E-learning, Réforme Formation

Comment ils ont continué à former pendant le confinement ? Des organismes de formation témoignent.

Comment poursuivre son activité de formation alors qu’un confinement a été décrété par le gouvernement et que le pays est touché par une importante crise sanitaire ? Quels mécanismes mettre en œuvre pour former ses apprenants, proposer une offre de formation adaptée à leurs besoins et à leurs attentes ? Disposer de “bons” outils digitaux est-il suffisant pour former à distance ?

Pour répondre à ces questions, nous avons souhaité interroger des organismes de formations et des formateurs indépendants issus de secteurs d’activité très diversifiés. Découvrez leurs témoignages dans cet article.

Quelles formations proposez-vous et dans quel secteur d’activité intervenez-vous ?

Arnaud Bourhis, directeur de AB formations : AB formation est un centre de formation basé sur l’île de la Réunion. Nous intervenons principalement dans le secteur du transport incluant le transport de voyageurs et de marchandises et dispensons exclusivement des formations d’enseignement supérieures. Notre centre de formation compte deux collaborateurs.

Aujourd’hui, nous formons environ une vingtaine de stagiaires par mois et ce chiffre devrait augmenter dès le mois de septembre. Dans ce secteur, il existe des diplômes obligatoires pour les personnes qui souhaitent diriger une entreprise de transport ou devenir transporteur routier ou dans le cadre de la livraison de marchandises. En effet, ces actifs doivent être détenteurs de « l’attestation de capacité professionnelle ». Notre organisme de formation permet de la préparer. De plus, nous proposons deux titres professionnels dans le transport routier qui sont inscrits au RNCP.

Sandra Bocciolini, fondatrice de Dig It : Dig It est un organisme de formation spécialisé dans le secteur informatique qui intervient plus précisément dans le domaine de l’infrastructure . Entre autre, nous proposons des formations constructeurs / éditeurs Cisco, Azure, Checkpoint, Stormshield, Palo Alto, des formations cybersécurité, méthodologie..

Nous employons principalement des instructeurs qui sont également consultants de terrain et possèdent une expérience solide de terrain. Nous formons une centaine de salariés par an, 70% d’entre eux sont salariés et 30% sont des indépendants qui souhaitent monter en compétences sur ce domaine d’expertise.

Dominique Vasseur, formatrice indépendante en PAO et web marketing : je suis formatrice indépendante et propose mes services dans différents domaines : la PAO (Photoshop, illustrator, InDesign, gimp), dans la création de sites internet WordPress, en HTML, CSS, référencement naturel et community management. Je travaille avec différents organismes de formation et forme chaque année entre 150 à 200 individus. Je privilégie les petits groupes aussi bien pour des formations en présentiel qu’à distance. Mes apprenants peuvent être salariés d’entreprises, demandeurs d’emploi ou professionnels souhaitant acquérir de nouvelles compétences.

Dario Mulloni, responsable formation chez Sergic et animateur d’ Immocampus, organisme de formation interne : Sergic est une société d’administration de biens -dont l’offre de service comprend la copropriété, la gestion locative et les transactions immobilières. L’entreprise, dont le siège social est situé à Wasquehal, compte plus de 700 collaborateurs. Immocampus est l’organisme de formation interne que nous avons relancé cette année. Pour exercer notre activité, nous sommes dans l’obligation d’être détenteur de la carte professionnelle qui ne peut être obtenue qu’au terme d’une formation.

Depuis le début de cette année, nous avons formé près de 600  collaborateurs sur une quarantaine de modules. Notre catalogue de formation interne comprend des offres sur les outils internes, la réglementation, les sujets métiers etc .

Caroline Dufour, responsable administrative et pédagogique chez Anim&com consultant : Anim&Com consultant est un organisme de formation spécialisé dans les domaines de l’animation, du médico-social et du social. Nous proposons également des formations en informatique et en management inclusif (respect de l’égalité homme/femme, respect de la diversité). Nous sommes également signataires de la charte de la diversité et nous sommes labellisés égalité professionnelle entre les femmes et les hommes et diversité par l’AFNOR.

