Bonne résolution 2023 : nos astuces pour structurer votre veille

La veille est une activité que nous effectuons tous les jours, parfois sans même nous en apercevoir. En lisant un article pendant la pause café, en scrollant sur LinkedIn, en participant à un webinaire qui nous semble intéressant ou même en échangeant avec un collègue. 

Pourtant ce n’est pas suffisant pour répondre aux indicateurs de veille Qualiopi. Pour obtenir la certification, il est nécessaire de structurer sa veille, de conserver un suivi actif des informations auxquelles on a eu accès, de partager cette veille avec ses collègues et d’agir en conséquence. 

Il ne faut pas oublier que la veille a d’autres utilités que l’obtention de Qualiopi. Effectuée correctement, elle peut vous faire gagner un temps précieux en vous permettant d’anticiper les changements d’environnement qui impacteront directement ou indirectement votre activité. Elle vous permet également d’améliorer la qualité de vos formations et de rester pertinent dans votre domaine d’activité.

Pour aborder 2023 dans les meilleures conditions, je vous propose que nous voyions ensemble tout ce que la veille peut vous apporter, en particulier dans le cadre de la certification Qualiopi. Retrouvez également nos meilleures astuces pour une veille efficace et conforme ! 

Quels indicateurs de Qualiopi se concentrent sur la veille et comment y répondre ? 

La veille est au cœur des exigences de trois indicateurs du critère 6 de Qualiopi. Récapitulons ensemble leur intitulé :

–   Indicateur 23 : le prestataire réalise une veille légale et réglementaire sur le champ de la formation professionnelle et en exploite les enseignements

Cet indicateur se concentre donc sur la veille au niveau législatif. Il vous demande de prouver que vous vous tenez bien au courant des évolutions réglementaires dans le domaine de la formation professionnelle. Plus encore, vous devez démontrer des actions que vous effectuez en conséquence de cette veille – le compte rendu d’un atelier de sensibilisation de vos équipes sur les exigences Qualiopi par exemple –  et témoigner du fait que vous partagez ces connaissances avec vos équipes pour qu’elles en soient informées également. Pour cela, vous pouvez par exemple créer un canal de communication dans lequel vous partagez ces éléments de veille avec vos collègues.

–   Indicateur 24 : le prestataire réalise une veille sur les évolutions des compétences, des métiers et des emplois dans ses secteurs d’intervention et en exploite les enseignements

Cet indicateur vous demande de vous tenir au courant des nouveautés de votre secteur d’activité. Quels sont les impacts de ces nouveautés sur les débouchés en lien avec votre domaine de formation ? Quels sont les impacts sur les compétences apportées par votre formation ? Quelles compétences sont désormais nécessaires afin d’obtenir un emploi dans ce secteur ? Il vous est nécessaire de vous poser ces questions pour que vos formations demeurent pertinentes. Qualiopi vous demande donc de prouver que vous prenez en compte ces informations et que vous utilisez ces connaissances pour améliorer vos formations.

–   Indicateur 25 : le prestataire réalise une veille sur les innovations pédagogiques et technologiques permettant une évolution de ses prestations et en exploite les enseignements

Les innovations apportent un véritable plus sur la qualité des formations et peuvent même déterminer de leur valeur réelle suivant leur impact sur le secteur d’activité concerné. L’indicateur 25 de Qualiopi réclame que vous vous informiez régulièrement sur les innovations à la fois pédagogiques et technologiques afin de proposer des formations qui restent pertinentes malgré les évolutions du secteur et que vous puissiez le prouver. 

Pour tous ces indicateurs, vous devez à la fois justifier de la veille régulière que vous effectuez mais également du partage que vous en faites auprès de vos équipes. Vous devez impérativement prouver que cette veille a un sens en témoignant des actions concrètes mises en place à la suite de la découverte de ces nouveautés. Il est nécessaire que vous puissiez prouver que vous avez à cœur de proposer des formations à jour autant du point de vue juridique que sectoriel, pédagogique et technologique.

Des preuves partielles ou incomplètes peuvent mener à une non-conformité majeure et donc vous empêcher d’obtenir ou de conserver la certification Qualiopi. 

