Actualité de la formation

« Les enjeux 2021 pour les organismes de formation » : vos questions, nos réponses

Le 22 janvier 2021, Digiformag organisait le webinar « Quels défis pour les organismes de formation en 2021 ? » avec Aurélie Fonta, Consultante experte sur le secteur de la formation professionnelle comme invitée. En une heure, impossible de répondre à toutes les questions que vous avez posées dans le tchat. Alors, voici les éléments de réponse pour vous faire avancer dans vos réflexions. L’objectif : bâtir une stratégie 2021 alignée sur vos enjeux.

Le Replay du Webinaire

Questions/réponses

Vous trouverez ensuite, ci-dessous, nos réponses aux questions posées dans le tchat pendant le webinar.

Existe-t-il un annuaire des prestataires de formation disposant de la certification Qualiopi ?

À l’heure actuelle non. Néanmoins, vous pouvez vous appuyer sur le site du réseau des Carif-Oref pour trouver des formations éligibles au CPF. Au 1er janvier 2022, il est certain que les organismes de formation trouvés détiendront la certification Qualiopi. Sur certaines plateformes de mise en avant des formations, l’option « CPF » fait également partie des critères pour réaliser sa recherche.

Le réseau Carif-Oref reste la source la plus exhaustive. L’inscription y est gratuite pour tous les organismes de formation, y compris les formateurs indépendants avec un numéro de déclaration d’activité.

En sachant si l’organisme de formation propose des parcours certifiants, vous pourrez alors contacter l’organisme certificateur et voir avec lui si un partenariat est possible avec votre organisme, afin de vous adosser à une certification existante. C’est une voie à explorer pour proposer des formations financées par le CPF. Cela ne nécessite pas de créer sa propre certification en déposant en dossier à France Compétences.

Quel est le code pour valider les savoir-faire des bénévoles ?

La plateforme EDOF, autrement dit la partie de Mon Compte Formation dédiée aux organismes de formation propose une assistance en ligne pour mener à bien vos démarches. Le terme exact est par ailleurs « l’exercice de missions de bénévolat et volontariat ».

Est-il possible d’être certifié Qualiopi avant de dispenser ma première formation ? 

La première étape pour devenir un organisme de formation, c’est de solliciter un Numéro de déclaration d’activité auprès de la Direccte sur la base, a minima, d’un premier projet de formation (en ayant un client).

La démarche Qualité, avec l’objectif de décrocher la certification Qualiopi peut s’engager si la demande de Numéro de déclaration est en cours. Qualiopi est ainsi accessible à un « jeune » organisme de formation, appelé « nouvel entrant ». Rappel : la certification Qualiopi n’est pas exigée pour vendre des formations de manière général, mais elle peut être un élément différenciant sur le marché de la formation. Qualiopi est obligatoire  si l’achat des formations repose sur un financement public ou paritaire.

Comment vendre une formation pour la première fois ? Sans Datadock ni Qualiopi.

Il y a une différence entre vendre et facturer. Ce qui vous est demandé pour obtenir votre Numéro de déclaration d’activité c’est votre programme de formation. Vous avez donc besoin d’un client potentiel, mais il n’est pas nécessaire d’avoir facturé votre première formation. Vous devez avoir déjà signé un contrat ou une convention de formation, ou un contrat de sous-traitance avec un autre organisme si vous êtes dans ce cas.

Rappel : pour vendre une formation à une entreprise de plus de plus de 50 salariés, vous n’avez pas besoin d’être certifié Qualiopi, dès lors qu’elle ne s’appuie sur aucun financement public ou paritaire.

A quoi correspondent les financements publics et paritaires ?

Il s’agit des financements assurés par les Opco (Opérateurs de compétences, nouveau nom des Opca), la Caisse des dépôts et consignations (pour le compte personnel de formation), l’État, les Régions, Pôle Emploi et l’Agefiph (réseau spécialisé sur le handicap).

Est-ce qu’un sous-traitant est obligé d’avoir un référencement DataDock ?

En tant que sous-traitant vous n’êtes pas obligé d’être référencé Datadock, ni demain Qualiopi, pour délivrer des prestations de formation. Seule la structure portant l’action de formation et donc la facturant doit répondre à cette exigence. On parle toujours de formations financées avec des demandes de prise en charge auprès de financements publics ou paritaires.

Important : le prestataire de formation certifié Qualiopi a la responsabilité d’évaluer les compétences de tous les intervenants et intervenantes en formation, quel que soit leur statut (salarié, formateur indépendant avec ou sans un Numéro de déclaration d’activité, formateur en portage salarial…).

Comment se faire certifier Qualiopi facilement ?

En ayant un Système de management Qualité documenté reflétant pleinement vos pratiques professionnelles quotidiennes.