Historiquement, nos clients sont des crèches, écoles, collèges et lycées. Cependant, depuis quelques mois, nous organisons également des formations à destination des entreprises issues du secteur la restauration. Ces structures sont à la recherche de formations en gestion du stress et gestion du temps.

Évelyne Frugier, formatrice indépendante en fitness :  je suis formatrice dans le secteur du fitness et je suis à mon compte depuis 2000. Mon catalogue est composé exclusivement de formations professionnelles continues et s’adresse à des personnes qui détiennent déjà des diplômes sportifs et qui souhaitent acquérir des compétences dans leur métier ou se former à de nouvelles disciplines telles que le Pilates. Depuis quelques mois, je propose mes formations en fitness et Pilates dans le secteur du bien-être dans les hôtels de luxe ou les SPA.

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Pouvez-vous nous dire comment s’organisaient vos sessions de formation avant le confinement ?

 Arnaud Bourhis : avant le confinement, nous formions exclusivement en présentiel. Personnellement, je ne voyais pas l’intérêt de la formation e-learning et je me montrais même très sceptique quant à l’utilisation d’un logiciel de gestion de la formation. Toutefois, j’avais conscience que les formations en ligne seraient un jour ou l’autre plébiscitées par nos clients et j’avais à ce titre eu quelques demandes de directeurs de structures dans le secteur du transport qui souhaitaient se former à distance en raison d’un emploi du temps trop chargé.

Sandra Bocciolini : avant le confinement, plus  de la moitié de notre catalogue de formation était proposé en distanciel. Notre organisme de formation est en effet équipé et nos consultants formateurs ont la possibilité de se connecter à une plateforme Cisco baptisée « WebexBoard  » afin de réaliser les modules de formation à distance.Le fait de travailler dans un secteur technologique nous a éminemment incités à proposer des formations à distance. Les formations en ligne constituent un argument de vente dans notre secteur et nous permettent de nous différencier de nos concurrents dont la taille est plus importante. Les formations en ligne nous ont permis de cibler de nouveaux clients qui sont dispersés géographiquement (nos sites de formations sont basés à Paris ou à Sophia  Antipolis)  où des clients qui sont déjà en poste et ne peuvent se libérer du temps de formation sur leur temps de travail  C’est ainsi qu’en 2019, nous avons investi pour nous équiper d’une plateforme de visio conferencing haut de gamme CISCO WebexBoard.

Nous avons toujours fait le choix de proposer le même catalogue de formation à distance qu’en présentiel. Les seules formations qui demeurent en présentiel sont celles nécessitant la présence d’un auditeur sur place.

Dominique Vasseur : avant le confinement, toutes mes formations avaient lieu en présentiel. Par ailleurs, j’ai toujours privilégié des petits groupes d’apprenants composés de 5 à 6 personnes. Ce format est davantage adapté à l’apprentissage de nouvelles technologies et m’a permis d’individualiser les parcours de formations de mes stagiaires.

Mes clients, qui sont des organismes de formation répartis géographiquement dans toute la France métropolitaine étaient réfractaires aux formations à distance. J’avais tout de même testé cela il y’a deux ans et j’avais conçu une formation en e-learning dans le cadre de l’obtention d’une qualification professionnelle. J’étais donc déjà ouverte à ce sujet et j’avais déjà compris l’importance de digitaliser mon offre de formation.

Dario Mulloni : avant la crise du COVID, Immocampus  proposait exclusivement des formations en présentiel. Par ailleurs, nous n’avions pas d’outils dédiés à la gestion de nos formations et tout était piloté de manière assez « artisanale » en fonction des besoins des collaborateurs de notre société. À titre d’exemple, toute la gestion de notre formation était réalisée sur Excel. Nous faisions également appel à des prestataires externes pour la gestion de formations en  management  ou liées à certains aspects réglementaires de notre métier. En termes de formation e-learning, avant le confinement, nous proposions uniquement un module de formation dédié à la thématique du RGPD qui était hébergé chez un prestataire externe qui nous avait vendu le module clé en main.

Caroline Dufour : avant le confinement, toutes nos formations étaient proposées en présentiel et certaines en blended-learning. Notre catalogue contenait toutefois certaines formations en e-learning qui étaient réalisées par un prestataire externe. 

