Entretien annuel d’évaluation : les points clés à connaître pour le réussir haut la main

L’entretien annuel d’évaluation est un exercice souvent redouté. Pourtant, il est nécessaire afin de pouvoir établir le bilan de l’année écoulée, entre le manager et le salarié. Quels sont les objectifs essentiels de cette rencontre ? Comment la préparer ? Quels sujets aborder ? Découvrez nos conseils pour tirer le meilleur parti de l’entretien annuel d’évaluation.

Entretien annuel et entretien professionnel : des rendez-vous aux ambitions bien distinctes

L’entretien annuel et l’entretien professionnel sont souvent confondus. Commençons par clarifier les tenants et les aboutissants de ces deux moments d’échange qui n’ont ni les mêmes intentions, ni la même temporalité.

Bien comprendre l’objectif de l’entretien annuel

L’entretien annuel d’évaluation, comme son nom l’indique, est un rendez-vous au cours duquel le manager et le salarié font le bilan du travail accompli et des performances de l’année. Mais pas seulement : c’est également l’occasion de faire le point sur les qualités du collaborateur, ses axes de progrès, ainsi que ses perspectives d’évolution professionnelle.
L’ambition de l’entretien d’évaluation, au-delà de dresser un compte-rendu de l’année, est d’agir comme un véritable levier de performance et de motivation pour le salarié. Pour y parvenir, les maîtres-mots de l’entretien doivent être : écoute active et bienveillance. Le manager ne doit pas être dans le jugement du collaborateur, mais dans la co-construction d’un dialogue constructif avec lui.
L’entretien professionnel est quant à lui exclusivement ciblé sur l’évolution professionnelle du salarié et l’identification de ses besoins en formation : information sur la VAE, sur le compte personnel de formation (CPF), son activation et les possibilités de financement de formation par l’entreprise, etc. Au cours de l’entretien professionnel, il n’est donc aucunement question de l’évaluation du travail effectué par le salarié.
Pour rappel, l’entretien professionnel est une obligation légale qui doit avoir lieu tous les 2 ans.

Obligatoire ou facultatif ? Ça dépend des cas !

L’entretien annuel d’évaluation n’est pas imposé par le Code du Travail. Il est facultatif, sauf si la convention collective applicable dans l’entreprise l’impose. Dans ce cas, l’employeur est tenu de le faire passer à tous les salariés de l’entreprise.
Important : avant de mettre en place un système d’évaluation annuel au sein de l’entreprise, il est obligatoire de consulter le CSE.

Entretien d’évaluation annuel : mode d’emploi, étapes par étapes

Même s’il n’existe pas de mode d’emploi à suivre obligatoirement, il est tout de même recommandé de dessiner les grandes lignes à suivre concrètement pour réussir la conduite d’un entretien annuel d’évaluation.
Bonus : on vous partage 5 conseils pour améliorer l’efficacité de vos entretiens annuels dans notre article dédié !

Prendre le temps de se préparer en amont

Un entretien annuel réussi passe par une bonne préparation :
C’est vrai pour le manager aussi bien que pour le collaborateur évalué, afin que l’échange soit le plus constructif possible. Il est donc important de prévenir le salarié suffisamment à l’avance de la date de l’entretien, ainsi que des méthodes et techniques d’évaluation professionnelles retenues. Deux semaines est un minimum.

La grille d’évaluation utilisée pour préparer l’entretien annuel doit être neutre et transparente. Elle doit reposer sur des critères d’évaluation objectifs et non discriminatoires (aucun d’eux ne doit tenir compte du genre, de la religion, ou de l’état de santé par exemple). Il est recommandé de partager cette grille avec le collaborateur, afin qu’il puisse s’auto-évaluer en tenant compte des mêmes critères que vous.

En amont de l’entretien, vous pouvez réfléchir aux points forts du collaborateur, ainsi qu’à ses axes de progression. Il vous faudra naturellement reprendre les objectifs fixés pour l’année afin de faire le point sur ce qui a été atteint, ou non.

Savoir quels sujets aborder

Maintenant que les objectifs de l’entretien annuel sont clairs, les thèmes qui peuvent y être abordés couleront de source. On peut notamment citer : la performance du salarié à son poste de travail, son développement professionnel, ses compétences et ses souhaits de formation.
Pour instaurer un climat de confiance et d’écoute, voici quelques conseils pratiques :
Éviter les questions fermées : elles ne laissent pas la place au collaborateur pour s’exprimer librement.

Ne pas poser des questions dont la réponse implique un jugement : il faut rester dans l’objectivité.

Personnaliser l’entretien pour chacun de vos collaborateurs : même si la trame globale des entretiens sera proche, elle ne peut être qu’un simple copier/coller d’un salarié à l’autre.

Prioriser les sujets abordés : vouloir tout aborder en un seul entretien peut rapidement le transformer en échange à rallonge, qui finira par être contre-productif. La fixation des objectifs et la rémunération doivent faire l’objet d’entretiens dédiés.

Garantir la confidentialité des informations échangées pendant l’entretien : choisissez un espace à l’abri des oreilles indiscrètes, où le collaborateur pourra s’exprimer librement. Si des données personnelles sont collectées au cours de l’entretien, celles-ci doivent faire l’objet d’une protection respectant le règlement général de protection des données (RGPD).

L’entretien annuel se conclut… : et après ?

Toujours terminer sur une note positive

Prenez le réflexe de conclure l’entretien annuel sur une note positive :
faites le bilan de l’entretien ;
résumez les bonnes performances de l’année du salarié ;
rappelez les engagements pris pour l’année ou le semestre à venir ;
demandez à votre collaborateur s’il a des questions.
L’idée est de s’assurer que le message a été compris, tout en rappelant une fois encore au salarié qu’il est écouté. Même lorsque des critiques ont dû être formulées, l’objectif n’est pas de démoraliser le salarié bien au contraire, mais plutôt de le rebooster pour la suite.

Prévoir des actions à l’issue de la discussion

En général, à l’issue de l’entretien annuel, l’employeur remet un compte-rendu écrit au salarié. Celui-ci peut le signer, ou non, s’il estime que le compte-rendu ne reflète pas l’essence de l’entretien. Il peut également émettre des réserves avant de le signer.
Les engagements pris lors de l’entretien annuel doivent être tenus (formation, mise à disposition d’un logiciel spécifique, promotion, etc.) : c’est absolument indispensable pour garder intactes la confiance et la motivation des salariés. Il est donc important que le manager assure un suivi au fil de l’année. Un point d’étape peut être fixé en cours d’année au besoin.
Les entretiens annuels ne servent pas uniquement au collaborateur et son manager mais répondent à des enjeux de performance de l’entreprise. Raison pour laquelle il est indispensable de réaliser une analyse globale. Quelles sont les compétences clés présentes dans l’entreprise ? Quelles sont les compétences trop rares ou encore les manques ? Dresser le bilan de la campagne d’entretiens annuels permettra d’orienter au mieux le plan de formation de l’année, les futurs recrutements, etc.