Il ne faut pas se le cacher, se faire accompagner dans la préparation de cet audit, est un vrai plus. Vous pouvez demander l’avis sur ce point aux organismes de formation qui sont passés par l’une des deux voies : être accompagné ou se préparer tout seul.

De plus, nous nous permettons de l’évoquer, des outils de gestion informatique de votre organisme de formation, tel que Digiforma, allègent et automatisent fortement la mise en œuvre, de tous vos processus.

Pour un organisme de formation, les formateurs extérieurs sont-ils plutôt considérés comme des sous-traitants ou des prestataires de services ?

Le seul terme qui est « encadré » par les textes légaux est celui de « prestataire de formation ». Les prestataires de formation délivrent des actions concourant au développement des compétences : actions de formation, bilans de compétences, actions menant à une VAE et actions de formation par apprentissage (Article L-6313-1 du Code du Travail).

Ces prestataires d’actions concourant au développement des compétences sont concernés par la certification Qualiopi (Article L-6316-1 du Code du Travail).

Un sous-traitant d’un autre organisme de formation est un organisme de formation avec un Numéro de déclaration d’activité. Comme dit ci-dessus, il n’a pas l’obligation d’être certifié Qualiopi en tant que sous-traitant. Seule la structure portant l’action de formation, et donc la facturant à des acteurs publics ou paritaires a l’obligation d’être certifiée.

Important : le prestataire de formation certifié Qualiopi a la responsabilité d’évaluer les compétences de tous les intervenants et intervenantes en formation, quel que soit son statut (salarié, formateur indépendant, formateur en portage salarial…).

Quant au « formateur extérieur », c’est également un terme flou. Un formateur ou une formatrice peut exercer son activité de formation en disposant d’un Numéro de déclaration d’activité. Dans ce cas, c’est un prestataire de formation au même titre que tous ceux cités ci-dessus. Il est aussi possible d’exercer des interventions en formation en tant que salarié, formateur en portage salarial ou formateur salarié occasionnel.

Est-il possible de se faire financer en tout ou partie Qualiopi ?

Le financement du coût de l’audit est assumé par l’organisme de formation. Par contre, il existe des formations pour mettre en place un Système de management de la Qualité et préparer par Qualiopi. Elles sont finançables, pour certaines, grâce au compte personnel de formation. Vous pouvez les identifier sur la plateforme Mon Compte Formation.

Les formateurs indépendants (avec un Numéro de déclaration d’activité) bénéficient d’une part du compte personnel de formation pour se former et d’autre part des financements spécialisés du Fonds d’assurance Formation dont ils dépendent. Il s’agit principalement du FIF-PL (statut de professions libérales) et de l’Agefice.

Comment obtenir un Numéro de déclaration d’activité ?

La demande se fait auprès de la Direccte de son département.

À lire sur le site Digiforma : Comment déclarer son organisme de formation et obtenir un Numéro de déclaration d’activité ?

Combien de temps faut-il prévoir pour être certifié Qualiopi ?

Si votre Système de management Qualité existe d’ores et déjà, il faut le revisiter à l’aune du Référentiel national Qualité. Ce qui peut prendre plusieurs semaines a minima. Il faut ensuite compter le délai entre la prise de contact avec l’organisme certificateur, la date de l’audit et l’éventuelle gestion des non-conformités.

Si vous débutez en termes de démarche Qualité, prévoyez plusieurs mois de préparation. Vous pouvez cependant prendre contact avec un organisme certificateur pour planifier l’audit. Avoir une deadline et un rétro-planning est une bonne approche pour avancer dans sa démarche Qualité.

Quelles conséquences si l’on n’est pas Qualiopi en 2022 ?

Les conséquences concernent les prestataires de formation qui s’appuient sur les financements publics et paritaires (voir ci-dessus pour la liste complète). Les financements des Opco et ceux de la Caisse des dépôts et consignations (pour le CPF) en font partie. Important : le plan de développement des compétences des entreprises de moins de 50 salariés est financé par les Opco. Si vos clients mobilisent leur plan de développement de compétences, vous êtes concerné par la démarche Qualiopi.

Le plus simple est de demander à vos clients quelle est la nature de leur financement. Au  1er janvier 2022, tout ne va pas « s’arrêter » pour les organismes non certifiés. Vous pourrez engager la démarche de certification Qualiopi à tout moment, si vous en avez besoin en fonction de votre marché.

Comment choisir son organisme certificateur ?

Premier point, la certification Qualiopi est « unique », quel que soit l’organisme de certificateur qui la délivre. Ce sera juste écrit sur l’attestation Qualiopi « Certification délivrée par… » avec le nom de l’organisme certificateur.

