Vous êtes organisme de formation et lorgnez avec envie le marché du CPF, qui pourrait accélérer votre croissance ?
Vous êtes une école et souhaitez proposer un nouveau titre à vos étudiants pour diversifier votre offre ?
Dans les deux cas, vous n’avez qu’une seule envie : détenir une certification professionnelle reconnue par France compétences.
Mais le chemin est long et semé d’embûches : il vous faudra un an, voire plus pour parvenir à vos fins…
Certification professionnelle : de quoi parle-t-on ?
Avant d’entamer ce parcours, il faut d’abord se mettre d’accord sur ce que l’on entend par certification professionnelle.
Ce terme, assez large, englobe à la fois les diplômes et titres à finalité professionnelle, les certificats de qualification professionnelle (CQP), les blocs de compétences, les certificats et les habilitations enregistrés au :
- Répertoire national des certifications professionnelles (RNCP), qui permet de bénéficier d’une qualification professionnelle dont le niveau est reconnu par l’État (ex : BTS Comptable, Chef de projet digital).
Le RNCP permet d’accéder à plusieurs financements publics ou assimilés : alternance, Pro-A ou encore CPF.
- Répertoire spécifique (RS), qui vise les compétences transverses ou complémentaires à un métier (ex : Gérer les conflits, Piloter un projet avec les méthodes agiles, Gestion des déclarations en douane…)
Le RS permet d’accéder principalement au marché du CPF.
Créer une certification : une démarche qui est tout sauf administrative
Sur le papier, créer une certification parait assez simple : on produit un dossier visant à montrer la pertinence de la certification, sa réponse aux besoins du marché et les compétences évaluées. Celui-ci est ensuite télétransmis à France Compétences, l’institution de référence, qui décidera de l’enregistrement éventuel de la certification au sein d’un des deux répertoires (RS ou RNCP) et de sa durée de validité (entre 1 et 5 ans).
Quand on évolue loin de ce domaine, on a tendance à s’imaginer que déposer un dossier est une démarche purement administrative, mais c’est bien loin de la réalité. L’ingénierie de certification demande des compétences très spécifiques et ne s’improvise pas (voir ci-dessous).
Pourquoi un tel délai pour obtenir une certification ?
La démarche de certification peut être résumée à travers trois temps forts :
1) La phase de cadrage
Il s’agit d’un moment stratégique.
On s’interroge ici sur la pertinence du projet de certification et des compétences visées. On cherche les éléments montrant qu’il y a un réel marché, une demande de la part des actifs et/ou entreprises et s’il y a déjà de la concurrence sur la thématique de certification. Dans l’idéal, cette phase de cadrage peut être faite avec une vision à 360° pour l’entreprise, en tenant compte des enjeux commerciaux, l’impact sur les parcours pédagogiques, les aspects logistiques pour l’organisation des évaluations, ou encore l’incidence sur les processus administratifs et les ressources à mobiliser.
Une fois la décision de déposer un projet de certification prise, il faudra décider :
- d’un angle pour la certification.
Exemple : le manager hybride
- des publics cibles
Exemple : managers évoluant dans un contexte mêlant travail, et présentiel, et à distance
- des compétences à évaluer
Exemple de compétence : organiser l’activité individuelle des collaborateurs dans un contexte hybride pour piloter la performance collective
- des modalités d’évaluation
Exemple : étude de cas, mise en situation professionnelle…
Pour aider à déterminer ces éléments, l’appui des experts métiers ou de l’équipe pédagogique est souvent un gros plus.
2) La phase de production
La seconde phase est celle de la production des éléments du dossier (liste exhaustive sur le site France Compétences). Elle sera d’autant plus facile que le cadrage initial aura été précis. Certains éléments peuvent être particulièrement longs à produire. De mon expérience de Responsable certifications, ces 3 éléments peuvent prendre pas mal de votre temps :
- Rédiger la note d’opportunité : il s’agit d’argumenter sur la valeur d’usage de la certification à travers des données d’insertion professionnelles, des enquêtes nationales et/ou sectorielles, l’analyse des offres d’emploi ou encore les remontées terrain des bénéficiaires sur l’utilité des compétences développées (entreprises, stagiaires). Un vrai travail de synthèse qui peut facilement dépasser plusieurs dizaines de pages !
