Bilan pédagogique et financier : c’est parti ! Un BPF en 2023 pour qui, pourquoi et comment ?

En 2023, c’est entre le 3 avril et le 31 mai que le bilan pédagogique et financier (BPF) de votre structure de formation professionnelle doit être transmis. Nous zoomons dans cet article sur les questionnements et flous à lever avant de se plonger dans le remplissage du document ligne à ligne.

Dans cet article :

• Au fait, pourquoi un bilan pédagogique et financier (BPF) chaque année ?
• Oui ! Un BPF pour toutes les structures avec un NDA
• Et vous ? Êtes-vous dans les clous ?
• Quatre points pratiques 

Au fait, pourquoi un bilan pédagogique et financier (BPF) chaque année ?

Le numéro de déclaration d’activité (NDA) délivré à la création d’un organisme du champ de la formation professionnelle est comme une « permission » accordée par l’administration après étude de son dossier administratif.

C’est a posteriori, et tous les ans, que les services de l’État contrôlent que les prestations délivrées correspondent bien à des actions entrant dans le champ de la formation professionnelle.

En 2021 :

• 83 504 bilans pédagogiques et financiers ont été réceptionnés.
• 9 479 caducités de déclarations d’activité ont été prononcées pour défaut de transmission du BPF.
• 9 713 bilans pédagogiques et financiers indiquaient un exercice sans activité de formation professionnelle.

Oui ! Un BPF pour toutes les structures avec NDA

Un bilan pédagogique et financier est transmis chaque année par les prestataires délivrant des actions concourant au développement des compétences (OPAC). Un OPAC ne peut pas délivrer des prestations de formation professionnelle sans disposer d’un numéro de déclaration d’activité (NDA) valide. Autrement dit, un OPAC = un NDA valide = un BPF transmis chaque année.

1. BPF pour tous les OPAC quelle que soit l’action concernée

Le bilan pédagogique et financier est transmis chaque année par tous les organismes délivrant une ou plusieurs catégories d’actions concourant au développement de compétences (Article L.6313-1 du Code du travail) :

• Les actions de formation
• Les bilans de compétences
• Les actions permettant de faire valider les acquis de l’expérience
• Les actions de formation par apprentissage.

2. Quel que soit leur « petit nom »

Dans le monde réel de la formation professionnelle, le terme OPAC n’a cependant pas remplacé toutes les autres dénominations des structures de la formation professionnelle.

• Organisme de formation.
• Formatrice/Formateur indépendant (avec un SIRET et un NDA).
• Société de portage salarial avec un NDA.
• Structure de l’enseignement supérieur avec des parcours relevant de la formation professionnelle.
• Organisme de formation « interne » (avec un NDA) facturant d’autres entreprises.
• Association avec une activité de formation.
• Centre de bilan de compétences.
• Centre de VAE.
• Centre de formation par apprentissage (CFA) public ou privé.
• CFA d’entreprise.

2. Quel que soit leur statut juridique

L’envoi d’un BPF chaque année concerne :

• Les structures publiques comme les structures privées.
• Les entreprises avec un NDA quel que soit le statut : association, entreprise individuelle (dont micro-entreprise), sociétés unipersonnelles (SASU, EURL), SARL, SAS, etc.

3. Quel que soit le volume d’activité de formation professionnelle

L’envoi d’un BPF chaque année concerne chaque OPAC :

• Dès lors qu’une seule action du champ la formation professionnelle a été délivrée.
• Quelle que soit la part des activités de formation professionnelle dans le chiffre d’affaires global.

4. Que l’OPAC soit certifié Qualiopi ou pas

L’envoi d’un BPF chaque année concerne :

• Les structures de formation disposant d’une certification Qualiopi.
• Les structures de formation sans certification Qualiopi.

5. Qu’il y ait ou non un contrat de sous-traitance

Le sous-traitant comme le donneur d’ordre renseignent les données relatives aux actions faisant l’objet d’un contrat de sous-traitance dans leur BPF respectif.

• Pour les actions réalisées en tant que sous-traitant : vous remplissez le cadre G.
• Pour les actions sous-traitées en tant que donneur d’ordre : vous renseignez le cadre F.

6. Pas de NDA, pas de BPF

Seules les entités juridiques (avec un numéro de SIRET) peuvent disposer d’un NDA. Ce n’est donc pas le cas des formateurs qui exerce une activité de formation avec un statut de salarié pour une structure disposant d’un numéro de déclaration d’activité (NDA).

• Les formatrices et formateurs salariés d’une structure de formation professionnelle.
• Les formateurs qui interviennent ponctuellement pour une structure de formation professionnelle avec le cadre juridique de « formateur occasionnel » qui correspond à une rémunération en salaire.
• Les formateurs qui exercent leur activité avec le statut de salarié porté lorsque la société de portage salarial dispose d’un numéro de déclaration d’activité valide.

