L’annonce d’un contrôle Urssaf peut bousculer l’agenda d’un organisme de formation. Quels sont les réflexes et les bonnes pratiques pour s’y préparer ? Voici les explications et les conseils d’Antoine Devresse, formateur chez Birdie Consulting qui accompagne les entreprises lors de leur contrôle Urssaf, et qui est lui-même organisme de formation.
Au programme de cet article :
- Contrôle Urssaf : pour qui, quand, où ?
- Les 3 phases du contrôle Urssaf
- Les zones de risques du contrôle Urssaf
- Focus pour les organismes de formation
Contrôle Urssaf : pour qui, quand, où ?
Travailleurs indépendants et entreprises
Toutes les structures ayant la charge de verser des cotisations sociales sont susceptibles de faire l’objet d’un contrôle Urssaf : entreprises employeurs (SASU, EURL, SARL…) et travailleurs indépendants (microentreprise, entreprise individuelle, profession libérale…).
Zones de contrôle : cotisations et déclarations à l’Urssaf
Le contrôle Urssaf porte sur l’ensemble des cotisations sociales versées à l’Urssaf, mais également sur les déclarations réalisées à l’Urssaf pour la contribution à l’Assurance chômage ou encore la cotisation au régime de garantie des salaires (AGS).
Le contrôle Urssaf ne porte pas sur les sujets de l’imposition (TVA, impôt sur le revenu et impôt sur les sociétés) dont la surveillance relève de l’administration fiscale.
Un courrier reçu un mois à l’avance
Le contrôle est annoncé environ 30 jours avant. Il est possible de prendre contact pour ajuster le premier rendez-vous si nécessaire.
Un contrôle sur les trois dernières années
Lorsqu’un contrôle s’opère en 2021, il porte sur les années 2020, 2019 et 2018 (1).
Sur place ou dans les locaux de l’Urssaf
Pour les travailleurs indépendants et les entreprises de moins de 11 salariés, le contrôle peut se dérouler « sur pièces » dans les locaux de l’Urssaf, et non dans les locaux de l’entreprise.
Les 3 phases du contrôle Urssaf
Avant : rendre accessibles tous les documents
Lorsque le contrôle est annoncé, la priorité est d’être organisé pour faciliter le déroulé du contrôle. L’objectif est de pouvoir être en mesure de fournir tous les documents et pièces qui pourront être demandés.
Les documents à préparer : statuts de l’entreprise, documents comptables, livres de paie, bilans comptables, balances comptables, contrats de travail, avis d’imposition…
Mettez également à jour les informations complémentaires comme les justificatifs de carte grise, de frais professionnels, justificatifs liés à des situations d’allègements de charges.
Pendant : échanger et répondre aux questions
Le croisement des différents documents vise à trouver des erreurs de déclarations, volontaires ou involontaires. Vous devez pouvoir être en mesure de répondre aux questions que l’on vous pose.
Si vous faites appel à un expert-comptable, il sera évidemment sollicité et mobilisé pendant le contrôle. Cependant, il est conseillé d’être présent soi-même à chaque étape du contrôle.
Après le contrôle : 4 situations possibles
Le contrôle peut aboutir sur quatre situations.
- Le constat d’une bonne application des législations.
- La communication d’observations à mettre en œuvre pour l’avenir.
- Une régularisation de cotisations et/ou de contributions, en votre faveur
- Une régularisation de cotisations et/ou de contributions en faveur des organismes chargés du recouvrement.
Vous disposez d’une période de 30 jours, pour répondre par écrit à l’inspecteur qui a réalisé le contrôle afin de formuler vos remarques et transmettre éventuellement des documents nouveaux. Dans un second temps, un recours amiable est possible.
Les zones de risques du contrôle Urssaf
La rémunération et les avantages des salariés
Certains sujets sont particulièrement surveillés lors d’un contrôle : les allègements de charges sociales, les primes de rupture du contrat de travail, les dispositifs d’épargne salariale (intéressement, participant, plan d’épargne…), les contrats de prévoyance…
La déclaration des avantages en nature est également scrutée. La mise à disposition d’un outil de travail (véhicule, téléphone portable) avec utilisation à titre personnel est une forme de rémunération et doit faire l’objet de cotisations sociales.
Les frais professionnels
Le contrôle des frais part du principe que la qualification en frais est toujours liée à une dépense ou à un événement précis. Les justificatifs des achats sont contrôlés ainsi que les raisons du déclenchement des frais en cas de déplacement, par exemple.
Focus pour les organismes de formation
Attestation de vigilance des sous-traitants
Lors d’un contrôle Urssaf, une entreprise faisant appel à des sous-traitants doit également fournir les attestations de vigilance de ces derniers. Ce document délivré par l’Urssaf garantit que l’entreprise sous-traitante s’acquitte de ses obligations de déclaration et de paiement des cotisations.
Un organisme de formation doit disposer de ce document pour chacun de ses sous-traitants pour tout contrat supérieur à 5 000 euros HT (montant global annuel pour la prestation quel que soit le nombre de factures). L’attestation doit être mise à jour tous les 6 mois.
Le statut de formateur occasionnel salarié
Le calcul des cotisations et contributions sociales pour salarier à la journée un formateur intervenant moins de 30 jours par an repose sur des règles spécifiques. Il peut se réaliser sur une base forfaitaire lorsque la rémunération n’excède pas un certain seuil. Il n’est pas nécessaire pour le formateur occasionnel de disposer d’une immatriculation en qualité d’indépendant.
Documents clés : les conventions de formation
Les conventions de formation sont des documents clés à produire pour justifier les déclarations de frais professionnels des intervenants notamment pour les déplacements.
En conclusion, c’est en opérant avec méthode au quotidien dans sa gestion administrative et financière qu’un contrôle Urssaf peut s’appréhender au mieux.
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Antoine Devresse a été inspecteur du recouvrement pour l’Urssaf de 2003 à 2009, puis consultant en risques Urssaf de 2009 à 2017. Il accompagne les entreprises à chaque étape du contrôle Urssaf.
En 2017, il a créé l’entreprise Birdie Consulting qui propose des formations et assure des missions de conseil en amont du contrôle (préparation des documents et du discours à tenir, identification des zones de risques), pendant le contrôle (conseils ciblés, construction d’une stratégie, argumentation et négociation avec l’inspecteur) et à l’issue du contrôle (vérification des chiffrages et du contenu de la Lettre d’Observations, réponses argumentées aux observations effectuées par l’inspecteur). L’organisme de formation Birdie Consulting est certifié Qualiopi depuis 2020.
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À lire sur le site de l’Urssaf
- Comment se déroule un contrôle Urssaf ?
- Les règles de cotisations sociales du formateur occasionnel
- Obtenir son attestation de vigilance
(1 ) Un contrôle réalisé en 2021 porte sur les années 2020, 2019 et 2018 pour les entreprises qui emploient des salariés. Pour les travailleurs indépendants si le contrôle est réalisé avant le 30 juin 2021 il portera alors sur les exercices 2019, 2018 et 2017.
