Communication

Gérer la communication avec vos apprenants avant et après une formation

Gérer la communication avec vos apprenants avant et après une formation

Pas toujours évident, ni inné, d’avoir l’art d’établir un contact avec les apprenants avant une formation (qu’elle soit en présentiel ou en visioconférence) ? Pas non plus aisé d’entretenir le lien une fois cette formation terminée. Voici les bonnes pratiques par Digiformag

Brisez la glace !

Pour initier un contact avec vos apprenants, et la formation n’ayant pas démarré, vous n’avez pas beaucoup d’outils à votre disposition. Le plus simple et le plus efficace de tous ? L’e-mail !

Que celui-ci soit envoyé par l’organisme ou par le formateur ou la formatrice directement, ce message électronique commencera de préférence par des présentations. En quelques lignes, pas plus, dites qui est le formateur ou la formatrice. Donnez quelques éléments de CV, un hobby ou un élément biographique qui ne s’oublie pas (un tour du monde, un changement de voie professionnelle radicale qui l’a amené(e) à devenir formateur, formatrice…).

Osez éventuellement une pointe d’humour, ou une devinette sur laquelle méditer en attendant de se retrouver, de manière à marquer les esprits.

Enfin, bien sûr, donnez toutes les informations pratiques qui permettront aux apprenants d’arriver jusqu’à vous le jour J : dates, horaires, adresse physique du lieu de formation ou lien de connexion à l’outil de visioconférence…

Si la formation s’effectue en présentiel, n’hésitez pas à consigner ces informations dans une convocation que vous glisserez en pièce jointe pour que vos apprenants puissent l’imprimer facilement. Et puis, ajoutez des ressources si cela est pertinent (via un lien dropbox, Google Drive, ou directement en glissant les documents en pièce jointe).

Enfin, si la formation est effectuée en visioconférence, n’hésitez pas à rappeler quelques bonnes pratiques. Il est essentiel pour les apprenants, et pour la bonne conduite d’une formation à distance, qu’ils s’installent dans un lieu calme, éloigné de l’open space, où ils ne seront pas dérangés.

Il est également important, pour une bonne compréhension des interventions de chacun (le formateur ou la formatrice, et les autres apprenants), mais aussi pour éviter les désagréments sonores (écho, son de mauvaise qualité…), que chacun utilise un casque ou des écouteurs. Encouragez également chacun à activer sa webcam.

Cela pour faciliter l’établissement d’une cohésion du groupe, mais aussi l’animation de la formation. Il s’agit là d’un point essentiel que vous pouvez expliquer. Pour conclure, partagez votre plaisir d’animer cette formation et assurez tout le monde de votre disponibilité pour répondre aux questions en amont de la formation.

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Pendant la formation…

La communication d’après formation se prépare pendant celle-ci. C’est en créant un lien privilégié avec les apprenants (et entre eux) que vous donnerez envie à ceux-ci de rester en lien avec vous (formateur ou organisme de formation).

C’est en instaurant un climat de confiance entre les différentes parties prenantes de la formation que vous donnerez aux apprenants l’envie de vous suivre sur les réseaux sociaux, de s’inscrire à votre newsletter, ou d’intégrer votre communauté en ligne si vous en avez une.

Pour faciliter tout cela, multipliez les travaux en petits groupes (même, et surtout, à distance). Encouragez-les à donner leur avis bienveillant sur les travaux ou les questionnements des autres apprenants.

De manière plus globale, facilitez les discussions pendant la formation. Ainsi vous augmenterez vos chances d’établir un lien pérenne qui donnera envie à chacun de poursuivre les échanges au-delà de la formation.

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Rendez-vous après la formation !

Quelques jours après la formation, reprenez contact avec les apprenants. Le souvenir de la qualité des contenus et des échanges est à ce moment quasi intact. Il est important de capitaliser sur ce point et d’initier la suite. Envoyez un mail pour remercier le groupe, rappelez votre disponibilité et donnez les liens vers vos réseaux, la page d’inscription à votre newsletter, la manière d’accéder à votre communauté en ligne.

Faites bien sûr remplir un questionnaire de satisfaction à tous vos apprenants. Cela à l’issue de la formation si celle-ci est en présentiel, via un lien ensuite, si elle se fait à distance. Demandez à chacun d’être sincère et exhaustif. Insistez sur l’importance des retours pour améliorer les formations en continu.

Quelque temps après, envoyez un mail pour demander au groupe comment il a avancé depuis la formation et valider que les compétences acquises pendant la formation servent au quotidien.

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J’ai travaillé plus de 10 ans dans les médias (comme assistante de rédaction, auteur pour la télévision puis journaliste de presse écrite), avant de mettre mes compétences aux service des entreprises. J’accompagne aujourd’hui celles-ci dans la réalisation de leurs supports communication écrits. J’ai cofondé Le diable est dans les détails, agence de communication éditoriale. J’enseigne la conception éditoriale et les pratiques professionnelles d’écriture à l’université. La formation professionnelle est l’un de mes sujets de prédilection.

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