6. Simple mention des prestations hors formation professionnelle dans le BPF

Rappelons-le également. Certaines structures de formation professionnelle délivrent des prestations concourant au développement des compétences ainsi que des prestations hors formation professionnelle, comme par exemple le conseil aux entreprises. Seules les données des actions de la formation professionnelle sont renseignées en détail dans le BPF. Par contre, le BPF mentionne (éventuellement) le montant du chiffre d’affaires global de la structure pour calculer le pourcentage que représentent les activités de formation professionnelle.

Et vous ? Êtes-vous dans les clous ?

1. Activité de formation professionnelle au titre du dernier exercice comptable

✅  BPF transmis et sans anomalies

C’est le scénario idéal et, fort heureusement, c’est le plus fréquent pour la grande majorité des structures de la formation professionnelle. En cas de doute ou d’interrogations sur les données à renseigner, contactez les services des Dreets et de la Driets, voir ci-dessous, qui ont comme mission officielle de renseigner les acteurs de la formation professionnelle.

🔴  BPF transmis avec des incohérences, anomalies ou irrégularités

Les irrégularités identifiées par les services de l’État peuvent déclencher un contrôle administratif et financier de votre structure. C’est pour lutter contre les fraudes que les SRC (service régional de contrôle de la formation professionnelle) ont été créées. Cette décision a été notamment déclenchée par le rapport annuel 2017 de la Cour des comptes qui a souligné l’incapacité de l’État à « évaluer la fraude et son impact financier ». Un contrôle peut mener à l’annulation de la déclaration d’activité à l’issue d’une procédure contradictoire prévue par le Code du travail (Article L.991-8).

🔴  BPF non transmis

• La déclaration d’activité devient caduque.
• La non-transmission du BPF par méconnaissance des dispositions légales est punie d’une amende de 4 500 euros.
• Lorsqu’une fraude intentionnelle est juridiquement attestée, les sanctions pénales sont alourdies avec des peines d’emprisonnement en cas de récidive.

2. Pas d’activité de formation professionnelle au titre du dernier exercice comptable

La transmission du BPF est obligatoire même si la structure de formation professionnelle n’a pas délivré d’actions sur le dernier exercice comptable.

✅  BPF transmis avec un chiffre d’affaires à zéro pour la formation professionnelle

Comme indiqué ci-dessus, 9 713 OPAC ont transmis en 2021 un BPF avec la mention « néant », indiquant qu’aucune activité de formation professionnelle n’a été délivrée.

• Avec un chiffre d’affaires à zéro dans le BPF, la déclaration d’activité devient caduque.
• Pour reprendre ultérieurement une activité de formation professionnelle, une nouvelle demande de numéro de déclaration d’activité sera nécessaire auprès de la Dreets/Driets.

🔴  BPF non transmis après un exercice comptable sans action de formation professionnelle.

• La déclaration d’activité devient caduque.
• La non-transmission du BPF est punie d’une amende de 4 500 euros.
• Une nouvelle demande de numéro de déclaration d’activité sera nécessaire, mais beaucoup plus délicate.

3. Que se passe-t-il lorsque la déclaration d’activité devient caduque ?

• Il est illégal d’organiser et de commercialiser des actions de formation professionnelle.
• L’organisme est supprimé de la liste publique des organismes de formation professionnelle accessible sur le site Data.gouv.fr.
• Les offres de formation présentes sur la plate-forme Mon Compte Formation sont retirées et l’organisme peut être déréférencé.
• La certification Qualiopi associée au NDA est invalidée.
• L’exonération de TVA spécifique à la formation professionnelle (lorsqu’elle a été choisie) est annulée.
• L’accès aux financements publics et paritaires est évidemment exclu.

Quatre points pratiques

1. Transmission électronique ou formulaire imprimé

• La télétransmission se déroule sur le site Mon Activité Formation. Si les sommes additionnées présentent des erreurs de calcul, l’outil vous indique de recommencer.
• Une transmission au format papier reste possible en l’adressant à la Dreets ou la Driets.

2. Documents comptables toujours obligatoires, mais non transmis

• Les documents comptables (compte de résultat, bilan, annexe) n’ont plus à être transmis en même temps que le BPF.
• Les obligations comptables restent pour autant les mêmes. Ces documents peuvent être exigés par l’administration en cas de contrôle (Article L.6352-11).

3. Besoin d’informations : contacter les SRC au sein des Dreets / de la Driets

Mission de contrôle. Les services régionaux de contrôle de la formation professionnelle (SRC) exercent, comme son nom l’indique un contrôle administratif et financier sur les actions concourant au développement des compétences (formation, bilans de compétences, VAE et apprentissage).

Mission d’information. Les SRC ont également comme mission de renseigner les acteurs du secteur sur la réglementation en matière de formation professionnelle, notamment sur le bilan pédagogique et financier annuel.

Retrouvez dans le lien ci-dessous, région par région : le numéro de téléphone direct du service en charge de renseigner les acteurs de la formation professionnelle, les horaires de permanence téléphonique et les emails dédiés aux questions liées au BPF.

4. Données du BPF et durée de l’audit de Qualiopi

La ligne du BPF intitulé « Total des produits réalisés au titre de la formation professionnelle » correspond au montant du chiffre d’affaires pris en compte par l’organisme certificateur pour le calcul de la durée de l’audit Qualiopi (Arrêté du 6 juin 2019 relatif aux modalités d’audit associées au référentiel national).

