Gestion formation

Comment optimiser la gestion d’un organisme de formation ?

comment optimiser la gestion d'un of

La rentrée est là et vous ne savez déjà plus où donner de la tête ? En tant qu’organisme de formation, il est essentiel de s’organiser et d’apprendre à prioriser pour répondre aux nombreux défis qui vous attendent. Administratif, suivi des apprenants, nouveaux modules, communication, évolutions réglementaires… L’enjeu est de savoir par où commencer, mais aussi où vous voulez aller ! L’objectif ? Vous démarquer sur un marché concurrentiel et satisfaire vos apprenants. Le tout en vous appuyant, bien entendu, sur du contenu de qualité, mais surtout sur une meilleure gestion de votre organisme de formation. Au programme : digitalisation des pratiques, nouvelles tendances et une organisation sans faille. Suivez le guide !

La digitalisation : LA clé pour améliorer la gestion de son organisme de formation

S’il n’y avait qu’un seul conseil à retenir, ce serait celui-là : digitalisez vos pratiques ! Et cela ne consiste pas uniquement à passer au e-learning pour un OF. Certes, si vous n’avez pas encore passé ce cap, il est important de le faire. Mais cela concerne également la gestion de votre organisme de formation en lui-même.

De fait, celui-ci implique chaque année de nombreuses tâches administratives et réglementaires qui pèsent sur votre emploi du temps. La France est malheureusement connue pour ne pas faciliter notre quotidien sur ces aspects. La digitalisation de vos process, de vos documents et le recours à des logiciels de gestion vous feront gagner un temps très précieux.

Se doter d’un CRM (Customer Relationship Management) peut, par exemple, être une excellente option puisqu’il simplifiera vos interactions avec vos clients, mais pas que. Vous pourrez aussi :

  • Conserver vos différents échanges ;
  • Faire un suivi de qualité ;
  • Prospecter ;
  • Améliorer vos prestations ;
  • Garder un œil sur vos performances et celles de vos équipes pour les adapter tout au long de l’année ;
  • Facturer facilement.

Toutefois, n’oubliez pas que ce type d’outil représente un investissement. Vous devrez donc, au préalable, faire une analyse poussée de vos besoins pour prévoir un budget réaliste. N’hésitez pas également à tester les outils pour en étudier l’ergonomie et la facilité d’utilisation. Vous pouvez le faire avec l’outil que nous proposons chez Digiforma. Celui-ci présente l’avantage de disposer d’une plateforme e-learning intégrée pour tout avoir au même endroit. Vous voulez prendre le temps d’examiner plusieurs solutions ? L’article du site Appvizer.fr offre une belle sélection des différents CRM. Il vous donnera leurs avantages pour la gestion de votre organisme de formation.

Un plan d’action sur l’année pour garder le cap

Et si cette rentrée rimait avec remise à plat de votre activité et de vos pratiques ? En prenant le temps de lister vos forces et vos faiblesses, vous gagnerez en professionnalisme. À partir de là, vous pourrez dresser un plan d’action réellement efficace.

Commencez par vous poser les bonnes questions. Quelles sont les formations qui plaisent et celles qui sont délaissées ? Est-ce en raison du format, du contenu ou du formateur ? Cela peut-être dû à un manque de compétences de la part de ce dernier. Si tel est le cas, c’est à vous de lui apporter les clés nécessaires à son évolution. Quels sont les besoins aussi bien des apprenants que de vos équipes ?

Les réponses à ces questions vous donneront un premier aperçu de ce que doit comporter votre plan d’action. Vous y répertorierez vos objectifs, les moyens pour les atteindre, un planning réaliste… Ceci afin de gagner en fluidité sur la gestion de votre organisme de formation.

Des formations de qualité : votre objectif numéro 1 pour éviter les problématiques de gestion de l’organisme de formation

La formation est votre cœur de métier. La qualité doit donc être votre priorité. C’est ce qui fera votre réputation et vous permettra de vous démarquer. Vous devez dès lors procéder à des mises à jour régulières de vos contenus et les adapter à vos apprenants. Ceux-ci doivent, en effet, être personnalisés, correspondre à leur rythme et être en accord avec leurs attentes.