Rappel chronologique, il existe des labels et certifications pour le secteur de la formation notamment ceux qui étaient inscrits sur la liste Cnefop. Pour ceux-là, le choix était stratégique, car les référentiels à respecter étaient différents des uns des autres. Un point peut induire en erreur. Certains organismes certificateurs ont des labels et certifications qui leur sont propres sont aussi organismes certificateurs pour Qualiopi. Les deux activités sont bien distinctes l’une de l’autre.

Avec Qualiopi. Il y a un seul et unique Référentiel national Qualité, pour la certification Qualiopi, qui s’appuie sur :

Ce sont les seuls textes de référence pour tous les organismes certificateurs réalisant des audits Qualité, quel que soit le nom de ce certificateur.

Comment devient-on consultant certifiant Qualiopi ? Y a-t-il une formation certifiante ?

Il y a deux choses distinctes :

  • Les auditeurs Qualiopi qui interviennent pour des organismes certificateurs.
  • Les consultants qui accompagnent à la démarche Qualiopi.

Pour les auditeurs et auditrices en charge de réaliser les audits, il n’y a pas de certification obligatoire à présenter. C’est l’organisme certificateur qui est responsable du recrutement de ses auditeurs, salariés ou indépendants. Par contre, les organismes certificateurs doivent respecter pour cela les règles posées par le Cofrac qui accréditent les organismes certificateurs.

Pour les consultantes et consultants qui accompagnent les prestataires de formation à la certification Qualiopi, il n’y a pas de certification obligatoire.

Peut-on être référencé par les OPCO juste avec un Numéro de déclaration d’activité ?

Le référencement DataDock mis en place par les Opco s’obtenait avec un Numéro de déclaration d’activité, en remplissant les attendus de DataDock. Le référencement DataDock disparaît au 1er janvier 2022.

Vous pourrez toujours intégrer les catalogues de formation des Opco pour les actions collectives engagées, notamment les actions de formation décidées par les branches professionnelles. Il ne s’agit pas cependant d’un référencement, au sens du DataDock. Pour intégrer ces catalogues, la certification Qualiopi sera demandée.

Comment valider les formations que l’on a suivi de manière autonome (sur Linkedin par exemple) ? 

Dans le critère n°5 du Référentiel, le conseil ici c’est de garder une trace de tout ce que vous pouvez suivre en ligne. Un tableau Excel avec le titre de la formation ou du tuto, la source, et le lien vers la vidéo ou le tuto, peut vous permettre de justifier de votre dynamique d’amélioration continue. Idéalement vous pouvez y ajouter une colonne sur ce que vous y avez appris et ce que cela a permis d’améliorer dans vos process ou vos formations.

Une formation via le CPF remplit-elle le critère de « formation des salariés tous les 6 ans » ?

Si la formation est engagée par le salarié de sa propre initiative, sans lien avec l’employeur : non. Cette formation ne remplit pas cette obligation à attester lors du bilan récapitulatif tous les 6 ans.

Lorsque le CPF s’inscrit dans une logique de CPF co-construit ou co-financé, la réponse n’est pas encore clarifiée. Nous abordons le sujet dans l’article ci-dessous.

Je suis sportif de haut niveau et je suis rémunéré sous forme de prime et frais de déplacement, comment puis-je bénéficier d’une aide à la formation ?

Tout dépend de votre statut. Si vous êtes travailleur non salarié, la réponse est ci-dessous.

Quels financements de formation pour les travailleurs non salariés (EI, EURL…) ?

L’accès au compte personnel de formation se passe depuis 2020 sur la plateforme commune Mon Compte Formation, comme pour tous les actifs. Auparavant, il fallait s’adresser en tant que travailleur non salarié au Fonds d’Assurance Formation dont on dépend (FIF-PL ou Agefice).

En vous connectant avec votre numéro de sécurité sociale, vous avez l’historique des droits acquis depuis 2018 si vous ne les avez pas encore mobilisés.

Important : vos droits à la formation ne se résument pas au compte personnel de formation. Les Fonds d’Assurance Formation, continuent, à gérer les financements des formations au regard des besoins des secteurs d’activité couverts par le FAF. Vous pouvez chaque année effectuer des demandes de prise en charge. À la différence du CPF, ces droits ne sont pas stockés d’une année sur l’autre. Le FAF a des critères de financement de ces actions, alignées sur les priorités du secteur d’activité.

Pour l’elearning : des vidéos et supports de formation peuvent-ils être validés comme formation certifiante (en suivant les critères Qualiopi) ?