Evelyne Frugier : tout mon catalogue de formation était proposé en présentiel. Je pressentais toutefois l’importance du e-learning dans un secteur d’activité où ce type d’offres est très développé. Même si je n’avais pas conçu de formations à distance,  j’avais tout de même filmé plusieurs vidéos de Pilates que je vendais à des entreprises du secteur.

Dans mon métier, la formation à distances soulève d’importantes problématiques. Comme il s’agit avant tout d’exercices physiques , il est important de pouvoir suivre et corriger ses apprenants afin qu’ils puissent réaliser correctement les exercices sans se blesser. Le formateur doit donc anticiper les consignes.

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Quelles formations avez-vous proposées à vos apprenants pendant le confinement ? 

Arnaud Bourhis : nous avons transformé notre catalogue de formation présentiel en e-learning. Par ailleurs, pendant le confinement, j’ai proposé des sessions de formation complémentaires et gratuites afin d’accompagner mes apprenants.

Sandra Bocciolini : pendant le confinement, nous avons à la fois transformé nos formations présentielles en formations à distance et conçu de nouveaux parcours entièrement en e-learning. Ainsi, en à peine une dizaine de jours, nous avons développé notre propre boutique en ligne sur notre site internet afin de permettre à nos clients d’acheter directement leurs formations. Aujourd’hui, près de 80°% de notre catalogue de formation est proposé à distance. 

Par ailleurs, nous avons augmenté le nombre de formations proposées dans notre catalogue de près de 50%. Je considère aujourd’hui que ce choix s’imposait et n’était pas forcément lié à l’actualité ni à la crise sanitaire. Nous devons faire preuve de flexibilité et d’agilité et transformer notre façon de travailler si nous souhaitons continuer à vendre nos formations et pérenniser notre activité.

Dominique Vasseur : les formations que j’ai dispensées pendant le confinement ont été financés grâce au dispositif FNE-Formation. En effet, toutes mes formations en présentiel ont été annulées et certaines ont même été reportées à la rentrée prochaine. Parmi les offres de formation que j’ai proposées figuraient des formations en Office 365, mais également en PAO (Indesign, Photoshop) ou en webmarketing (communication sur LinkedIn notamment).

Dario Mulloni : la période de confinement a été extrêmement riche en matière de conception pédagogique. En effet, nous avons pu mobiliser nos experts internes, d’ordinaire très sollicités, pour déployer une offre de formation en visioconférence. Nous avons également intégré ces conférences dans des séquences e-learning afin de proposer à la fois des formations synchrones et asynchrones. Nous avons également acquis un outil de conception de module SCORM (I-spring Suite) afin de proposer une offre de formation en autoformation.

Caroline Dufour : le confinement nous a amené à proposer l’ensemble de nos formations à distance. Nous avons dû nous adapter aux demandes de nos clients et avons même anticiper leurs besoins  puisque dès le début de la crise sanitaire, nous avons communiqué auprès d’eux pour identifier leurs attentes. Certaines formations telles que celles dédiées à l’entretien des locaux n’ont pu être adaptées au e-learning et ont été annulées ou reportées. D’autres sont depuis proposées en présentiel ou en blended-learning.

Evelyne Fruguier : la première formation que j’ai proposée en distanciel s’adressait aux coachs sportifs pour accompagner des femmes enceintes. Je n’ai inclus aucune vidéo et me suis servie de supports papier. J’ai tout de même proposé des webinaires afin de pouvoir suivirent et corriger mes apprenants. C’était une expérience extrêmement enrichissante et cela m’a prouvé qu’il était possible de se former à distance ! Ma seconde formation de Pilates comportait 28h de cours.  Tous mes apprenants ont accepté de jouer le jeu et de la suivre à distance. Pour ma part, je considère que la communication sur les réseaux sociaux a été cruciale, car j’ai ainsi pu accroître la visibilité de mes offres de formation. La transformation d’une formation en présentiel en formation à distance a nécessité de nombreux efforts. Dans un premier temps, j’ai dû réduire la taille de mes vidéos comme me le recommandait le support client de Digiforma, ma plateforme de gestion de la formation.