N’hésitez pas, pour cela, à leur demander de vous faire des retours tout au long de la formation et à l’issue de cette dernière. Les évaluations CPF sont, par exemple, un bon prétexte pour en faire la demande. Elles vous permettront également de vous apporter une certaine visibilité et de vous assurer une image positive. Vous vous inscrirez alors dans un processus d’amélioration continue qui vous évitera bien des problématiques de gestion de votre organisme de formation.

Une veille efficace pour être toujours à la page sur les sujets formation et en phase avec la réglementation

Nous vous en parlions dans notre article “Comment faire sa veille dans la formation professionnelle ?“, il est essentiel de réaliser une veille dans votre secteur d’activité. Ceci toujours dans le but de fournir un service de qualité, mais aussi pour répondre à certaines exigences réglementaires. En effet, faire une veille de la formation professionnelle s’inscrit désormais dans le cadre de la certification Qualiopi. Celle-ci est devenue obligatoire depuis le 1er janvier pour obtenir des financements publics et paritaires. Vous ne pourrez donc y prétendre qu’à condition de justifier d’une veille efficace. Celle-ci se fera sur 3 niveaux :

  • pédagogique pour rester au fait des nouveautés dans les formats d’apprentissage, les techniques et méthodologies… ;
  • sectoriel selon la ou les spécialités que vous avez choisies d’enseigner. Avec l’obsolescence des compétences, les métiers sont en constante évolution. Vous devez vous tenir informé pour adapter vos formations ;
  • légal ou réglementaire. De fait, depuis la Réforme de la formation professionnelle, le cadre dans lequel s’inscrit votre activité ne cesse de changer. Là encore, le moindre manquement pourrait vous coûter cher.

Nous vous conseillons donc de relire attentivement notre article dédié qui vous donnera toutes les clés et outils pour faire une veille active efficace. Ces derniers sont incontournables dans la gestion d’un organisme de formation. Ils vous permettront également de rester au fait des nouvelles tendances pour proposer une expérience apprenant toujours plus innovante et réussie.

Les nouvelles tendances de formation à suivre pour rester concurrentiel

Micro-learning, Adaptive learning, Métaverse… Tous ces mots vous sont inconnus ? Il est temps de vous remettre à niveau. Vos concurrents, eux, n’ont pas attendu. Ils se tiennent au courant des nouveautés en matière d’apprentissage et n’hésitent pas à proposer des formats différents à leurs apprenants.

Ceci depuis l’avènement du e-learning, de plus en plus plébiscité depuis le début de la pandémie. De fait, il est très vite apparu comme une nécessité pour faire face aux divers confinements. Les organismes de formation s’y sont donc tous mis avec plus ou moins de réussite. Sans multiplier les nouveautés en la matière, l’important reste, finalement, d’adapter votre pédagogie aux besoins de vos apprenants. Mais aussi de comprendre les implications des formats sur lesquels vous misez. Le blended learning est votre marque de fabrique ? Alors, sachez lui faire honneur en le rendant le plus efficace et vivant possible. L’expérience utilisateur est la seule réelle chose sur laquelle vous devez vous investir à 100 %.

En conclusion : la gestion d’un organisme de formation se prépare dès la rentrée !

La gestion d’un organisme de formation ne s’improvise pas. Elle doit être bien organisée pour vous permettre de véritablement vous concentrer sur l’essentiel : la qualité. Dans ce cadre, le digital sera votre allié tout comme l’humain. De fait, vous devez vous appuyer sur vos équipes et sur leur savoir-faire pour favoriser votre croissance. Les tendances seront également à suivre, mais elles ne suffiront pas si votre contenu n’est pas qualitatif. Dans ce cas, pas de secret : misez sur le développement de vos compétences et sur celles de vos salariés. Car oui, un formateur doit, lui aussi, être bien au fait de son métier.

Après 5 ans dans les relations presse et la communication, j’ai développé un espace de coworking nantais où j’ai vu grandir de nombreux entrepreneurs. J’ai rejoint leurs rangs il y a plus d’un an maintenant à travers mon activité de rédactrice web. Passionnée par la stratégie de contenu et le conseil aux entreprises, je m’intéresse à la formation, à l’évolution du monde du travail, à l’entrepreneuriat, au e-learning et à bien d’autres sujets.

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