- Le référentiel de compétences et d’évaluation : Le cœur du travail de l’ingénierie de certification ! Il s’agit à la fois de traduire le projet en compétences évaluées, mais également de réfléchir à la manière dont elles seront évaluées, ainsi que le niveau attendu par le candidat pour chacune de ces compétences.
- L’obtention des témoignages des ”entités utilisatrices” : pas toujours évident d’obtenir des soutiens d’entreprises ou de branches professionnelles à la fois suffisants en nombre, qualitatifs et qui justifient la plus-value du projet de certification au regard des besoins en compétences de leurs structures ou de leurs secteurs d’activités.
Cette phase de production va se compter en semaines, voire en mois, surtout quand ce n’est pas votre travail à temps plein !
Pour aller plus loin :
3) La phase d’instruction
C’est la phase la plus longue qui suivra le dépôt du dossier auprès de France compétences. Elle passe par 2 étapes successives :
- l’examen de la recevabilité du dossier : on regardera si le formalisme du dossier est respecté et si l’ensemble des éléments attendus sont produits ;
- l’examen du dossier par une personne en charge de l’instruction chez France compétences, qui rend un avis.
Il revient ensuite à la commission de France compétences de rendre sa décision avec 3 issues possibles :
- la certification est validée et enregistrée sur l’un des 2 répertoires ;
- le dossier est refusé : il faudra alors revoir sa copie et réaliser un nouveau dépôt ;
- le dossier est ajourné : des éléments complémentaires doivent être apportés au dossier, qui sera généralement représenté à la commission suivante.
Cette dernière phase oscille actuellement entre 6 et 9 mois pour un dépôt initial.
En cas de redépôt suite à un refus, il faudra compter environ 3 mois supplémentaires.
Il n’est donc pas rare d’obtenir sa certification 18 mois après avoir lancé les démarches !
Y a-t-il des moyens de réduire cette phase d’instruction ?
Par principe, le délai moyen d’instruction s’applique à tous les certificateurs privés sans distinction. Toutefois, dans certains cas, la durée de traitement du dossier peut être raccourcie. C’est le cas notamment pour :
- les diplôme d’État et les habilitations réglementaires qui bénéficient d’un enregistrement de droit et d’une procédure accélérée ;
- les projets de certifications visant un métier porteur, qui, dans la mesure où elles touchent des compétences en carence sur le marché de l’emploi, bénéficient d’une procédure allégée (pas de nécessité de présenter de cohortes de stagiaires) et seront traitées en général un peu plus rapidement qu’un dossier “classique” ;
- les certifications ayant une valeur marché systémique du fait de la volumétrie qu’elles représentent (exemple : CleA, TOSA …) ;
- Les certifications présentant un fort risque économique pour le déposant. Il s’agit le plus souvent du renouvellement d’une certification dont dépend l’organisme de formation pour fonctionner. Imaginons le cas d’une école qui, si elle n’obtient pas rapidement sa certification, ne pourra pas accueillir des stagiaires en alternance alors que son modèle repose exclusivement dessus. Ces situations sont en général évaluées au cas par cas et font l’objet d’un échange entre l’instructeur et le certificateur.
À noter : ces délais raccourcis ne sont pas toujours officiels, et font référence pour certains aux remontées des déposants eux-mêmes. Ils sont donc à considérer comme des usages qui peuvent fluctuer dans le temps, et non une règle immuable.
En conclusion
Devenir certificateur peut vite devenir une démarche très longue à l’échelle d’une entreprise. La conclusion à en tirer est évidente : devenir certificateur ne peut pas être une stratégie de court terme.
Si votre structure n’a pas d’historique dans la certification, 2 options s’ouvrent à vous :
- prendre le temps et créer une certification qui ne sera active qu’à moyen terme (au meilleur des cas) ;
- mettre en place un partenariat avec un certificateur déjà présent sur sa/ses thématique(s) de formation.
Au final, rien ne vous empêche de réaliser ces 2 démarches en parallèle, ce qui vous permettra dans un premier temps de proposer une offre certifiante, et dans un second temps de gagner votre indépendance en devenant vous-même un organisme certificateur.
Dans le cas où vous êtes déjà certificateur, la logique n’est pas tout à fait la même : il s’agit alors de bien anticiper son renouvellement. Les bonnes pratiques suggèrent ainsi de réaliser le dépôt 12 à 18 mois avant de la date d’échéance de la certification pour ne pas risquer de rupture de chaîne.
À vous de jouer !