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Contacts, documents et conseils

• Les adresses emails et numéros de téléphone des services régionaux de contrôle de la formation professionnelle (SRC).
• Le Guide Centre Inffo (accès libre) : Remplir le bilan pédagogique et financier – Mode d’emploi (édition 2023)
• La plate-forme Mon Activité Formation pour télétransmettre le BPF.
• Le Mode d’emploi de saisie du BPF sur la plate-forme Mon Activité Formation (Version 01/04/2022).
• Le formulaire Cerfa N° 10443*16 « Le bilan pédagogique et financier retraçant l’activité de dispensateur de formation professionnelle ».
• La Notice explicative du bilan pédagogique et financier (document Cerfa N° 50199# 15).

Mémo : Dreets, Driets, SRC et ex-Direccte

• Dreets : Directions régionales de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités.
• Driets : Direction régionale et interdépartementale de l’économie, de l’emploi, du travail et des solidarités (Île-de-France).
• SRC : Service régional de contrôle de la formation professionnelle.

Les Dreets et la Driets sont des administrations déconcentrées de l’État. Elles ont pris la relève des Direccte (Direction régionale des entreprises, de la concurrence, de la consommation, du travail et de l’emploi) notamment pour les compétences de régulation du système de la formation professionnelle et de l’apprentissage et de contrôle des acteurs de la formation professionnelle. Au sein des Dreets et de la Driets, le SRC (Service régional de contrôle de la formation professionnelle) a une mission de contrôle, mais aussi, c’est moins connu, d’informations auprès des acteurs de la formation professionnelle.

Les études et rapports

• Annexe au projet de loi de finances 2023 à télécharger sur le site de la DARES.
• Bilan des services régionaux de contrôle 2021 à télécharger sur le site du Ministère du travail.
• Rapport public annuel 2017 de la Cour des comptes (Tome I – La formation professionnelle continue des salariés : construire une politique de contrôle et de lutte contre la fraude)

Les textes de référence

Article L.6352-11 du Code du travail : « Une personne qui réalise des actions entrant dans le champ de la formation professionnelle défini à l’article L. 6313-1 adresse chaque année à l’autorité administrative un document retraçant l’emploi des sommes reçues et dressant un bilan pédagogique et financier de leur activité. Sur demande des inspections compétentes, le bilan, le compte de résultat et l’annexe du dernier exercice clos sont transmis par l’organisme de formation ».

Article R.6352-22 : « Le bilan pédagogique et financier prévu à l’article L. 6352-11 indique :

1. Les activités de formation conduites au cours de l’exercice comptable ;
2. Le nombre de stagiaires et apprentis accueillis ;
3. Le nombre d’heures de formation suivies par les stagiaires et les apprentis, ainsi que le nombre d’heures de formation dispensées, en fonction de la nature, du niveau, des domaines et de la durée des formations ;
4. La répartition des fonds reçus selon leur nature et le montant des factures émises par le prestataire ;
5. Les données comptables relatives aux prestations de formation professionnelle ».

Article L.6351-7-1 du Code du travail : « La liste des organismes déclarés dans les conditions fixées au présent chapitre et à jour de leur obligation de transmettre le bilan pédagogique et financier mentionné à l’article L. 6352-11 est rendue publique et comporte les renseignements relatifs à la raison sociale de l’organisme, à ses effectifs, à la description des actions de formation dispensées et au nombre de salariés et de personnes formées.

Article L.6351-6 Code du travail : « La déclaration d’activité devient caduque lorsque le bilan pédagogique et financier prévu à l’article L. 6352-11 ne fait apparaître aucune activité de formation, ou lorsque ce bilan n’a pas été adressé à l’autorité administrative ».

Article L6355-15 du Code du travail : « Le fait de réaliser des actions entrant dans le champ de la formation professionnelle continue sans adresser à l’autorité administrative le document retraçant l’emploi des sommes reçues et dressant le bilan pédagogique et financier de son activité, le bilan, le compte de résultat et l’annexe du dernier exercice clos, en méconnaissance des dispositions de l’article L. 6352-11, est puni d’une amende de 4 500 euros.

Article L.6361-2 : « L’État exerce un contrôle administratif et financier sur (…) les activités en matière de formation professionnelle conduites par (…) les organismes chargés de réaliser tout ou partie des actions mentionnées à l’article L. 6313-1. »

Article L.6355-23 : « La condamnation aux peines prévues aux articles L. 6355-1 à L. 6355-22 peut être assortie, à titre de peine complémentaire, d’une interdiction d’exercer temporairement ou définitivement l’activité de dirigeant d’un organisme de formation professionnelle. Toute infraction à cette interdiction est punie d’un emprisonnement de deux ans et d’une amende de 15 000 euros. En outre, en cas de récidive, la juridiction peut, pour l’application des peines prévues aux articles L. 6355-16 et L. 6355-17 ainsi qu’au deuxième alinéa du présent article, ordonner l’insertion du jugement, aux frais du contrevenant, dans un ou plusieurs journaux.