Tout d’abord, il n’y a pas de critères Qualiopi qui permettent de rendre un parcours de formation certifiant. Proposer un parcours certifiant, c’est proposer un déroulé qui permet d’obtenir une certification à l’issue de la formation. Soit, vous avez une certification enregistrée au RNCP ou au Répertoire spécifique, soit vous vous adossez à une certification existante. Les demandes d’enregistrement d’une certification se font auprès de France Compétences. La mise en place d’un partenariat avec une certification existante se fait en prenant contact directement avec la structure qui porte cette certification.

Second point. Dans les objectifs fixés par Qualiopi, vous avez des critères supplémentaires à remplir si vous proposer des parcours certifiants. Mais ce n’est pas la certification Qualiopi qui vous permet de proposer des formations finançables par le CPF.

Ensuite, quelle que soit l’organisation d’un parcours à distance, et quels que soient, les supports, il est reconnu comme une action de formation s’il intègre un accompagnement pédagogique. C’est à dure qu’un intervenant assure du tutorat. On peut le contacter pour lui poser des questions, il y a des échanges en direct, en individuel ou en collectif.

En 2022, faut-il obligatoirement avoir Qualiopi pour continuer à proposer des formations financées par le CPF ou des bilans des compétences ?

Qualiopi sera nécessaire pour toutes les formations reposant sur un financement CPF, car c’est la Caisse des dépôts et consignations qui gère ce financement public.

Pour les bilans de compétences : Qualiopi sera nécessaire si le bilan financé par un acteur public ou paritaire (et donc pour les entreprises de moins de 50 salariés). Ce ne sera pas nécessaire s’il est financé sur le plan de développement des compétences de l’entreprise sur ses fonds propres.

Les sous-traitants de mon OF doivent-ils avoir obligatoirement un Numéro de déclaration d’activité ?

La réponse est subtile et nécessite pour autant une clarification.

  •  Tout d’abord, il faut relire les articles Code du travail de L6351-1 à L6351-8 : “Toute personne qui réalise des prestations de formation professionnelle continue au sens de l’article L. 6313-1 dépose auprès de l’autorité administrative une déclaration d’activité, dès la conclusion de la première convention de formation professionnelle ou du premier contrat de formation professionnelle, conclus respectivement en application des articles L. 6353-2 et L. 6353-3. L’autorité administrative procède à l’enregistrement de la déclaration sauf dans les cas prévus par l’article L. 6351-3.”
  • Il y a des situations particulières pour des intervenants “ponctuels”. Il n’y a pas de texte (à notre connaissance), mais une “doctrine” rappelée par Stéphane Rémy, Sous-directeur des politiques de formation et du contrôle à la Délégation Générale à l’Emploi et à la Formation Professionnelle (DGEFP) : “Par doctrine, on a rappelé que parfois, lorsqu’il s’agissait simplement d’une expertise, qu’on n’allait pas exiger de tous les avocats de France et de Navarre de déclarer une activité de formation s’il n’était que dans cet apport-là. Il faut donc qu’on reste pragmatique par rapport à ces situations qui peuvent se rencontrer, mais la règle n’a jamais eu pour effet d’empêcher l’accès à la déclaration d’activité et les conséquences aussi que cela peut avoir, notamment en matière d’exonération de TVA. Par conséquent, lorsqu’on réalise une prestation de formation, quel que soit son positionnement, on doit déclarer son activité”. Cette prise de parole est extraite de la page 15 du compte-rendu du webinar ”Certification QUALIOPI : Faisons le point avec la DGEFP » organisé le 9 juillet 2020 par le cabinet de conseil CFS+). Le document complet est ici : https://www.cfsplus.fr/le-point-sur-qualiopi-avec-stephane-remy-de-la-dgefp-verbatim-du-webinaire-du-9-juillet-2020/
  • Et n’oublions pas que le métier de formateur/formatrice peut s’exercer sous le statut de salarié. Un numéro de déclaration d’activité n’est pas demandé par exemple pour :
  1. Les salariés permanents des organismes de formation.
  2. Les formateurs/formatrices en portage salarial lorsqu’ils bénéficient du numéro de déclaration de leur société de portage salarial.
  3. Les formateurs occasionnels salariés “dont l’activité n’excède pas 30 jours civils par an au sein de l’entreprise ou de l’établissement”. Le statut est détaillé ici sur le site de l’Urssaf : https://www.urssaf.fr/portail/home/taux-et-baremes/assiettes-forfaitaires-et-franch/le-formateur-occasionnel.html

Conseil en visibilité, notoriété et attractivité des acteurs de la formation professionnelle et des RH. D’abord journaliste pour la presse spécialisée RH et Formation, je co-construis maintenant avec les prestataires RH leur prise de parole pour que celle-ci révèle et démontre leur expertise. Ce qui fait la différence doit pouvoir s’exprimer clairement.

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