De plus, j’ai dû construire un véritable parcours pédagogique en m’appuyant sur les 40 vidéos réalisées et les 85 pages de documentation conçues par mes soins. De plus, afin de m’adapter aux contraintes de mes apprenants ; certains devaient s’occuper de leurs enfants en parallèle ou avaient des contraintes horaires importantes, j’ai rallongé la durée de ma formation et je l’ai étalé sur deux mois. Les retours ont été si positifs qu’aujourd’hui, la formation à distance de Pilates est plus demandée que celle en présentiel qui est beaucoup plus onéreuse.

Quels outils avez-vous utilisés pour former vos apprenants pendant le confinement ?

Arnaud Bourhis : nous avons fait le choix d’utiliser Digiforma afin de gérer toute la partie administrative de notre catalogue en ligne et de proposer des formations à distance. Nous avons réussi à prendre en main l’outil en un temps record. Les tutoriels vidéos et l’aide du support client ont été extrêmement utiles et ont permis cette transition.

Sandra Bocciolini : pour réaliser mes formations en distanciel, j’ai utilisé l’outil de visioconférence de Cisco Webex qui, contrairement à d’autres solutions du marché, est entièrement sécurisé puisque tous les messages envoyés sont cryptés. J’ai également utilisé Microsoft Teams ce qui m’a permis d’être joignable à tout moment et de communiquer avec mes clients. Enfin, je me suis servie de WhatsApp Business qui est un outil de messagerie dédié aux entreprises. 

Dominique Vasseur : pour ma part, j’ai beaucoup utilisé Microsoft Team pour animer des webinaires. Je n’ai pas souhaité imposer d’outils particuliers à mes clients et je leur ai également proposé d’autres solutions telles que Google Meet. Toutefois, j’ai refusé d’animer des formations sur Zoom pour des raisons de sécurités évidentes.

Je n’ai pas utilisé de plateformes de formations à distance de type LMS. Comme je propose des formations de prise en mains du logiciel, j’utilise les solutions de visioconférences pour partager mon écran. Par la suite, je demande à mon apprenant d’en faire de même afin de suivre son travail. Les évaluations des formations étaient en ligne, mais elles étaient réalisées par les centres pour lesquels je travaille. Pour toutes les questions relatives à la signature électronique des documents, j’ai opté pour DocuSign.

Dario Mulloni : à l’origine, notre objectif était de tester un outil qui nous permet de monter progressivement en compétences sur le e-learning. Des solutions telles que 360 learning sont très onéreuses et ne correspondent pas à notre besoin. En effet, nous n’avons pas encore de catalogue en ligne qui puisse justifier l’utilisation d’une telle plateforme.Digiforma répondait bien à notre besoin et nous a permis de structurer notre offre de formation en fonction de différents parcours métiers que nous voulions proposer (par exemple : métiers de la location immobilière), mais aussi des outils que nous utilisons (la suite Google, et en particulier Google Meet avec lequel nous avons animé nos webinaires). Nous savons aujourd’hui que nous ne proposerons jamais d’offres de formation importantes en e-learning. Les modules à distances permettent à nos collaborateurs d’acquérir des notions fondamentales liées à l’exercice de leur activité, mais ils sont toujours complétés par des formations en présentiel. Outre Digiforma, nous avons utilisé Ispring pour créer des modules e-learning. Nous sommes en train de concevoir notre premier module e-learning dont la thématique est le code de déontologie pour agents immobiliers.

Caroline Dufour : nous nous sommes appuyés principalement sur deux outils : Digiforma pour la gestion administrative et la conception de séquences e-learning et Zoom pour animer des formations en visioconférence.

Evelyne Fruguier : depuis presque deux années, j’utilise le logiciel de gestion de formation Digiforma qui m’a permis de piloter toute mon activité de formation et séquencé mes parcours e-learning. J’ai également utilisé cet outil pour animer mes classes virtuelles.

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Quelles sont les difficultés auxquelles vous avez dû faire face pour former vos apprenants pendant le confinement ?

Arnaud Bourhis : Nous avons dû affronter des problèmes de connexion importants lors de nos classes virtuelles. Le débit internet était très mauvais entre l’île de la Réunion et la Métropole. De plus, nos apprenants habitués aux sessions en présentiel étaient peu motivés pour suivre nos formations à distance. Il ne suffit pas de proposer un nouvel outil à ses stagiaires, il faut aussi mettre en œuvre toute une pédagogie pour les inciter à les utiliser.