• Nous n’avons pas évoqué l’indicateur 26 qui, bien qu’il se rapproche des trois autres, en est un peu différent. 

Il vous est demandé de démontrer que vous vous informez sur les mesures à prendre pour accueillir des apprenants en situation de handicap dans les meilleures conditions. Par la suite, vous devez être capable d’expliquer de quelle manière vous mettez en place ces changements pour rendre vos formations accessibles et qualitatives à ce type de public.

Vous devez également démontrer que vos équipes sont capables de prendre en charge une formation accessible au public en situation de handicap et que vous avez mis en place un réseau de partenaires et d’acteurs spécifiques du secteur du handicap.

Pour vous aider, n’hésitez pas à vous faire accompagner par les acteurs de l’AGEFIPH (Association de gestion des fonds pour l’insertion des personnes handicapées) et du FIPHFP (Fonds pour l’insertion des PSH dans la fonction publique). Ces structures proposent des guides pour vous permettre d’améliorer votre accessibilité, des évaluations pour savoir où vous en êtes et des financements pour mettre en place les changements nécessaires à ces améliorations.

Nos astuces pour gagner du temps et effectuer votre veille sereinement

Effectuer une veille régulière : 

Inutile d’y passer quatre heures une fois par mois, cela sera à la fois peu utile et contre-productif. Mettez en place des newsletters hebdomadaires qui recensent pour vous les articles sortis chaque semaine sur les sujets qui vous touchent. Il existe des outils de newsletter gratuits comme Formalerte qui vous permettent de recevoir les articles pertinents pour vous et de les annoter. Ne vous limitez pas à la presse écrite ! D’autres supports sont possibles comme les webinaires, les évènements ou bien les communautés comme OF Connect qui vous permet d’entrer en contact avec d’autres acteurs de la formation professionnelle pour partager vos bonnes pratiques et connaissances. 

Bloquez une demi-heure par semaine pour passer en revue ces articles, sélectionner les plus pertinents et les mettre de côté. Prenez ensuite quelques pauses d’une quinzaine de minutes dans la semaine pour lire ces articles, les partager et prendre des notes sur ce qu’ils vous apportent.

Partager la charge de veille  

La veille ne doit pas être réservée à une seule personne. Déjà parce que ça peut être une charge lourde à porter mais surtout parce qu’il est important de sensibiliser toute votre équipe à son importance. Mettez en place un canal « veille » sur votre outil de communication qui permet à tout le monde de partager les articles qui leur ont semblé pertinents et d’en discuter. Créez un tableau partagé auquel tout le monde aura accès pour les inclure directement dans le processus Qualiopi. Il sera plus facile pour eux de se plonger dans un fichier organisé qu’ils peuvent passer en revue le temps d’une pause-café.

Organiser des petites réunions mensuelles 

Impliquez vos équipes dans les actions à entreprendre suite à cette veille régulière ! Prenez une heure par mois pour faire le point avec vos collègues sur les articles les plus intéressants que vous avez lu et les actions qu’il faudrait mettre en place pour améliorer votre formation ou vous mettre à jour au niveau législatif.

Garder un suivi de votre veille mais aussi des actions mises en place à la suite de cette veille 

Vous avez lu un article ? Celui-ci vous a permis d’améliorer votre service ? De quelle manière ? À quelle date ? Quelles sont les conséquences de cette amélioration ? Gardez une trace écrite de tout ça pour structurer l’évolution de votre organisme ! Cela vous permettra de vous souvenir des raisons qui vous ont poussé à mettre en place cette évolution et de conserver une trace de ce qui en est ressorti. À la fin de l’année vous aurez un joli tableau détaillant tout le bien que cette veille aura apporté à votre organisme !

En conclusion…

Des outils existent pour vous permettre de gagner du temps et de structurer votre veille. Notre outil Formalerte par exemple vous envoie toutes les semaines une série d’articles trouvés sur le Net et correspondants aux thèmes que vous aurez choisis au préalable. 

La communauté OF Connect vous permet également de mettre en commun vos connaissances et bonnes pratiques avec d’autres organismes de votre secteur ou bien de secteurs différents.

N’hésitez pas à aller y faire un tour !