère très utile pour les fidéliser . A ce titre, l’utilisation d’un CRM vous permet d’unifier et d’actualiser vos bases de données client.
Vous pouvez ainsi identifier les clients satisfaits, relancer les dossiers en attente ou d’automatiser certaines tâches chronophages, comme l’édition de factures ou l’envoi des devis.
Les logiciels d’e-mailing par exemple vous permettent de paramétrer l’envoi d’emails commerciaux à votre base de données pour communiquer sur vos nouvelles formations, diffuser des offres spéciales ou envoyer des questionnaires de satisfaction.
Savoir protéger ses données : les bonnes pratiques à respecter.
Pourquoi et comment protéger ses données en ligne ?
Bien sûr, si les données font beaucoup parler d’elles aujourd’hui, c’est surtout parce que l’enjeu lié à leur sécurité est omniprésent.
Entre l’exploitation abusive des données personnelles et les risques de fraude, il faut savoir protéger ses données et celles de ses clients ! Les vols de données constituent une menace importante pour votre entreprise. En effet des informations confidentielles liées à vos clients peuvent être divulguées ou détournées. Les conséquence sont nombreuses et peuvent être d’ordre juridique, financier ou liées à votre image de marque.
Faut-il alors éviter de stocker ses données en ligne ? Si de grandes entreprises ont les moyens de stocker leurs données sur des serveurs internes pour maximiser leur sécurité, pour les PME et les organismes de formation, c’est un choix difficilement compatible avec leur stratégie de transformation digitale.
En effet, stocker ses données chez soi ne garantit pas leur sécurité ! Que se passe-t’il en cas de crash du disque dur ou de cambriolage ? Le stockage cloud garantit l’accessibilité de vos données à tout moment. De plus, la plupart des logiciels métiers (gestion administrative, comptabilité ou encore e-learning) sont des Saas, c’est-à-dire qu’ils sont accessibles via un navigateur web. Pour fonctionner efficacement, et garantir des prix accessibles, ces derniers ont besoin de stocker vos données dans le cloud.
Il y a deux éléments importants à prendre en compte afin de s’assurer que ses données sont hébergées de manière sécurisées :
- L’aspect technique : quel que soit votre prestataire de service, assurez-vous que les données et les échanges entre le serveur et votre interface soient chiffrés. Des serveurs situés en Europe sont un plus, cas ils vous garantissent une protection supplémentaire grâce au RGPD.
- Une dimension humaine : dans la plupart des cas, lorsqu’il y a vol de données, l’erreur est souvent humaine. Faites donc très attention à varier vos mots de passe, à y ajouter des caractères spéciaux et à utiliser des solutions de sécurisation de données (il en existe de nombreux tels que 1Password ou Keepass). Veillez également à ne pas les écrire sur un post-it !
Le RGPD protège les données personnelles des internautes.
Mis en place en mai 2018, le Règlement Général sur la Protection des Données (ou RGPD) vise à responsabiliser les entreprises sur la gestion des données personnelles. Cela signifie que vos données sont protégées tant qu’elles sont stockées sur le territoire l’Union Européenne. Cela signifie également qu’à votre tour, vous avez des obligations vis-à-vis de vos clients. En tant qu’organisme de formation, il y a peu de choses à faire pour être en conformité avec le RGPD .
Si vous choisissez de stocker vos données en ligne, assurez-vous que le logiciel choisi soit en conformité avec la loi.
La collecte de données ne doit servir qu’à recueillir les informations qui sont utiles à votre entreprise. De plus, ne conservez pas ces données au-delà d’une certaine durée. Enfin, sachez que vos clients ou stagiaires doivent pouvoir accéder à leurs données et qu’ils disposent d’un droit à l’effacement.
Les données sont considérées comme le nouvel El Dorado du XXIème siècle et savoir bien les classer et les exploiter représente une véritable opportunité de développement commercial.Pour aller plus loin sur le cloud et ses opportunités, n’hésitez pas à lire ou relire l’article précédent traitant de l’adoption des nouvelles technologies par les organismes de formation.