 À cela s’ajoute le manque total de connaissance en matière e-learning dans notre département. Aujourd’hui encore, mes confèrent continuent de m’interroger sur le e-learning.

Sandra Bocciolini : les conséquences directes de la crise sanitaire ont été la fermeture administrative de nos locaux, la baisse de notre activité et l’annulation de formations de la part de clients dont l’activité a été ralentie, voire totalement bloquée.

C’est pourquoi nous leur avons proposé de bénéficier des aides de la formation du Fonds national de l’emploi FNE- Formation – mis en œuvre par l’État. De notre côté, cela a nécessité un important travail de conseils et d’accompagnement auprès de nos clients. Les OPCO ont été très sollicités et les temps d’instruction des dossiers ont été rallongés.

Dominique Vasseur : durant une des formations dispensées lors du confinement, j’ai dû former un groupe très réfractaire à la formation à distance. Je me suis aperçue plus tard que cette formation, initialement prévue en présentiel, leur avait été imposée par leur hiérarchie. À distance, les déconnexions sont fréquentes si les personnes sont peu motivées. Le formateur a un rôle clé  à jouer pour à la fois dispenser son savoir, mais également booster ses apprenants. J’ai adapté tous mes cours de formation, j’ai réduit la durée et aménagé de nombreuses pauses pour aider mes stagiaires à assimiler les connaissances. J’ai pu résoudre les problèmes techniques liés aux connexions internet en demandant aux participants des classes virtuelles de désactiver leurs webcams et de ne l’utiliser qu’en cas de besoin.

Dario Mulloni : nous n’avons pas éprouvé de difficultés majeures et nos apprenants étaient très motivés à l’idée de se former à distance. Il a tout de même fallu les accompagner, car certains d’entre eux avaient du mal à suivre les parcours e-learning lorsqu’il fallait utiliser conjointement plusieurs outils : par exemple Digiforma,Google Meet.

Caroline Dufour : nous avons réalisé un important travail administratif auprès des organismes financeurs, afin que nos formations puissent être référencées comme étant accessibles en distanciel. En effet, il a été nécessaire d’adapter les évaluations et les modalités de mises en place de formation, ainsi que les attestations de présence, les modalités d’évaluation, afin de répondre aux besoins de ces acteurs. En outre, le référencement de nos formations sur les sites internet des OPCO prenaient parfois beaucoup de temps et nos clients ont dû annuler leurs formations en présentiel pour passer commande, parfois à la dernière minute, de nouvelles leurs formations à distance. Ces contraintes ont généré un stress assez important pour nous et pour nos clients.

Evelyne Frugier : pour ma part, la problématique à laquelle j’ai dû faire face était la suivante : comment suivre plus de stagiaires tout en proposant moins d’offres de formation ? La classe virtuelle m’a permis de relever ce défi ! En rallongeant la durée de mes formations, j’ai pu suivre et accompagner plus d’apprenants et créer des petits groupes de formations composés de 2 stagiaires. Cela m’a permis de les suivre individuellement et de leur proposer un cours de qualité puisqu’avec la caméra, je pouvais leur montrer les bons exercices à effectuer, leur donner les consignes adéquates et les corriger lorsque cela était nécessaire. Sur un plan administratif, il a fallu modifier des documents afin d’être conforme aux attentes de la Direccte.

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Quels enseignements tirez-vous de cette période de formation pendant le confinement ?

Arnaud Bourhis : la période du confinement a été « bénéfique » à notre activité de formation et nous a permis de nous équiper d’une nouvelle solution adaptée à notre besoin. Cet outil nous a permis de gagner du temps et de mettre facilement à disposition de nos apprenants des ressources utiles et nécessaires. Notre rapport au métier de formateur a également changé. Cette période nous a permis de commencer la conception de notre premier module e-elarning. Il y’a quelques mois, nous n’aurions jamais imaginé nous lancer dans ce pari un peu fou et un peu risqué !

Sandra Bocciolini : je pense que cette période va permettre aux mentalités de changer et d’inciter les apprenants à se diriger plus facilement vers des offres de formation en distantiel. Aujourd’hui, notre organisme de formation est prêt et adapté au distanciel. C’est une belle réussite que nous avons menée alors même que les conditions de travail étaient complexes. Je considère que la communication est extrêmement importante pour notre organisme de formation, mais également pour tous mes confrères. Il faut sans cesse se faire connaître. En outre, pour survivre, nous n’avons plus d’autres choix aujourd’hui que d’innover et de proposer de nouvelles offres à nos clients.

Dominique vasseur : la période de confinement m’a permis de tester la formation à distance. Je trouve que ce format offre de nombreux avantages à la fois pour le formateur, mais également pour les apprenants, cela évite les déplacements et cela peut être plus facilement adapté à des publics qui travaillent déjà ou qui sont éloignés géographiquement. Depuis la fin du confinement, j’ai installé un studio et me suis équipée afin de créer ma première chaine YouTube pour proposer mon catalogue de formation. Actuellement, je travaille sur la scénarisation de mes vidéos.

De plus, j’ai également opéré de nombreux changements d’ordre stratégique : j’ai décidé de créer des formations entièrement en ligne à petits prix des petits groupes d’apprenants qui ne peuvent bénéficier de financement. Pour résoudre toutes les problématiques liées à l’achat de formation en ligne, j’ai conclu un partenariat avec la BPSO (Banque populaire du sud-ouest. C’est elle qui prendra en charge l’intégralité des paiements. Cela va permettre de sécuriser les individus et de lever les freins liés au paiement en ligne. Enfin, j’ai décidé de collaborer avec un centre de formation déjà certifié Qualiopi qui met en œuvre une véritable démarche qualité qui correspond à ma vision de la formation. Je considère en effet que la « qualité et la satisfaction de mes clients » prime sur tout le reste.

Dario Mulloni : cette période a été extrêmement riche en termes de production de contenus. Nous avons saisi l’opportunité qui s’offrait à nous et avons mobilisé tous nos experts formation. Nous avons réussi à créer de nouveaux modules de formation et des parcours pédagogiques qui n’existaient pas avant le confinement. En matière de formation, cette période s’est avérée utile et positive.

Caroline Dufour : nous allons continuer à proposer des formations à distance à nos clients. L’un des principaux enseignements tirés de cette période de confinement est le fait de ne pas procrastiner la conception d’offres de formation à distance. Il est plus que nécessaire de réinventer ses parcours de formation et de la faire maintenant !

Ainsi, nous proposons par exemple la formation BPJEPS en blended learning au rythme d’une semaine par mois à distance et une semaine en présentiel. À titre personnel, nous étions très attachés au présentiel et le confinement nous a permis de nous rendre compte que nos clients étaient très intéressés par le e-learning et par le blended-learning.

Evelyne Frugier : je suis convaincue par les formations à distance, mais je crois qu’il est important de pouvoir suivre et accompagner ses apprenants. C’est la raison pour laquelle, j’ai décidé de privilégier le tutorat en ligne qui me permet de rester prix compétitif tout en accompagnant mes apprenants et en individualisant leurs parcours de formation.

Malgré les différences liées à leurs secteurs d’activité, à leurs typologies de clients ou encore à leurs statuts juridiques, les organismes de formations interrogés soulignent tous l’importance de réinventer la manière de penser et de dispenser des formations. Ce nouveau virage pédagogique comprend à la fois la création de modules de formation e-learning, l’équipement en nouveaux outils digitaux et la mise en œuvre d’une communication adaptée incluant tous les nouveaux leviers, dont les réseaux sociaux, le site internet ou encore l’e-mailing. 

Titulaire d’un master 2 en communication digitale à l’INSEEC Paris, je me suis très vite spécialisée dans la rédaction de contenus optimisés et dans l’animation de communautés en ligne. Après avoir travaillé pour des acteurs IT et B2C, j’ai découvert le monde fascinant de la formation professionnelle et défini des stratégies marketing pour des organismes de formation. Sur Digiformag, je vous propose de décrypter et d’analyser les impacts de la réforme de la formation professionnelle sur les organismes de formation.

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